Hold deg frisk med kontroll på økonomien

Sviktende kontroll på økonomien vil for de fleste av oss medføre stress. Skikkelig stress. Ikke den stimulerende oppgløddheten og mestringsfølelsen som kommer med mye å gjøre. Heller ikke den sitrende spenningen ved å hoppe ut av et fly i tre tusen fots høyde med kun et tøystykke mellom deg og himmelen. Vi snakker om den gnagende klumpen i magen som oppstår når verden har blitt dunkel og uoversiktlig, og alternativene for handling i beste fall fremstår som uklare.

Stress er en del av kroppens forsvarssystem, og ment å skjerpe deg. Hjernen pumper kroppen full av adrenalin og kortisol, som igjen øker blodtrykk og hjerterytme. Alt dette er nedarvede egenskaper som for tusenvis av år siden gjorde deg i stand til å kjempe eller løpe for livet på savannen. Stress setter deg i beredskapsmodus, som på kort sikt kan være nyttig og livreddende. Å være i stadig beredskapsmodus på grunn av bedriftens økonomiske situasjon er imidlertid ikke sunt. Heldigvis er det flere ting du kan gjøre for å gjenerobre full kontroll på økonomien.

Først: Har du kontroll på økonomien?

I løpet av det siste året har du sannsynligvis tenkt flere av disse tankene:

  • Når jeg omsetningen jeg må ha for at bedriften min skal ha livets rett?
  • Har jeg penger til å betale mine ansatte?
  • Har jeg penger til å betale meg selv?
  • Kan jeg ta ut utbytte i år?
  • Vet jeg hvilket økonomisk ansvar jeg har som medlem av styret?
  • Har bedriften nok egenkapital?
  • Klarer jeg avdraget til banken når det er lavsesong?
  • Vil banken gå med på den viktige refinansieringen?
  • Hvilke utgifter har påløpt som jeg ikke har oversikt over?
  • Hva skal jeg gjøre med kunden som ikke vil, eller kan, betale?
  • Har jeg råd til å ansette sårt tiltrengt kompetanse?
  • Er arbeidskontraktene mine lovlige?
  • Hvordan kan jeg si opp den ansatte som ikke leverer?
  • Betaler jeg mer enn jeg burde for lokalene enn jeg burde?
  • Hvordan kan jeg frigjøre min tid fra administrasjon til å drive virksomheten?
  • Hva gjør jeg hvis kassekreditten blir for liten?
  • Er varelageret mulig å få solgt?
  • Hvordan kan jeg få råd til nødvendig modernisering av utstyr?
  • Kan jeg få redusert de faste kostnadene mine?

Nøkkelen til god nattesøvn er å få på plass en god struktur og gode systemer som gir deg bedre kontroll på økonomien både i fortid, nåtid og fremtid. En slik struktur kan du begynne å tilnærme deg ved å følge tre råd.

1. Vær ajour

Et solid fundament danner du ved alltid å holde deg ajour med registrering av bilag, regninger og regnskap. Hvis du kontinuerlig sørger for at ingen inngående fakturaer ligger i skuffen, men registreres umiddelbart, så vet du at du kan stole på at regnskapsrapporten din ikke inneholder flere ubehagelige overraskelser enn nødvendig. Hvis du har varelager gjelder det samme der. Sørg for at du justerer lagerbeholdningen jevnlig i regnskapssystemet, og at justeringene registreres parallelt med at du fører salgsinntektene. På den måten kan du føle deg trygg på bruttofortjenesten du beregner. Det er også viktig at all gjeld, både til leverandører, banker og andre, kommer med i regnskapet. Det samme gjelder fordringene du har på kunder, ansatte, eiere og andre.

Hvis du klarer å være ajour oppnår du tre ting. For det første har du en effektiv og aktuell oversikt over historien og vet om du har nådd målene dine. For det andre får du visshet om hvor du står – du kjenner bedriftens helsetilstand akkurat nå. For det tredje har du da det beste mulige grunnlaget for å planlegge økonomien fremover.

2. Planlegg godt

Skikkelige og nyttige økonomiske planer jobber du frem gjennom en god budsjettprosess. Dette kan være tidkrevende, men er også svært lærerik. Mye av verdien ligger i selve prosessen, og ikke bare i planen du ender opp med til slutt. En god budsjettprosess krever at du tenker gjennom en rekke faktorer som påvirker bedriften din, knyttet til både inntekter, kostnader og likviditet.

Inntektene kan være enkle eller vanskelige å forutse. Du bør innhente informasjon om hvilke salg du kan regne med for månedene og året som kommer, og eventuelt når omsetningene fra salget kommer. Dersom du har store enkeltsalg, er det verdt å foreta en grundig vurdering av sannsynligheten for at du vinner hvert enkelt salg. For en rekke bransjer, som restauranter og eiendomsmeglere, kan det være betydelige inntektsvariasjoner gjennom sesongene.

Kostnadene kan også variere gjennom året, og det er smart å tenke gjennom om det er noen av dem som kan omgjøres fra faste til variable. Noen kostnader kan også tenkes å være høyere enn nødvendig: kanskje husleieavtalen kan reforhandles, kanskje du kan få bedre renter eller rimeligere forsikringspremier ved å ta noen telefoner, kanskje du kan ansette en kontormedarbeider på deltid i stedet for heltid.

Med et gjennomarbeidet bilde av inntekter og kostnader blir du bedre i stand til å vurdere om virksomheten din vil være lønnsom også i fremtiden, eller om du trenger å gjøre større eller mindre justeringer for å oppnå det resultatet du ønsker deg.

God planlegging er viktig ikke minst for å håndtere likviditeten til bedriften. Det som til syvende og sist tar knekken på bedrifter er i praksis ikke dårlig lønnsomhet, men mangel på kontanter. Spørsmålet du må besvare er: kan jeg betale alle mine forpliktelser når de forfaller? For å finne ut av det må du i tillegg til inntekter og kostnader se på faktorer som påvirker pengestrømmen inn og ut av bedriftens bankkonto. For eksempel er kostnadene til lønn fordelt forholdsvis jevnt utover året, men de faktiske utbetalingene er høyere den måneden du betaler feriepenger. På samme måte forfaller betaling av merverdiavgift til staten annenhver måned, og da er det viktig å ha midlene tilgjengelig. I tillegg må du vite på hvilke tidspunkt du skal betale avdrag på gjeld, utbetale utbytte, betale store vareleveranser og annet som påvirker hvor mye penger du har tilgjengelig i banken. Det gir deg kontrollen tilbake.

3. Sjekk blindsonen

I tillegg til å opparbeide deg god kontroll på økonomien i bedriften din, bør du sjenke din egen økonomi en liten tanke. Hvis du er styremedlem i egen eller andre virksomheter må du være kjent med hvilken risiko du potensielt løper ved å inneha en slik rolle.

Det er en tillitserklæring å bli invitert inn i styrerommet, og styrearbeid gir en unik mulighet til å påvirke virksomheten strategisk. Imidlertid får du på kjøpet et personlig og ubegrenset, økonomisk og strafferettslig, ansvar dersom styret opptrer uaktsomt. Og det er nok av snubletråder.

Styret skal påse betryggende kontroll av virksomhet, regnskap og formuesforvaltning. Styret skal holde seg oppdatert om selskapets økonomiske stilling, planer og budsjetter. Styret har det overordnede ansvaret for forvaltning av virksomheten samt struktur og ledelse av selskapet. Styret skal føre tilsyn med daglig ledelse og virksomhet, og ansette (og si opp, om nødvendig) daglig leder. Styret skal sørge for at virksomheten følger lover og regler. Styret skal vurdere utbytte til eierne, og samtidig sikre forsvarlig egenkapital og likviditet i selskapet. Blant annet.

Det finnes en omfattende rettspraksis på området, hvor styremedlemmer har blitt stilt til ansvar fordi de ikke har hatt kontroll. Sett deg derfor inn i den mulige risikoen, og finn ut hvordan du kan redusere den gjennom gode styreprosesser.

Det er lov å søke hjelp

Det er fort gjort å bli stresset av manglende kontroll på økonomien i bedriften. Men heldigvis: veldig mye av det du bekymrer deg for er forhold du kan få kontroll på dersom du gjør noen smarte grep. I tillegg til rådene over, er et godt tips å søke hjelp hvis du tror det kan være nyttig. På samme måte som du kontakter legen for vurdering av din egen helse, er det fornuftig å kontakte en økonomisk rådgiver for å holde både bedriften og styret utenfor unødvendig fare.

Rune jobber med små og mellomstore virksomheter. Han har bakgrunn som både revisor og kommunikasjonsrådgiver, og leder nå økonomi- og rådgivningsmiljøet i Visma Services i Oslo.
Kontakt Rune: