ABC for kurs og konferanser

Skal du arrangere et kurs, en konferanse, en produktlansering, et informasjonsmøte med utstilling eller en internasjonal kongress er det flere punkter som er viktig å ta i betraktning. Vi har tatt en prat med Kjersti Therese Halvorsen i Thon Hotels. Hotellkjeden har lang erfaring innenfor området og har mange nyttige tips på hva man bør tenke på i forhold til booking av arrangement på hotell.

#1: Sett rammene rundt arrangementet

Det første som må avklares er hva slags type arrangement du ønsker å arrangere. Skal det være et rent faglig arrangement eller skal det kombineres med aktiviteter/team-building? Disse rammene kan ofte gi deg en pekepinn på hvor det er hensiktsmessig å legge arrangementet. Hvis relasjons- og nettverksbygging står sentralt, kan det være en ide å legge et arrangement på et hotell som ligger litt utenfor sentrum. Da holder deltagerne seg gjerne på arrangementsstedet også etter middagen.

Det er viktig å sette de store rammene for arrangementet først,og så ta detaljene når man har valgt sted. Hvis arrangementet skal inneholde både et faglig og sosialt aspekt er det lurt å spørre etter hotellets aktivitetstilbud når du bestiller, så hjelper de deg med å gjøre oppholdet til en opplevelse deltakere sent vil glemme. Ofte har hotellet gode samarbeidspartnere som kjenner både stedet og mulighetene som finnes godt. La de komme med innspill til hva som kan passe for den størrelsen dere er på gruppen.

#2: Bestem hvor arrangementet skal være

Når man bestemmer sted for et arrangement er det en del faktorer å ta hensyn til. Først og fremst kan rammene gi en pekepinn på hvor arrangementet bør arrangeres. Passer det å holde arrangementet i en by, i nærheten av et kommunikasjonsknutepunkt eller tett på naturen? Hvilken tid på året dere planlegger arrangementet kan også være avgjørende i valg av sted.

Skal det være deltagere fra hele landet kan det være lurt å velge et alternativ nær et kommunikasjonsknutepunkt. Dette gjør det enklere for de som kommer langveis fra og man kan benytte tiden effektivt på arrangementet i stedet. Nærhet til flyplass, togstasjon og bussholdeplass blir da viktig. Står aktiviteter høyt oppe på agendaen, kan man kikke på alternativer ved kysten, på fjellet eller kanskje i eksotiske Nord-Norge.

#3: Valg av leverandør

Når stedet er bestemt bør man finne ut hvilke hoteller som finnes i området,og hvilke av de som oppfyller kravene i forhold til ditt arrangement. Kanskje kjenner du noen som har vært fornøyd med et sted som du kan tenke deg å prøve? Det kan være lurt å få tilbud fra flere hoteller for å sammenligne pakkeprisene. Vær oppmerksom på hva som er inkludert i pakkeprisen og hva som kommer som et tillegg, og vurder også den kvaliteten som du mener skal gjenspeiles i arrangementets totalopplevelse.

Er det deltagere med funksjonshemninger, må du sjekke at hotellet du velger er universelt utformet og har de fasilitetene disse deltagerne behøver. De fleste hoteller i Norge i dag har flotte fasiliteter, gode senger og tekniske muligheter. Hotell-leverandøren kan derfor skille seg ut på å gi det “lille ekstra” i form av matopplevelse og god service.

#4: Vær tidlig ute med reservasjonen

Det vil alltid lønne seg å reservere plass til et arrangement tidlig. Da har man ofte større valgfrihet og leverandørene har større mulighet til å være fleksible. Det er sjeldnere fullbooket og man kan få sitt arrangement skreddersydd på best mulig måte. I tillegg kan man få de rette lokalene for sitt arrangement, og med det oppsettet man ønsker. Bedrifter som har årlige arrangementer bestiller gjerne for flere år i forveien for å sikre seg det stedet de ønsker. Hotellet kan ofte tilby en bedre pakkepris til bedrifter som booker. Når reservasjonen er bekreftet, tildeles du ofte en profesjonell konsulent som gir deg personlig rådgivning og som hjelper deg med å skreddersy nettopp ditt arrangement. Hotellets konferansepersonale vil stå til disposisjon for arrangøren gjennom hele arrangementet, slik at man er trygg på at alle detaljer blir ivaretatt.

Når arrangementet er bestilt kan man informere deltagerne om dato og sted. Får de bestilt flybilletter tidlig kan dette også gi store besparelser for bedriften.

Få mer informasjon på e-post

Liv Hauknes Enoksen jobber som Content Marketing Specialist. Hun har en M.Sc in Marketing and Organisational Communication og B.Sc in International Marketing. Jobber i hovedsak med sosiale medier og innhold i digitale kanaler.
Kontakt :