Jeg hadde fra før liten erfaring med Excel, med en utdannelse som fokuserte på de kvalitative fagområdene og arbeidsoppgaver som ikke krevde stor bruk av Excel. Nå som jeg derimot sitter som prosjektleder med åtte konsulenter som rapporterer til meg daglig, har Excel blitt endel av hverdagen min. For en som ikke er vant til å jobbe med dette som arbeidsverktøy kunne selv de enkleste regneark by på utfordringer. Jeg skulle nå sette opp rapportark for hver konsulent, hvor hvert ark skulle inneholde alle ukedager ut året. Som nybegynner i Excel visste jeg ikke om alle tipsene og triksene som kunne forenklet utarbeidelsen: Hadde jeg visst om “fyllhåndtaket” hadde jeg spart uendelig mye tid på datoinnsetting ved at jeg hadde sluppet å skrive inn dette manuelt. Hadde jeg visst om “egendefinert liste” kunne jeg ha satt opp en fast liste for gjenbruk i alle rapportene slik at jeg ikke ikke hadde trengt å sette opp en og en liste.
Når du er nybegynner på Excel vet du ikke om det store potensialet som ligger i verktøyet. Hurtigtaster, funksjoner og formateringer som forenkler arbeidsmetodene. Jeg så derfor behovet for å melde meg opp på Excel kurs for å lære mer. Jeg begynte høsten 2012 med Excel Grunnkurs som er for personer med liten eller ingen erfaring i programmet. Her lærte jeg enkelt å sette opp regneark, gjøre de grunnleggende tallbehandlinger og utarbeide de grafiske fremstillingene jeg trengte. I februar i år meldte jeg meg opp på Excel Videregående kurs som er for personer som har behov for bruk av avanserte funksjoner og brukertilpasninger. Jeg ønsket å ta læringskurven enda lenger slik at jeg kunne bli enda mer effektiv i hverdagen. Ved hjelp av Grunnkurset utarbeidet jeg nå rapportarkene mer tidseffektivt enn tidligere og jeg ønsket å kunne gjøre det samme med rapportene for totalleveranse. Fram til nå kunne jeg bruke opptil en arbeidsdag på å sette opp et totalark som summerte alle konsulentenes leveranser. Jeg gikk manuelt inn i hvert rapportark og summerte hver enkelt celle før jeg tok verdiene tilbake i totalarket. Allerede under første del av det Videregående kurset kom aha opplevelsen om hvordan dette burde gjøres. Kursinstruktøren viste hvor enkelt du linker regneark fra ulike arbeidsbøker, og summerer automatisk i et totalark ved hjelp av en eneste formel. Fra å sitte med dette en hel arbeidsdag bruker jeg nå under en time. Denne ene formelen gjør også at jeg nå slipper å summere totalleveransen hver uke ettersom det allerede ligger ferdige formler i regnearket.
Jeg kunne nevnt så mange flere områder hvor jeg har hatt utbytte ved å gå på excel kurs, men jeg har rett og slett ikke plass. Felles for dem alle er en mer effektiv arbeidshverdag med mye tid spart. Excel har gått fra å være et stort og kompleks verktøy til å bli det verktøyet med det potensiale jeg hele tiden har visst at det har vært. Jeg vil anbefale alle som jobber med Excel til å gå på kurs. Kun å vite om hurtigtasten til autosum har gjort at summering nå sitter i fingrene og alle klikkene er borte. Jeg er ganske sikker på at jeg ikke er den eneste der ute som har denne type erfaring med Excel, så gå på kurs!
