Frigi ressurser med automatiserte rutiner
– I IKT ORKidé har vi fokus på digitalisering og automatiserte rutiner, sier Harald Bergdal, rådgiver/prosjektleder i IKT ORKidé. Han ser digitalisering som den eneste løsningen for norske kommuner som ofte sliter med få ressurser.
– Jobbmengden i kommunen vil ikke bli mindre. Digitalisering kan derfor hjelpe oss å forenkle og automatisere arbeidsprosesser, og på den måten frigis tid til andre oppgaver, sier han.
Automatisering er ofte ensbetydende med økonomisk besparelse, men for Harald er kvalitet vel så viktig.
– Automatiserte prosesser er langt mindre personavhengig, noe som gjør virksomheten mindre sårbar for manuelle feil, sier Harald videre.
Frankeringsmaskinen er historie
Siden 90-tallet har kommunesamarbeidet gjennomført en rekke digitaliseringsprosjekt. Sist i rekken er digital distribuering av faktura til innbyggere.
– Vi kom tidlig i gang med SvarUt og så effekten av det. Alt av post ble nå sendt digitalt til innbyggeren, og vi satte oss et håret mål om at ingen brev skulle sendes på papir. Vi måtte enkelt og greit få utsendelsen av faktura inkludert i prosessen. Det var den viktigste grunnen til at vi valgte å ta i bruk Visma Fakturadistribusjon, forteller Harald. Kristiansund kommune har i dag dratt dette så langt at kommunen nå offisielt har kastet alle frankeringsmaskiner.
God informasjonsdeling, en forutsetning for å lykkes
Juni i år gikk kommunesamarbeidet i gang med digital fakturadistribusjon. I forkant hadde de kjørt et kommunikasjonsløp hvor målsetningen var å involvere innbyggere, banker, tjenesteenhetene i kommunen og næringslivet ellers.
– Det var helt nødvendig at banker, tjenesteenheter og næringslivet satt med nødvendig informasjon slik at de enkelt kunne besvare kundene sine spørsmål der og da. På den måten unngikk vi mye støy, samtidig som vi reduserte belastningen på servicekontor og økonomiavdeling, sier Harald.
– En kjensgjerning med informasjonsdeling er at du aldri vil få med deg alle, forteller han videre. I utrullingsfasen ble det derfor en del støy med innbyggere som mente at de ikke hadde digital postkasse. I de fleste tilfeller viste det seg at postkassen var opprettet av banken uten at kunden var informert. Dette førte til at kommunene måtte tilbakeføre en del purregebyr. I dag fungerer heldigvis prosessen som den skal.
Fornøyde ansatte
Kommunene på Nordmøre har tilsammen over 60 000 innbyggere. Det utgjør en del fakturaer per måned.
– Tidligere var det dugnadsinnsats når kommunen skulle fakturere. At vi nå kan trykke på en knapp og være ferdig er en utrolig overgang. Ingen av de jeg har snakket med vil tilbake til der vi var tidligere, forteller Harald.
I tillegg kommer de økonomiske besparelsene. For kommunesamarbeidet på Nordmøre vil bruken av ny fakturadistribusjon gi en gevinst på hele 3 millioner kroner årlig. Harald ser likevel utfordringen med å flagge denne summen.
– KS har sagt at den totale besparelsen på en digital faktura er 40 kr. I dette bildet er 10 kr ren kostnadsbesparelse som papir, porto, etc. Resten er arbeidsinnsatsen, sier Harald.
Positiv effekt er mer enn resultatet på bunnlinja
– Gevinstrealisering er det viktigste temaet når nye prosjekter skal i gang. Jeg har selv vært økonomisjef og vet at det er bunnlinja i budsjettet som får det siste ordet. Å selge inn ‘bedre kvalitet’ kan være en umulig oppgave i en kommune som sliter med få ressurser. I følge Harald er det derfor utrolig viktig å se totalen.
– Når det gjelder digital fakturadistribusjon vil ikke det totale resultatet komme tydelig fram på bunnlinja. Løsningen sikrer effektivitet og bedre kvalitet av arbeidsprosesser og gjør det derfor mulig å omdisponere arbeidsoppgaver. Slik kan effekten hentes ut andre steder i virksomheten, avslutter Harald.
Vil du vite mer om Visma Fakturadistribusjon?
