I en hektisk hverdag er det viktig med gode rutiner for å få stressnivået ned på et minimum. Jeg har gjort meg noen tanker på hvordan jeg takler en hektisk hverdag uten at stressymptomer tar overhånd. Alt handler om knallhard prioritering, planlegging, organisering, koordinering og delegering. Logistikken må gå opp, samtidig forventes det av meg som leder at jeg har oversikt og overordnet kontroll.
Få kontroll og reduser stress ved å strukturere strømmen av innkommende og utgående mail. Her deler jeg fem tips for å ta kontroll over egne oppgaver, og minimere stress:
5 tips for kontroll over oppgaver og e-postvaner
1. Rydd innboksen – ut av syn, ut av sinn!
En god måte å håndtere stress på er å ha en ryddig mailboks. Jeg har null mail i innboksen min, og er inspirert av inbox zero-metodikk. Hvis du ikke kjenner til metodikken bygger den på at man skal ha null (derav navnet zero) mail i innboksen. Det vil si at man fortløpende sorterer all mail som kommer inn og tilegner de prioritet. På denne måten får man effektivt oversikt over all mail, samtidig som man enkelt kan prioritere oppgaver. Slik får jeg oversikt over mine mail og oppgaver i Outlook:
2. Bruk hurtigtaster
Uansett hvor rask du er til å bruke mus så er du raskere når du kun bruker tastatur! I en av mine tidligere jobber fikk jeg dette innprentet og erfarte fort at jeg ble ekstremt effektiv av det. Jeg blir stadig overrasket over hvor få personer som bruker hurtigtaster, og som virkelig ikke ser verdien av det. I MS Office er hurtigtastene tilgjengelig, det er bare å bli bevisst på dette. Åpne ny mail (Ctrl+O), svare (Ctrl+R) og sende (Alt+S) mail helt uten å bruke mus, det er effektivt!
3. Fjern varsling, vær tilstede!
Jeg er nysgjerrig, blir fort rastløs og liker å få ting unna. Popper det inn en mail, må jeg bare lese mailen med en gang og bare svare kjapt. Min erfaring er at jeg da ofte glemmer det jeg holdte på med, begynner på andre oppgaver og vips sitter jeg med ti forskjellige oppgaver som jeg bytter mellom å jobbe på. Lite effektivt! Man kommer ut av flytsonen, og bruker tid på å komme inn i den igjen. Derfor har jeg fjernet all varsling av e-post både på pc og mobil. Det er selvsagt fordeler og ulemper med dette. Men det er sjeldent hensiktsmessig å ha info om mottaker og emne poppende opp skjermen i møter eller når du sitter dypt konsentrert. Jeg ble ekstra bevisst på dette etter jeg deltok på kommunikasjonsseminaret. Vi hadde en øvelse hvor du kommuniserte med en person som midt under samtalen begynte å se og deretter å trykke på mobilen sin. Du tror kanskje selv at motparten ikke merker at du raskt titter ned på den nye mailen som kom på skjermen din, men tenk over det neste gang noen gjør det mot deg! Ikke en behagelig følelse!
4. Utsett levering på mail
Selv om jeg velger å jobbe sent, er det ikke sikkert du eller andre gjør det samme. Jeg unngår, så langt det lar seg gjøre, å sende mail etter klokken 19.00 til mine kolleger. Det er slik at mail som popper inn til enhver tid skaper press og forventninger. Får du mail sendt på kvelden, lurer du på hvorfor han eller hun jobber så sent. Forventes det at jeg skal gjøre det samme? Forventes det at jeg skal svare? Selv om det ikke plager deg, eller du velger og ikke svare, begynner underbevisstheten din å tenke på mailen, jobben etc. Dette kan fort føre til unødvendig stress. Hvis jeg jobber sent, og ønsker å få unna mail så setter jeg på utsett levering til morgenen etter. Jeg får gjort min del av jobben, samtidig som jeg er sikker på at dette ikke skaper et press på andre til å gjøre noe eller begynner å tenke jobb når det ikke er nødvendig. Som regel er det ikke noe jeg forventer raskt svar på! En annen fordel er at det ikke popper inn med nye mail med lite gjennomtenkte svar, så mailboksen fylles ikke opp i en fei igjen!
5. Bruk tiden effektivt
Dette er en klisjé, og noe jeg tror alle er klar over, men som i en hektisk hverdag er lett å glemme.
- Prioriter møtene dine, hvilke møter er det kritiske at du er med i eller ikke?
- Opplæring av andre ansatte og deg selv, det blir aldri bedre tid eller roligere perioder. Arbeidsoppgavene vil balle på seg, ta deg tid nå for å skape en mindre hektisk hverdag i fremtiden.
Ønsker du å få bedre e-postvaner?
Sjekk ut mitt nettkurs «Gode e-postvaner». Kurset varer i en time, og her vil du lære å jobbe strukturert med strømmen av innkommende og utgående mail, hvorfor en ryddig innboks er viktig og hvordan du kan jobbe med en ny arbeidsmetode for å få bedre e-postvaner.
