Kveldsmøter i barnehagen vil typisk være personalmøter og foreldremøter som avholdes etter barnehagens stengetid. Hvordan skal slike kveldsmøter plasseres i de ansattes arbeidstid? Kan kveldsmøtene pålegges som overtid eller merarbeid?
Kveldsmøter skal innarbeides i de ansattes avtalte arbeidstid
Personalmøter og foreldremøter gjennomføres i regi av barnehagen, og de ansatte pålegges å delta. Deltakelse på slike kveldsmøter er med andre ord ordinær arbeidstid på lik linje med annet arbeid i barnehagen. Kveldsmøtene skal derfor innarbeides i de ansattes avtalte stillingsprosent. For ansatte i full stilling må det gjøres plass til timene med kveldsarbeid innenfor rammen på 37,5 timer i uka.
Kan kveldsmøter pålegges som merarbeid eller overtid?
Man ser at mange barnehager har en praksis der kveldsmøter legges på utsiden av de ansattes avtalte arbeidstid. Personalmøter og foreldremøter pålegges som merarbeid eller overtid, mot at de ansatte gjerne får muligheten til å avspasere disse timene senere. Er denne praksisen i tråd med lovverket?
Som klar hovedregel er svaret nei. Årsaken finner vi i arbeidsmiljøloven § 10-6 (1). Denne bestemmelsen forteller oss når arbeidsgiver lovlig kan pålegge ansatte merarbeid eller overtid:
“Arbeid utover avtalt arbeidstid må ikke gjennomføres uten at det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for det.”
I forarbeidene vises det blant annet til situasjoner der det oppstår sykdom blant de ansatte, et uventet arbeidspress eller andre uforutsette hendelser. Lovgivers intensjon er at ekstraarbeid skal begrenses mest mulig. Behovet for arbeidskraft skal ha oppstått forholdsvis plutselig og uventet. Loven åpner ikke for å bruke merarbeid eller overtid som en fast ordning.
Personalmøter og foreldremøter er normalt forutsigbare møter som kan planlegges god tid i forveien. Som leder vil du derfor mangle hjemmel til å pålegge disse møtene i form av merarbeid eller overtid. En konsekvent praksis med å legge kveldsmøter utenfor avtalt arbeidstid vil regnes som fast og planlagt ekstraarbeid og være i strid med lovens intensjon.
Praktiske løsninger som er innenfor lovverket
Mange ledere er av den oppfatning at det er vanskelig å innarbeide kveldsmøter i normalarbeidstiden til sine ansatte. Videre er mange ansatte fornøyde med ordninger hvor de får overtidsbetaling og muligheter til å avspasere disse timene senere. Det er likevel andre måter å organisere kveldsmøter på, uten at loven brytes.
Legge kveldsmøter innenfor 9 timer per dag/37,5 timer per uke
En barnehageansatt i full stilling kan i utgangspunktet ha en arbeidsdag på inntil 9 timer, så lenge den ukentlige arbeidstiden ikke overstiger 37,5 timer. Dette åpner blant annet for følgende løsninger:
- Arbeidstaker kan ha et kveldsmøte på 1,5 timer, og få tilsvarende kortere dagarbeidstid i barnehagen samme dag (6 timer)
- Arbeidstaker kan ha et kveldsmøte på 1,5 timer i tillegg til vanlig 7,5 timers dag, og få en arbeidsdag på totalt 9 timer. Forutsetningen er at den ansatte får 1,5 timer kortere arbeidsdag en annen dag samme uke
Det er viktig å presisere at endringer i ansattes arbeidstid må ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett. Er det for eksempel inngått klare avtaler om at arbeidsdagen ikke skal være lenger enn 7,5 timer, begrenser dette muligheten til å pålegge 9-timers dager.
Uansett kan det by på visse utfordringer å legge kveldsmøter innenfor rammen av 9 timer/37,5 timer. Det må tas av ressursene i barnehagen på dagtid, og det kan være behov for kveldsmøter av lengre varighet. Finnes det andre alternative løsninger?
Gjennomsnittsberegning av arbeidstiden
Ja, arbeidsmiljøloven § 10-5 åpner for at det kan inngås avtaler om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden for inntil ett år av gangen. Slike avtaler innebærer at rammene på 9 timer/37,5 timer utvides i visse perioder, mot at det jobbes tilsvarende mindre i andre perioder. Det settes også øvre tak for daglig og ukentlig arbeidstid ved avtaler om gjennomsnittsberegning, men det skal ikke være vanskelig å få plassert kveldsmøter innenfor disse rammene. Her er et eksempel:
- Det kan inngås avtaler med arbeidstakerne om at arbeidstiden utvides de ukene i året barnehagen har kveldsmøter, mot at disse timene tidfestes som fri i perioder med mindre behov for arbeidskraft. Typisk i forbindelse med høst-, jule-, vinter- eller påskeferie i barnehagen. Avtalene kan inngås for ett barnehageår av gangen
Nøkkelen er god kompetanse på lovverket + god planlegging!
Det er altså ingen umulighet å plassere kveldsmøter innenfor de ansattes normalarbeidstid. Som leder har du gjerne oversikt over hvor mange personalmøter og foreldremøter de ansatte skal delta på i påfølgende barnehageår. Med god kompetanse på lovverk om arbeidstid i barnehagen – og god planlegging i samarbeid med tillitsvalgte, er det fullt mulig å få til en ordning i tråd med loven. Ved å innarbeide kveldsmøtene i normalarbeidstiden vil barnehagen selvsagt også slippe utbetaling av overtidstillegg.
Som leder er det et omfattende regelverk du har ansvar for – har du oversikt?
Gjennom gode systemer, internkontroll og opplæring kan du sørge for at ansatte på alle nivåer praktiserer reglene på lik måte.
Veilederen – Kompliserte regler, enkelt fortalt
Veilederen hjelper norske kommuner med kompetansebygging i sentrale juridiske temaer. Dette skaper trygghet hos ansatte på alle nivå og bidrar til økt kvalitet på tjenesten.
Veilederen inneholder e-læringskurs og oppslagsverk der regelverket er samlet og forklart på en lettfattelig måte. Blant annet er følgende nærmere omhandlet: Reglene om ordinær arbeidstid, overtid og gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, regler om lønn og andre godtgjøringer, samt regler om ferie, sykdom og opphør av arbeidsforhold.
