– Jeg kan huske at vi skrev lønns- og trekkoppgaver på skrivemaskin, sier Grete Berger Persson, lønningsleder i Frelsesarmeen. Hun har jobbet med lønn i flere tiår, og har fulgt utviklingen frem til i dag. 

– Der vi tidligere opererte mer i cirkaverdier og manuell punching, er det nå blitt et økende behov for detaljrapportering og automatisering. Verden har blitt mer komplisert. Vi har blitt bedre på å strukturere måten vi håndterer ansatte på, og til det trenger vi gode systemer slik som de vi har fra Visma, sier hun. 

Kompleks organisasjon

Frelsesarmeen har mellom 1500 og 2000 ansatte i Norge, flere underavdelinger og både ansatte med fast arbeidstid og turnus. Det betyr en stor og sammensatt organisasjon.

Lønnsavdelingen har fem ansatte på heltid som håndterer alt som omhandler lønn, pensjon og fravær, og ifølge Grete Berger Persson er oppgavene omfattende og slett ikke noe for amatører. 

– Tidligere kjørte vi lønn for hver enhet hver for seg. Vi valgte Visma som leverandør for å kunne samle Frelsesarmeen i ett system, sier Persson, som har jobbet med Vismas lønnssystem siden 2014. I dag benytter de Visma Enterprise HRM, Visma Enterprise Ressursstyring til turnusbemanning og Visma.net Expense til registrering av reiseregninger og utlegg.

Undervurdert fagområde

Persson mener lønnsarbeid er et undervurdert fagområde som har blitt stemoderlig behandlet opp gjennom tidene, men opplever å ha Visma på sin side. 

– Som lønnsavdeling skal vi ha alt på stell, fra bedriftsnummer og reiseregninger til de ansattes fødselsnummer, og det stilles høye krav til nøyaktighet. Det handler om folks arbeidssituasjon, privatøkonomi og fremtidige pensjon, og det er essensielt for en bedrift at dette er blir korrekt. Visma er viktig i dette arbeidet, mener Persson som har jobbet med mange systemer og etablert flere lønnsavdelinger. Hun føler hun har knekt Visma-koden. 

– Vi er veldig selvhjulpne, samtidig som vi har en dyktig kontaktperson i Visma som vi jobber tett sammen med. De er gode på å backe oss og involverer lønnsmedarbeiderne våre på en god måte, og det liker vi.

Grete Berger Persson Lønningsleder i Frelsesarmeen

Turnus og variabel arbeidstid

Kvinnelig ansatt planlegger turnus på nettbrett

I Frelsesarmeen jobber flere ansatte i turnus, både i rusomsorg og barnevern. Så for å styre oppsettet av arbeidstid bruker organisasjonen Visma Enterprise Ressursstyring, et eget system for bemanningsplanlegging.

– Turnus er nesten et eget fag, og da er det en stor fordel å ha Visma Enterprise Ressursstyring. I systemet ligger arbeidsmiljøloven inne og alle ansatte har til enhver tid oversikt over egne vakter og tilgang til timelister. Der finner vi også oversikt over alle tilkallingsvikarer som skal ha timelønn fra oss, sier Persson.

Glad i god hjelp

Visma Enterprise Ressursstyring henter personaldata fra Visma Enterprise HRM en gang i døgnet, mens turnustimer og variable timer overføres til lønnssystemet før lønnskjøring hver måned.

– Vi får all informasjon rett inn i systemet, og det sparer oss for mye tid. Med mange ansatte som jobber til ulike tider, må det være oversiktlig og solid. Jeg føler at Visma håndterer kompleksiteten vår og tilfredsstiller behovene våre. Supporten deres er også god og jeg er veldig glad i konsulentene der. De gir rask og profesjonell hjelp når vi kontakter dem, forteller hun.

Persson bruker også Vismas rapportgenerator og har fått hjelp fra en konsulent til å sette opp et utvalg rapporter som kan hentes ut automatisk.

– Det er jo en del rapporter jeg vet at revisor og controller vil spørre om, og da er det praktisk at disse kun er noen få tastetrykk unna, sier hun.

Kartla kundereisen

Frelsesarmeen har deltatt i Vismas kundereiseprosjekt det siste året, og sammen har de kartlagt kundeforholdet, evaluert organisasjonens bruk av systemene og hatt idémyldring for å komme frem til nye løsninger. 

– Det har vært en veldig fin opplevelse. Vi har gjennomført en helsesjekk på systemene vi bruker, for å sikre at vi utnytter alle mulighetene som ligger i dem. Jeg fikk noen aha-opplevelser underveis, så det var nyttig. Det er veldig godt å oppleve at vi som privat organisasjon blir satset på, selv om Visma har mange andre store kunder, sier hun.

 

Se hvordan det fungerer

Vil du se mer av hva Visma Enterprise Plus kan gjøre for din bedrift, eller har du noen spørsmål?

Fyll ut skjemaet, så tar vi kontakt med deg.

Sektor