Hansa Borg Bryggerier frigjør tid med HRM-system i skyen
– Det er fint å være tidlig ute med en teknologi alle uansett kommer til å ende opp med, sier lønnsansvarlig Jannicke Søland Husby.
– Tidligere hadde jeg en tykk ringperm for hver måned, med bilag, timelister og reiseregninger. Den tiden er heldigvis forbi. Nå registreres alt dette digitalt av de ansatte selv, før informasjonen sendes til nærmeste leder for godkjenning, sier Jannicke Søland Husby. Hun er lønnsansvarlig i Hansa Borg Bryggerier, Norges største norskeide bryggeri- og drikkevareaktør.
Opp i skyen
Husby begynte i bedriften for snart tre år siden og første arbeidsoppgave var å legge om lønnssystemet til Visma HRM. To år senere ble Hansa Borg en del av Vismas pilotprosjekt for testing av det skybaserte systemet Visma Enterprise Plus.
– Vi er en av de første privatkundene som tester Visma Enterprise Plus og er veldig glade for at vi ble valgt ut til å prøve det nye skybaserte systemet. Vi vet jo at dette er veien å gå. Sky er fremtiden og vi ville gjerne komme fort i gang med den nyeste teknologien, sier hun.
Sømløst system
Etter å ha brukt Visma Enterprise Plus i et halvt år setter Jannicke Søland Husby stor pris på funksjonene til det skybaserte systemet.
– Det oppdateres kontinuerlig, slik at vi alltid har siste funksjonalitet, og jeg opplever at det er mer sømløst enn tidligere, forteller hun.
Husby verdsetter også at den nye løsningen har en enkel og sikker pålogging med BankID.
– Jeg har tilgang fra hvor som helst og slipper å bli kastet ut av serveren, slik jeg kunne bli tidligere. Samtidig er systemet raskt, så jeg merker ikke noe til at jeg jobber online.
Bedre arbeidsflyt
Husby samarbeider tett med en av bedriftens HR-medarbeidere, som også bruker Visma Enterprise Plus.
– Etter at vi begynte å bruke Visma har vi begge fått bedre arbeidsflyt på jobb. For eksempel kan arbeidskontrakter produseres som en personalmelding og leses inn i lønnssystemet, noe som innebærer mindre dobbeltarbeid enn tidligere. I tillegg er systemet svært intuitivt og vi har i liten grad trengt opplæring, selv om Visma også tilbyr gode løsninger for dette.
I overgangen til Visma Enterprise Plus ble bedriften tett fulgt opp av Vismas konsulenter og kunne løse utfordringer sammen med dem. – Vi har følt oss godt ivaretatt hele veien. Enkelte endringsønsker tar jeg direkte med prosjektlederen vår i Visma, mens andre mer generelle tilbakemeldinger sender jeg inn til Vismas egen idébank, sier Husby.
Alt på ett sted
For å kunne videreutvikle HRM-systemet i månedene fremover har Hansa Borg kjøpt en suksesspakke med konsulenttjenester, som innebærer et antall timer som kan brukes på tjenesteplanlegging sammen med Visma.
– Dette har vi gjort for å sikre at vi kommer dit vi vil så fort som mulig. Sammen med Vismas konsulent ser vi på hvordan vi bruker systemene og hva vi eventuelt mangler, samt planlegger implementering av nye moduler, slik at vi får alt samlet på ett sted, sier Husby.
Bedriften har allerede Visma.net Expense, et webbasert reiseregningsprogram som lar brukerne registrere jobbrelaterte reiser og utlegg. Det neste på listen over Visma-moduler Husby ønsker seg er Visma.net Time, som lar de ansatte og lederne deres selv føre timer på web eller i en app, før timene importeres inn i lønnssystemet.
– Vi er i tenkeboksen på om vi ønsker oss Visma Tid, som er et skybasert timeregistreringssystem for de som fører timelister og stempler inn og ut hver dag, sier hun, og legger til at bedriften sannsynligvis også får installert Visma BI i løpet av året.
– Vi har en rapportgenerator i systemet allerede, men Visma BI gir en veldig god visuell fremstilling av organisasjonen. Programmet gir ledere siste nytt på skjermen når de logger inn hver dag, med informasjon tilpasset hvilke grafer hver enkelt ønsker å se. Det vet jeg flere vil sette pris på, og da blir det også enklere å få ut tall uten å involvere oss på lønn og HR hver gang, sier hun.
Selvbetjent HRM-system
Som den eneste ansatte som jobber med lønn i Hansa Borg Bryggerier er Husby avhengig av at kollegaene i bedriften har mulighet til å legge inn og oppdatere mye informasjon selv. Med Visma Enterprise Plus HRM har alle ansatte tilgang til sin egen side der de enkelt kan registrere utlegg, ferie og annen type fravær i de ulike modulene, i tillegg til å oppdatere personalia.
– All informasjon som legges inn registreres direkte i HRM-systemet og gir grunnlaget for lønnsutbetalingen. Jeg slipper å registrere samme informasjon flere ganger, eller få mail om å endre et kontonummer. De ansatte kan gjøre det aller meste selv, og det sparer meg og min kollega på HR for mye tid, sier Husby.
Samler kompetanse
Visma har også en egen kompetansemodul, der de ansatte selv kan oppdatere informasjon om sin egen kompetanse, slik at bedriften til enhver tid har oversikt over hvilken kunnskap som er i organisasjonen.
– Jeg opplever at Vismas systemer er godt sydd sammen og setter stor pris på at de alltid er oppdaterte og tilgjengelig fra hvor som helst. Visma er opptatt av at vi som kunde skal være fornøyde, og det er vi, sier Husby.
Kontakt oss
Vil du vite mer om Visma Enterprise Plus? Fyll ut skjemaet, så hører du fra oss.