Gjør mailboksen din ferieklar!

sommerSommerferien nærmer seg med stormskritt, og det merkes godt på kontoret. Alle samtaler i heisen, i kantinen og ved kaffemaskinene går i det «hotte» temaet: «Hva er din plan for sommeren?». Før det er tid for sommerferie ønsker jeg å dele det jeg gjør  for å få en stressfri sommerferie med tankene fri fra jobb, i alle fall så langt det lar seg gjøre!

Rydd opp i mailboksen
Etterstreb å ha en så tom mailboks som overhode mulig før du drar på ferie. Flytt mailene til task/oppgaver med oppfølgingstidspunkt så du er sikker på at du husker alt når du er tilbake, uten at du må lese gjennom alle mailene på nytt. Fyll gjerne på med tanker eller hva du helt konkret må huske på eller gjøre i forbindelse med akkurat den mailen eller oppgaven. På den måten slipper du å starte helt på nytt i tankeprosessen din. Man glemmer fort, så hvorfor ikke la Outlook huske for deg?

Tips: Hold inn høyre musetast, og dra mailen til task/oppgaver. Da kommer det opp ulike alternativer, jeg preferer  «flytte som oppgave med vedlegg».

Prioriter
Bruk tiden på å prioriter nøye hva du skal ha klart før ferien, sett deg mål og etterstreb å ferdigstille det du har bestemt deg for å ferdigstille før sommeren. Det er viktig at målet er realistisk slik at du ikke ender opp med å gå inn i sommerferien med dårlig samvittighet for alt du burde ha rukket.

En av de siste dagene før du går ut i ferie går du nøye  gjennom det du skal gripe tak i nåt du er tilbake fra ferie.  Er det noen møter, dokumenter eller arbeidsplaner som skal være klare ganske kjapt etter ferien? Da er det lurt å legge grunnlaget og forberede til dette før ferien.

Tips: Skriv «to do» listen nå.

Out of office
Mailen og arbeidsoppgavene dine ligger der i august også, så det er bare å sette på out of office og nyte en stille periode med oppladning og avkobling fra en ellers hektisk hverdag.

solHvordan få på out of office (Office 2010/2013):

  1. Åpne Outlook og gå til Fil
  2. Trykk på Automatisk svar (fraværende)
  3. Huk av for automatisk svar
  4. Huk av for tidsperiode og sett inn periode du ikke er tilgjengelig på
  5. Skriv inn hvilket svar du ønsker dine mailmottakere skal motta. Du kan ha forskjellige mailsvar innenfor organisasjonen og til mailsvar utenfor organisasjoner.
  6. Trykk OK

Om du ikke drar på ferie riktig enda, er du velkommen til å gå på kurs i juli!

Med dette ønsker jeg alle kunder, kollegaer og bekjente en riktig god sommer.

Hilsen
Alicia

Daglig leder for Visma Academy. Startet min karriere i Visma som Management Trainee i 2009. Visma Academy leverer kurs og kompetanseheving i Visma programvare, Microsoft Office, prosjektledelse og aktuelle fagkurs innen regnskap, lønn og ledelse. www.visma.no/kurs
Kontakt Alicia: