I dag har de fleste virksomheter allerede en protokoll over alle behandlinger av  personopplysningene, men mange løsninger kan være risikable og tidkrevende. Det er viktig at listen oppdateres med jevne mellomrom, og en digital løsning bidrar til å forenkle dette arbeidet.

Hvis du ikke har en protokoll på plass i dag, kan vår Privacy Records bistå deg og forhindre at dette arbeidet oppleves komplisert. Med vår løsning lever du opp til kravet i artikkel 30 i GDPR om å ha en protokoll over alle behandlingsaktiviteter som behandler personopplysninger. Protokollen kan enkelt presenteres for Datatilsynet hvis du skulle oppleve tilsyn. 

Hvis du er usikker på hva som gjelder for virksomheten din, er du velkommen til å booke en samtale med oss.

Å lage en protokoll kan oppleves tungvint når man skal sikre at den oppfyller kravene etter artikkel 30. Med verktøyet Privacy Records kan du enkelt opprette og vedlikeholde en protokoll over behandlingsaktivitetene. Dermed kan du føle deg trygg på at virksomheten din overholder GDPR.

Du må blant annet sørge for at protokollen inneholder informasjon som:

• navn og kontaktinformasjon på behandlingsansvarlig og databehandler
• formålet med behandlingen
• hvilke kategorier av personopplysninger som behandles og en beskrivelse av disse
• hvor lenge du planlegger å beholde personopplysningene før de slettes

Verktøyet tar deg gjennom prosessen trinn for trinn for hver behandling du utfører. Underveis stiller systemet relevante spørsmål om blant annet formål, overføringer, samtykke og særlige kategorier av personopplysninger.

Privacy Records gir deg en oversikt som bidrar til å identifisere eventuelle risiko med behandlingsaktiviteter, lage oppgaver for å kvalitetssikre registreringene og kontrollere status på disse oppgavene. Så lenge du svarer på alle spørsmålene, kan du være trygg på å ha en protokoll som tilfredsstiller kravene i GDPR artikkel 30. Du kan også aktivere påminnelser som forteller deg når det er på tide å gjennomgå en registrert behandling for kvalitetssikring.

Verktøyet sikrer at du har kontroll på tidsperspektivet, og din protokoll vil derfra kunne oppdateres raskt og effektivt. Dette utgjør en trygg og sikker behandling av personopplysningene med et langsiktig perspektiv.

Populære funksjoner

Importer eksisterende protokoller

Har du allerede startet en protokoll i Excel? Importer alle dataene dine fra Excel direkte til Privacy Records for å samle all informasjonen på ett sted.

Få en tydelig oversikt

Verktøyet setter automatisk en status for behandlingen, slik at du enkelt kan se hvor du er i prosessen. Du kan markere mulige risikoer med hensikt om å kartlegge eller å gjennomføre en vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA).

Spar tid med påminnelser

Aktiviteter og påminnelser kan opprettes for de fleste trinn i prosessen, eksempelvis for gjennomgang av registrerte behandlingsaktiviteter.

Lag rapporter med noen få klikk

Last ned rapporter av protokollen - en god funksjon, spesielt hvis Datatilsynet skulle be om å få se dokumentasjonen din.

Kontakt oss for neste steg

Kontakt oss for en samtale der vi sammen kartlegger hvordan vi best kan støtte ditt personvernarbeid!

Et effektivt og langsiktig personvernarbeid

I dag blir store mengder data samlet inn og behandlet. Dette kan utgjøre en risiko for personlig integritet. GDPR pålegger virksomheter som behandler personopplysninger flere plikter. Særlig gjelder dette å vise at du har kontroll over din behandling av personopplysninger, samt systemleverandører og datastrømmer.

En viktig del av å vise kontroll er derfor å kontinuerlig gjennomgå og evaluere arbeidet ditt. Med Visma Draftits produkter innen personvern, sikrer din virksomhet effektivt arbeid med og etterlevelse av GDPR.

Les mer om hvordan du kan forstå og tolke GDPR!