6 tips for å lykkes med SharePoint

Hvor store ambisjoner har du for din SharePoint satsing? Mange bedrifter erfarer at utvikling og bruk ikke blir som forventet og at de ikke får det utbytte de ønsker seg. Det er mye nytt å sette seg inn i, arbeidsrutiner skal endres og ikke minst er det mange som må motiveres til å bruke ett nytt verktøy. Her får du 6 tips som jeg håper vil bidra til at du kan komme ett skritt nærmere målet om å lykkes med deres SharePoint-investering.

6 tips for å lykkes med SharePoint

  1. Sett klare mål for hva din bedrift ønsker å oppnå med SharePoint. Hvor er du nå, og hvor vil du? Hva var årsaken til at dere valgte å investere i akkurat dette programmet? Uansett hva målet er bør ikke disse være uoppnåelige eller for store. Du kan oppnå store gevinster av SharePoint selv om det kun er en liten del av programmet som brukes. Ta ett skritt av gangen og kommuniser målene tydelig for hele organisasjonen.
  2. Involver de ansatte! Endringer er ikke like lett for alle. Å involvere de ansatte i prosessen med innføring av SharePoint kan bidra med økt entusiasme og en forsikring om at utviklingen rettes mot brukernes behov og ønsker. La ansatte selv delta i utvikling, endringer eller forbedringer. Opprett gjerne ett forum for forbedringer og tilbakemeldinger hvor du oppfordrer alle til å delta aktivt.
  3. Fordel ansvar for ulike funksjoner og områder. Definer klare rutiner for hvordan informasjon jevnlig skal oppdateres og vedlikeholdes. Koble gjerne ansvarsområdene opp mot en bestemt stilling og ikke mot en person. Dermed blir det tydelig hvem som skal overta oppgaven senere. Det er samtidig lurt å la flere ha mulighet til å delta i oppdateringer og endringer for å holde sidene mest mulig relevante og levende. Du har alltids versjonshistorikken å gå tilbake på om noe går galt.
  4. Brukervennlig innhold, struktur og enkel navigasjon er viktig for at brukerne skal få en god opplevelse. Innholdet må være relevant for hver enkelt ansatt slik at de raskt ser informasjon som er viktig for dem. Lag retningslinjer for hvordan dokumenter skal organiseres og navngis. Lag gjerne maler for områder, sider og lister som er relevante for dine brukere. Gå gjennom prosessene og les korrektur flere ganger. Er det noe du selv synes er vanskelig å forstå, så er det mest sannsynlig ikke enklere for andre.
  5. «Get social»! Sosiale medier brukes av de aller fleste på fritiden, så hvorfor ikke lage en sosial plattform internt på SharePoint? Her vil de ansatte kjenne seg igjen å få et mer uformelt forhold til SharePoint. Det sosiale aspektet er for mange viktig og trivsel er en god investering i seg selv.
  6. Ikke undervurder opplæring! Det er ikke alt som er like opplagt i SharePoint så for mange er det viktig med god opplæring for å få fullt utbytte av systemet. Om flere har behov for samme opplæring vil jeg anbefale et bedriftsinternt kurs for å få mulighet til å jobbe på egen plattform underveis. Alternativ finnes det tilbud av kurs for generell opplæring av administratorer, superbrukere og de som skal publisere.

Hva gjør du nå?

Skal du i gang eller har du allerede tatt i bruk SharePoint? Sørg for å ha et klart mål for hva dere ønsker å oppnå eller hvilke problemer dere vil løse. Involver ansatte i prosessen slik at det blir rettet mot deres behov og ønsker. Fordel ansvar og fastsett rutiner for ulike ansvarsområder. Sørg for å ha en brukervennlig portal – og til slutt, ikke glem opplæring!

Ta gjerne kontakt med Visma Academy for et godt tilbud på kurs@visma.no eller se oversikt over våre kurs i SharePoint.

Klikk her for mer info om SharePoint-kurs 

Helene Stephensen jobber som markedskonsulent i Visma Software AS. Hun har markedsutdannelse fra BI, og har jobbet med digital markedsføring i Visma siden 2014.
Kontakt Helene: