Skoleadministrativt system

Visma Flyt Skole for videregående skole

Visma Flyt Skole (VFS) er et skoleadministrativ system hvor alt rundt elever, lærere og skolens ressurser administreres. VFS er allerede i bruk i grunnskolen hos over 100 kommuner.

Nå utvikles VFS til også å omfatte videregående opplæring, og skal erstatte dagens løsning i samtlige 19 norske fylkeskommuner. Dette gjøres på på oppdrag fra alle landets fylkeskommuner samt Oslo kommune, via Vigo IKS. Oppdragsgiver og Visma jobber tett sammen for å utvikle løsningen og vil i fellesskap utvikle neste generasjons IT-løsning for norske skoler. 

Skoleadministrativt system for videregående skole

Visma Flyt Skole - en introduksjon

 

For hvem?

Skoleadministrativt system Visma FLYT Skole ikon systemSkoleadministrasjonen
Med innføringen av Visma Flyt Skole vil skoleadministrasjonen få et verktøy som i stor grad effektiviserer prosesser som å følge opp arbeid med stillings- og timeplanlegging, pedagogisk personale - og ikke minst generell saksbehandling.

Skoleadministrativt system Visma FLYT Skole ikon lærerLærerne
Med Visma Flyt Skole kan lærerne utføre og få oversikt over flere av de administrative prosessene de må forholde seg til. Eksempler på dette er dokumentering av underveis- og sluttvurdering, mulighet til å reservere ressurser samt kommunisere med elever og foresatte.

Skoleadministrativt system Visma FLYT Skole ikon elevElever og foresatte
Med Visma Flyt Skole vil både elever og foresatte enkelt og effektivt få tilgang til generell og elevspesifikk informasjon, samt kommunisere med skolen, via mobile enheter, slik man forventer i dagens samfunn. På denne måten forenkles samarbeidet mellom skole og hjem.

 

Når løsningen er implementert vil det være rundt 550 skoler, 350 000 elever, 35 000 lærere, 8 000 administrativt ansatte, samt mange foreldre/foresatte som vil benytte løsningen.

Skoleadministrativt system Visma FLYT Skole ikon cloud
Nettskyen

Skoleadministrativt system Visma FLYT Skole ikon funksjonalitet
Funksjonalitet

Skoleadministrativt system Visma FLYT Skole ikon nettsky

En nettskyløsning

VFS utvikles som en nettskyløsning som imøtekommer behovene til en moderne og fremtidsrettet utdanningssektor. En nettskyløsning gir en rekke gevinster sammenliknet med tradisjonelle IT systemer.

Dette er noen av gevinstene utdanningssektoren i Norge vil oppnå gjennom bruken av Visma Flyt Skole:

Effektivitet gjennom automatisering og forenkling
Utdanningssektoren er et av de offentlige fagområdene som det vil bli stilt størst dokumentasjons- og rapporteringskrav til i framtiden. Samtidig er dette trolig den sektoren der potensialet for effektivisering av administrasjonen er størst. Med Visma Flyt Skole vil vi legge til rette for at man kan automatisere og forenkle flest mulig arbeidsoppgaver for ulike roller tilknyttet norsk utdanningssektor.

Bedre samhandling gjennom felles standarder og arbeidsmåter
Visma Flyt skole skal gjennom å være en nettskyløsning bidra til at skoleadministrative arbeidsoppgaver standardiseres på tvers av fylker. Ved at skolene og fylkene jobber mer ensartet, kan man lettere dele erfaringer og kunnskap på tvers. Standardisering av hvordan man utfører arbeidsprosesser bidrar til bedre kvalitet i arbeidet, og man blir mindre avhengig av nøkkelroller blant brukerne.

Når alle jobber likt, blir det enklere for brukerne å forstå hvordan oppgaver skal løses og det er lettere å få hjelp. Ved bruk av Visma Flyt Skole vil ansatte, elever og foresatte få ett system å forholde seg til, og via dette ha større forutsetninger for ensartet praksis.

Bedre sikkerhet
Det er langt sikrere å lagre data i nettskyen enn gjennom tradisjonelle IT-løsninger. Dette skyldes at drift, overvåkning og sikkerhetsmekanismer ivaretas av en profesjonell aktør med spesialkompetanse på datasikkerhet. Visma Flyt Skole er standardisert, noe som gjør at kompleksiteten i løsningen blir redusert og kan driftes mer sikkert og effektivt. Skolen, kommunen eller fylkeskommunen vil dermed ikke være i behov av dedikerte ressurser til drift og sikring av data.

Bedre tilgjengelighet på informasjon
En av de store fordelene ved Visma Flyt Skole, er at den er tilgjengelig hvor som helst og når som helst, så lange man har tilgang til Internett. Da man tidligere har benyttet lokalt installerte løsninger, har man i stor grad vært avhengig av å være på arbeidsstedet for å logge inn i systemet. Dette har ført til at det tradisjonelt har vært merkantilt ansatte som benytter skoleadministrative løsninger, og brukergruppen har dermed vært relativt liten. Visma Flyt Skole vil tilgjengeliggjøres og benyttes av flere hundre tusen brukere i kraft av at arbeidsprosesser for lærer, elev og foresatt eksponeres via web. Tilgangen til løsningen blir optimal og mange flere vil kunne ta del.  Man kan få tilgang til løsningen på mobile enheter hvor som helst og når som helst.

Redusert kost for drift av løsningen
Implementasjonen av Visma Flyt Skole generer et betydelige potensiale for kostnadsreduksjon. Tradisjonelt har hver enkelt skole eller hver enkelt fylkeskommune investert i programvare, servere, oppgraderinger, it-drift, etc. Ved å ta i bruk Visma Flyt Skole vil ikke fylkene lengere trenge å investerer i dette og bildet endres derfor radikalt. Ansatte knyttet til it-drift i kommuner og fylkeskommuner kan fokusere på mer strategiske it-relaterte oppgaver.

Tilbake >

Skoleadministrativt system Visma FLYT Skole ikon funksjonalitet

Funksjonalitet

VFS er en skoleadministrativ dataløsning hvor alt rundt elever, lærere og skolens ressurser administreres.  Noen av prosessene som vil understøttes av VFS er kort beskrevet under:

Individuell oppfølging
Tjenesten individuell oppfølging vil i løsningen omfatte både ansatte og elever. Relatert til ansatte vil Visma Flyt Skole inkludere funksjonalitet som fraværsregistrering, fraværsoppfølging, håndtering av vikarer og vikartimer. I praksis vil dette si at lærer kan melde sitt eget fravær via Visma Flyt Skole hvorpå skolens administrasjon via løsningen får hjelp av automatiserte prosesser til å overføre fraværet til fylkets lønn- og personalsystem. 

Planlegging
Skolene bruker mye tid på planlegging, som også er et eksempel på en sentral tjeneste i løsningen. Planlegging er en aktivitet man tradisjonelt i stor grad har utført som en kombinasjon av digitalt - i flere ulike systemer - og manuelle prosesser.

I VFS skal vi samle disse prosessene og sørge for at denne aktiviteten i så stor grad som mulig kan utføres i sin helhet i ett system.

Ressursstyring
I prosjektet med å videreutvikle Visma Flyt Skole i samarbeid med norske skoler er ressursstyringsmodulen et av de mest sentrale områdene. Det er viktig for oss at denne modulen fungerer som et nav i løsningen, slik at prosesser som f.eks. timeplanlegging, vikaridentifisering, eksamensgjennomføring ol gjøres i selve skoleløsningen og ikke i eksterne spesialistsystemer.

Dokumentasjon
En rekke av prosessene og aktivitetene som blir gjennomført i skolen generer et behov for dokumentasjon. Det er en forutsetning for fremtidige behov at tidligere gjennomførte arbeidsprosesser har blitt dokumentert og arkivert. Hvis skolen og øvrige aktører knyttet til skolen skal kunne evaluere og analysere på bakgrunn av gjennomført arbeid, må det skoleadministrative systemet utformes på en slik måte at det ivaretar eksport av data til et arkivsystem.

Vurdering
Etablerte begreper i det norske skolesystemet er underveisvurdering og sluttvurdering. Sluttvurdering har i lang tid vært implementert for registrering i de skoleadministrative systemene, mens i prosjektet med å videreutvikle VFS vil det implementeres funksjonalitet for å håndtere alle deler av underveisvurdering i det skoleadministrative systemet.

Dette innebærer at man nå vil kunne føre systematisk vurdering på prøver, innleveringer og alle andre vurderinger som gjøres fortløpende på elever i løpet av skoleåret. Resultatet av denne inputen vil gi læreren en verdifull analyse av elevens faglige progresjon. Dette til bruk i det kontinuerlige arbeidet med eleven, samt til sluttvurdering og samtale med foresatte.

Tilbake >

Skoleadministrativt system Visma FLYT Skole ikon brukervennlighet

Brukeropplevelse, mobilitet og tilgjengelighet

I en dynamisk arbeidshverdag setter vi stadig større krav til arbeidsredskapene våre. Ikke minst forventer vi at vi skal få utført store deler av arbeidet vårt uansett hvor vi er. I et skoleperspektiv betyr det at skoleleder, lærer, elev og foresatt bør ha det skoleadministrative verktøyet tilgjengelig om du er på kontoret, lærerværelset, i klasserommet, hjemme eller på farten. Som en forlengelse av dette vil man i framtiden også stille krav til at et skoleadministrativt system er tilgjengelig på en rekke ulike mobile enheter som nettbrett, smartphone osv, i tillegg til mer tradisjonelle datamaskiner.

Som et resultat av denne utviklingen har vi i Visma lagt ned vesentlige ressurser i å gjøre Visma skole til en løsning som kan nås "over alt og på hva som helst." Visma Flyt Skoles brukere vil øke drastisk i antall de nærmeste årene og økningen vil i stor grad bestå i brukere som forventer å kunne utføre arbeidsprosesser på mobile enheter. Vårt fokus på mobilitet vil således være helt nødvendig i et fremtidig brukerperspektiv.

Eksempler på arbeidsprosesser som kan bli overført fra tradisjonelle arbeidsstasjoner til mobile enheter er attestering/anvisning av vikartimer, fraværsregistrering for ansatte, vikarinnkalling ol. Visma Flyt Skole innehar allerede en mobil «app» for registrering av fravær og anmerkninger på elever. 

Under videreutviklingen av Visma Flyt Skole legges det stor vekt på brukeropplevelse. De fleste av oss kjenner til nettbankløsninger, Facebook og lignende tjenester – der ingen videre opplæring forutsettes for bruk. Viktigheten av dette understøttes av antall brukere av slike løsninger. Visma Flyt Skole vil benyttes av potensielt 600 000-700 000 brukere, slik at under utviklingen av Visma Flyt Skole tilstreber vi samme prinsipp med tanke på brukeropplevelse og brukervennlighet.

Visma har en velprøvd metodikk for å optimalisere arbeidsflyten i data- løsninger. Skjermbildene blir implementert med et moderne og intuitivt design som sikrer at løsningen er enkel i bruk, behagelig å jobbe med og understøtter de arbeidsoppgavene som skal utføres på en effektiv måte. 

Tilbake >

Har du spørsmål? 

Fyll inn skjema så tar vi kontakt med deg.

Gjelder henvendelsen en support sak, vennligst ta kontakt med support eller pr telefon på 03468 + 17.