Jeg sitter ikke med fasiten, men jeg vet at hvis du stiller for detaljerte krav i et anbud, så lar du ikke leverandørene vise deg mulighetene. Du fører deg selv i samme retning som i dag.
Vil du det?
«If I had asked my customers what they wanted, the would have said a faster horse» er kjent sitat fra Henry Ford, og viser til utfordringen når det skapes nye tjenester og produkter.
De fleste skriver anbud omtrent sånn her
Jeg har lest hundrevis av anbud, kravspesifikasjoner og RFI-er. Nesten uten unntak bærer de preg av at forfatteren prøver å helgardere. Du har fått et ansvar og alle vil peke på deg hvis det ikke fungerer. Du har hørt at det er viktig å involvere alle, eller i det minste en representant fra hver avdeling eller prosess i bedriften.
Én etter én kommer de med sine krav til hva det nye verktøyet skal kunne gjøre. Som regel en oppramsing av hva dagens løsning gjør for akkurat den personen, ispedd 2–3 ønsker til hva som kunne vært bedre.
Du samler alt dette i et svært Excel-ark og slenger på en innledning. Hvis du har vært med på dette før, lager du kanskje også noen prosessbeskrivelser, et avsnitt om bedriften og en setning om målene med systemskiftet.
Jeg har lest hundrevis av anbud, kravspesifikasjoner og RFI-er. Nesten uten unntak bærer de preg av at forfatteren prøver å helgardere.
Hva får du da?
IT-leverandørene som mottar din ønskeliste kommer til å svare «JA» på de aller fleste kravene i Excel-arket.
Er det riktig? Nei. Er det galt? Nei.
Når kravet er at «Løsningen skal støtte innkjøp», så vil de fleste med hånden på hjertet kunne svare ja, uten at du blir spesielt mye klokere av det. Alle kan levere. Var ikke hensikten med denne kravspesifikasjonen å finne ut hvilke leverandører som egentlig er kvalifisert?
Når kravet er at «Løsningen skal støtte innkjøp», så vil de fleste med hånden på hjertet kunne svare ja, uten at du blir spesielt mye klokere av det.
Du inviterer noen leverandører til å vise frem sine løsninger. Hva er egentlig oppgaven? Noen holder en blankpolert demo, kanskje har de også funnet relevante data på nettsiden din, som gjør at du kjenner deg igjen og føler deg trygg på at de forstår hva du trenger.
Andre har tatt med seg en konsulent som forsøker å svare på samtlige punkter i kravspesifikasjonen. Demonstrasjonen blir like usammenhengende som kravspesifikasjonen, og det blir vanskelig å se noen helhet.
Hva sier magefølelsen? Den ene demoen var jo så lett å følge, den andre var kronglete og vanskelig. Du vil vel ha det enkelt?
Men hva får du egentlig?
Jeg tror du får akkurat det du har bedt om: et nytt system, som i beste fall løser akkurat det samme som det gamle systemet gjorde, kanskje i skyen. Hvis du bare ville kvitte deg med gammel maskinvare og ellers fortsette som før – er det kanskje helt greit. Men hva sier det egentlig om ambisjonsnivået ditt?
Hvis du bare ville kvitte deg med gammel maskinvare og ellers fortsette som før – er det kanskje helt greit. Men hva sier det egentlig om ambisjonsnivået ditt?
Mitt råd: Revurder hele RFI-prosessen
Jeg sitter ikke med fasiten, men jeg vet at hvis du stiller for detaljerte krav, så lar du ikke leverandørene vise deg mulighetene. Du blir låst i et spor som fører deg i samme retning som i dag. Vil du det?
RFI-en må gjerne bestå, men la det være i en mer moderne form. En form der du starter med noen få kvalifiserende spørsmål for å få ned antall tilbydere. Deretter går du i dialog med de 2–3 leverandørene og lar dem bli kjent med deg og bedriften du jobber i.
Hvis leverandøren kun stiller med en blankpolert produktdemonstrasjon, da er det ikke riktig leverandør. Velg den som lytter, spør og foreslår endringer.
La leverandøren vise hvordan de løser dine brukerhistorier.
Hvis leverandøren kun stiller med en blankpolert produktdemonstrasjon, da er det ikke riktig leverandør. Velg den som lytter, spør og foreslår endringer. Be dem vise sin leveransemetodikk.
- Smidig eller fossefall?
- Samlebånd eller spesialtilpasning?
- Hvordan foregår brukerstøtte?
- Telefon og timebetaling eller selvhjelp og e-læring?
Spør om referansekunder og snakk med dem! Hva var bra og hva var ikke-så-bra med leveransen? Hva med produktet, er det solid?
Den beste leverandøren er sjelden den billigste. Det gjelder både produktet som skal leveres og hodene som skal levere det. Men tro meg – forarbeid gjennom samarbeid vil spare mye tid og dermed også penger. Det er verdt det!
Hvis leverandøren kun stiller med en blankpolert produktdemonstrasjon, da er det ikke riktig leverandør. Velg den som lytter, spør og foreslår endringer.
