Effektivisering av intern kommunikasjon

Ønsker du å effektivisere din arbeidshverdag og forbedre den interne kommunikasjonen? Vi har verktøyet, men vet ikke hvordan vi skal bruke det. Ganske mange selskaper har Microsoft SharePoint, men de ansatte vet det rett og slett ikke, og hvis de vet det, er det ikke helt opplagt hvordan det skal brukes.

Dersom du har innsikt og kunnskap om hvordan verktøyet brukes, kan SharePoint skape nye muligheter for effektiv samhandling i din organisasjon.

Mandag 3. februar deltok Anette og Marianne fra Visma Academy på SharePoint introduksjonskurs. De ønsket å lære hvordan de kan bruke SharePoint for å effektivisere arbeidsprosesser i sin avdeling.

«Nå, få dager etter kurs bruker vi SharePoint som en viktig delings-plattform hos oss» forteller Anette.

«I forkant av kurset opplevde vi SharePoint som et tungvint og vanskelig system. Det var generelt vanskelig å navigere seg frem i systemet, dokumentene kunne fort ta veldig lang tid å finne. Internt i min avdeling følte vi SharePoint var et system vi måtte bruke fremfor et system som kunne gi oss fordeler.

Allerede de første ti minuttene av kurset fikk både Marianne og jeg flere «aha» opplevelser. Var dette virkelig et system som kunne effektivisere vår hverdag? Var det så enkelt å dele informasjon med andre? Var det mulig å dele informasjon fra SharePoint til kalender, mail og excel?»

Kurset tok utgangspunkt i de grunnleggende funksjonene og grensesnittet og hvordan disse brukes.

De ulike funksjonene i SharePoint er:

SharePoint områder:
Med SharePoint forholder du deg til en infrastruktur for alle webområder til virksomheten. Man kan dele dokumenter med kolleger, administrere prosjekter med partnere og publisere informasjon til kunder.

Samarbeid
Inneholder samarbeidsverktøy som administreres fra en plattform. Informasjonen blir enklere å administrere, dele, finne og bruke.

Innhold
SharePoint forenkler informasjon – og dokumenthåndtering, det lar også brukerne arbeide naturlig i Microsoft Office.

Søk
SharePoint har en søkemotor som hjelper brukerne med å finne informasjonen og kontaktene de trenger for å få jobben gjort.

Innsikt
Systemet gir alle som har behov tilgang til informasjon i databaser, rapporter og forretningsapplikasjoner. Medarbeiderne finner lettere den informasjonen de trenger for å ta gode beslutninger.

Komponenter
Inneholder en rekke byggeblokker som kan brukes til å utvikle skreddersydde områder og løsninger for samarbeid.

Med deltagelse på et ett-dags kurs i SharePoint ser vi både hvor enkelt det er og hvilke fordeler vi kan ha ved å bruke løsning.

Våre planer er å bygge en plattform som skal forenkle og effektivisere våre arbeidsprosesser:

• Det vil bli enklere å dele informasjon og ideer, alt på ett sted.
• Felles dokumenter som tidligere kunne ta lang tid å finne, finner vi nå med få tastetrykk.
• SharePoint kan bidra til å gjøre opplæring av nyansatte enklere, i fremtiden skal den nyansatte kunne finne all informasjon i SharePoint.

Skal du bruke eller bruker du SharePoint i hverdagen?
Vi anbefaler SharePoint Introduksjonskurs, hvor du både blir kjent med mulighetene i programmet og du lærer deg enkel bruk.

Markedskoordinator i Visma Academy AS.
Kontakt Anders: