Bot-Anna R001 er NTNUs nye reiseregningsmedarbeider

Bot-Anna R001 er NTNUs nye reiseregningsmedarbeider

NTNU har inngått en avtale med Visma om å teste en bot som automatisk behandler reiseregninger. Universitetet er de første som tester denne løsningen. Avtalen er finansiert av NTNUs digitaliseringsprogram.

 

Ingrid Eide er glad for digitaliseringstiltak som gjør jobbdagen enklere for hennes ansatte. Foto: Ane Sunniva Tvete.

– Vi jobber tett med Visma for å videreutvikle løsningen så den blir best mulig for oss, men også for andre kunder. Det er stor interesse for dette, og vi er selvsagt stolt over å være første kunde som er på, sier seksjonsleder for økonomitjenester, Ingrid Eide. 

– Vi forventer en raskere behandling av reiseregninger, noe som igjen kan gi raskere utbetaling, fortsetter Ingrid Eide.

NTNU har 30 000 reiseregninger, 12 000 utleggsrefusjoner og 3 000 kjørebøker i året. Det betyr at potensielt 45-50 000 skjema kan kontrolleres av en bot.

En bot krever standardiserte prosesser og at alle ansatte blir behandlet likt (boten jobber etter et definert regelverk). 

1000 reiseregninger i løpet av 6 uker

Botens fagområder er foreløpig reiser i Norge. Det langsiktige målet er at den skal håndtere alle reiser.

I løpet av 6 uker har boten behandlet nærmere 1 000 reiseregninger og godkjent i overkant av 30%. 

De resterende 70% av reiseregningene er enten utenlandsreiser (som ikke behandles i denne fasen) eller har feilmeldinger i form av kostgodtgjørelse, vedlegg etc.

Boten er fortsatt i pilot

Siden Bot-Anna R001 fortsatt er på prøve, vil det nok i en overgangsfase oppstå en del utfordringer. 

Ansatte kan for eksempel oppleve at flere reiseregninger kommer i retur grunnet manglende opplysninger o.l. som boten vil håndtere som feil/mangelfull utfylling osv.

Piloten startet hos tre fakulteter, men siden oppstart har flere enheter blitt med i piloten, blant annet fellesadministrasjonen.

Mer tid til til de kompliserte reisene og rådgivning

På NTNU har vi i dag 20 årsverk på variabel lønn og reise. Et grovt estimat tilsier at ca. 10 årsverk går til å behandle reiseregninger.

– Alle ansatte i gruppa jobber både med reise og andre ting. Boten vil avhjelpe slik at vi kan konsentrere oss om å håndtere de mest kompliserte reisene, men det vil selvsagt også gi rom for å prioritere andre oppgaver (informasjon/opplæring/videreutvikling etc.), forteller seksjonsleder Eide. 

Det vil også bli et behov for kompetanseendring og at de ansatte må jobbe mer på andre områder enn i dag.

Glad for hjelp

Frida Engelsen Haugen er glad for at Bot-Anna har kommet for å hjelpe dem med raskere utbetalinger.  Foto: Ane Sunniva Tvete

Frida Engelsen Haugen jobber blant annet med servicetelefonen for variabel lønn og reiseregninger, og hun merker allerede Bot-Annas nærvær. Anna er nemlig alltid på jobb, med mindre hun får en pause for å korrigere sin «adferd».

– Vi merker at Anna jobber hardt. Hun skriver kommentarer til oss på reiseregninger hun har sjekket. Hun skriver hva som er galt, eller om skjemaet er OK. Vi ser hun gjør noen feil også og håper folk er tålmodig i begynnelsen. Det er fortsatt helt nytt, og vi er i en pilot, så tar litt tid før det blir som vi ønsker, sier Haugen.

Bot-Anna har nå muligheten til å sende noen reiseregninger i retur til brukere om hun ser noe feil (eller noe hun leser som feil). 

Om du som bruker sender reiseregningen inn igjen og Bot-Anna fortsatt mener noe er feil, går den til menneskelig kontroll. Det kan hende Bot-Anna har misforstått.

Ikke truet av boten

Frida Engelsen Haugen føler seg ikke truet av den nye super-arbeideren som alltid er på jobb.

– Vi setter pris på hjelpen Bot-Anna gir. Det er mer enn nok å gjøre, og jeg ser for meg at vi kanskje får en mer rådgivende rolle i fremtiden. Så jeg er ikke redd for at hun tar jobben min, nei. 

Haugen tror heller ikke Anna vil være i stand til å kunne ta absolutt alt av reiseregninger.  

– Hun er tross alt en maskin som ikke forstår skjønn. Vi kan tenke, hun behandler kommandoer hun er satt til å gjøre, avslutter Haugen.

Ønsker du vite mer om denne tjenesten?

Delta på Bluegardendagene 17. til 18. oktober og hør mer om NTNUs nye reiseregningsmedarbeider. Vår Visma ekspert Ken Graham vil sammen med NTNU gå gjennom pilotprosessen, og NTNU vil snakke om hvilke gevinster innføringen av en robot har gitt.

Les mer om Bluegardendagene 2018 her

Ane Sunniva Tvete jobber som kommunikasjonskonsulent i økonomidirektørens stab i NTNU. Hun har bachelor i journalistikk og master i medier, kommunikasjon og IT.
Connect with Ane Sunniva: