Like viktig er imidlertid det daglige arbeidet:
- Hvordan fungerer betalingene? Er prosessen sikker, effektiv, dokumentert og håndterbar ved sykdom og ferie?
- Hvordan er betalingsprosessene blitt til? Som en konsekvens av erfaring, eller som bevisste rutiner?
- Hvor automatiserte er prosessene? Er systemene sammenkoblet for å unngå dobbel innlastning av informasjon?
Gjennomgang og forbedring av betalingsprosesser er et kontinuerlig arbeid. Problemet med prosessbeskrivelser er at de ofte blir hyllevarmere som ingen benytter i det daglige arbeidet. Fallgruvene ved å endre prosessbeskrivelser er mange: Prøver du å gape over for mye blir prosessforandringsprosjektene uoversiktlige. Gjør du flere små endringer i ulike deler av organisasjonen, går det fort på bekostning av samordningen.
Løsningen er ikke bare å dele opp prosessen i mindre deler, men også å starte i riktig rekkefølge:
1. Start med målet
Gjennomfør en prosessgjennomgang. Sett tydelige mål: Er målet å skape enhetlige prosesser, utvikle dokumentasjon, effektivisere ved hjelp av automatisering eller gjennomgå sikkerheten – mot bedrageri og eller feil – i prosessene?
2. Analyser nåsituasjonen
Beskriv nåsituasjonen. Bare ved å forstå hvordan prosessen fungerer i dag kan du se hvilke forbedringer som er mulig å gjøre. En nyttig teknikk er å gjennomføre intervjuer med nøkkelpersoner i betalingsprosessen. Intervjuene kan for eksempel avsløre utydelige eller dårlig samstemte attesteringsrutiner.
3. Forslag til forbedringer
Samle alle nøkkelpersonene til en workshop. Gjennomgå nåværende prosesser og be alle foreslå forbedringer. Alle forslag er velkomne – prioritering og kritikk kommer senere. En slik workshop kan for eksempel komme fram til at det ville vært bra med like attesteringsrutiner i hele konsernet, og at den bør gjelde og følges av alle. Den kan også komme fram til at det bør finnes en rutine for «varslere» – personer ser at noe ikke stemmer,
4. Analyse
Analyser alle forslagene. Undersøk hvilke som er gjennomførbare, hvilken effekten de kan få på opprinnelig målsetting, og hva som er kostnads- og besparelsespotensialet. En styringsgruppe beslutter hvilke forslag som
5. Gjennomføring
Start prosjektet med å gjennomføre de valgte endringene. Når alle personene i organisasjonen har vært med i alle steg, er det enklere å få aksept for forandringene. Alle har også blitt oppmerksom på sin viktige posisjon i betalingsprosessen, og det finnes rutiner for å håndtere avvik.
Visma Financial Solutions hjelper bedrifter med å redusere tap på kundefordringer
Våre tjenester inkluderer fakturaproduksjon og utsendelse, betalingsoppfølging, rettslig inkasso, overvåking og rådgivning. Kort sagt så dekker vi hele innfordringsprosessen, og du velger selv hvor mye du vil sette bort til oss.
Vil du vite mer om våre tjenester?
Besøk vår nettside eller fyll ut skjema under så tar vi kontakt med deg
Tekst: Ragnhild Bergsmyr
