Økonomistyring

Visma Enterprise støtter arbeidsprosesser

Visma Enterprise Økonomi & Innkjøp er bygget opp av ulike produkter og moduler som understøtter alle arbeidsprosesser innen økonomi og innkjøp.

Regnskapsføring

Regnskap gjøres på forskjellige måter, alt etter hva som passer den enkelte virksomheten best. Men noen måter er mer effektive enn andre. Vårt system setter standarden, men ikke i den forstand at vi mener at dere bør legge om rutinene etter systemet. Nei, det bør være omvendt.

Vår løsning er bygget i samarbeid med flere tusen brukere i flere hundre kommuner og offentlige virksomheter. Dermed inneholder systemet ikke bare alle de rutinene som trengs for styringen av økonomien, men fungerer også som et støtteverktøy som gjør det mulig å utføre disse oppgavene på en smartest mulig måte.

Både leverandør- og kundereskontro kan tilpasses de aktuelle prosessene hver enkelt kommune kjører. Med integrert reskontro blir dataflyten fra de andre hovedprosessene strukturert på en oversiktlig måte. Og med de integrerte webmodulene kan alle relevante brukere enkelt rapportere inn til kjernesystemet. Dermed er det mye enklere for den sentrale ledelsen og virksomhetslederne å til enhver tid ha kontroll og oversikt over økonomien.

Regnskap og økonomisstyring

  • Støtter alle prosesser innen hovedbok, reskontro, innfordring, anlegg og avskrivninger 
  • Sentral premissgiver for brukeradgang og datafangst 
  • Integrert reskontro gir effektiv dataflyt fra omkringliggende prosesser 
  • Fullmaktsregister med tilhørende varsling og saksgang

Webbasert rapportering

  • Skreddersydd tiltaksrapportering med tilhørende rapportarkiv 
  • Gir virksomhetslederne enkel tilgang til oppdaterte data 
  • Presentasjon på skjerm gjennom et brukervennlig webgrensesnitt 
  • Bedre styring gjennom oppdatert beslutningsgrunnlag

Webbasert bilagsbehandling

  • Digitalisering av regnskapsbilag og budsjettendringer for mer effektiv arbeidsflyt 
  • Registreres ute i virksomhetene i et intuitivt og webbasert grensesnitt 
  • Transaksjonen vil være tidligere tilgjengelig for behandling, kontroll og spørring 
  • Færre feilkilder og bedre datakvalitet

Last ned produktark om Visma Enterprise - eBilag (PDF, 901 kB) 

Les mer om regnskapsføring

Fakturering

I en kommune er det viktig med fleksible verktøy som støtter alle variasjonene i de forskjellige fakureringsrutinene. Internfakturering blir enkelt når dere kan velge mellom å belaste mottakers kostnadssted automatisk eller distribuere faktura og saksbehandle den ved hjelp av elektronisk fakturabehandling. Vår fleksible fakturaproduksjon tilbyr fakturapresentasjon som eFaktrua, via epost i tillegg til papirblanketter. Løsningen har også støtte for ekstern printfunksjonalitet.

Med en integrert løsning for eFaktura kan kommunen leve opp til innbyggernes forventninger om en effektiv elektronisk betalingstjeneste. Når avtalen er inngått, vil faktureringsprosessen automatisk generere elektronisk faktura i stedet for å skrive ut blanketter. Løsningen for eFaktura er også 100% integrert med rutine for AvtaleGiro.

Fakturering

  • Fleksibel prosesstøtte for internfakturering 
  • Effektiv datafangst av fakturagrunnlag 
  • Gir bedre oversikt og kontroll 
  • Langsiktig løsning

eFaktura

  • Kort vei til totalintegrert fakturaløp 
  • Sparer kostnader til fakturaproduksjon, papir og porto 
  • Tilfredsstiller innbyggernes forventninger 
  • 100 % integrert med AvtaleGiro

Les mer om fakturering

Innfordring

Fordringsadministrasjon er en sentral del av økonomistyringen i en virksomhet, og er blant annet viktig for likviditeten. Noen velger å la oss håndtere sakene som overføres til inkasso. Andre velger å benytte en ekstern innfordringspartner som knyttes til vårt adapter for innfordring. Da automatiseres dataflyten mellom det eksterne innfordringssystemet og økonomisystemet, slik at administrasjonen blir mest mulig effektivt.

Fakturabehandling

Med en integrert løsning for fakturabehandling blir alle inngående fakturaer håndtert på en effektiv og sikker måte. Både papirfakturaer og elektroniske fakturaer rutes inn i en og samme løsning, og gir dere full oversikt og kontroll. Løsningen er rask å implementere, og krever beskjeden opplæring ute i organisasjonen.

Leverandørfakturaen gjøres tilgjengelig i Fakturabehandling, enten ved at papirfaktura blir skannet og tolket, eller ved at elektroniske faktura leses inn automatisk via importmodulen for elektronisk faktura. Hvis reglene krever det, blir fakturaen sendt ut til elektronisk saksbehandling i et webgrensesnitt for kontering, attestering og anvisning.

Erfaringer fra Kristiansand kommune.

Kristiansand kommune har oppnådd betydelige besparelser gjennom sitt program for helautomatisk fakturabehandling.  

Les mer om erfaringene fra Kristiansand kommune. Last ned PDF her (596 kB)

Integrert fakturabehandling

  • Ferdig konterte bilag overføres automatisk til økonomisystemet
  • Integrasjon med innkjøpsløsning gir funksjonalitet for matching med bestilling 
  • Betydelig reduksjon av håndteringskostnadene 
  • Full oversikt og kontroll på inngående fakturastrøm 

Les mer om Fakturabehandling. Last ned PDF her (693 kB)

Les mer om fakturabehandling

Budsjettering

Budsjetteringsprosessen er en sentral, og ofte arbeidskrevende, oppgave i en kommune. Det er mye å hente på å effektivisere dette arbeidet med et avansert og framtidsrettet støtteverktøy for alle fasene av budsjetteringsprosessen, det være seg ordinært årsbudsjett eller økonomiplan. Systemet gjør det enkelt å produsere rapporter for kontroll i budsjettarbeidet. Mulighetene for å lage analyser og simulere, gjør det til et godt verktøy for utarbeidelse av budsjettrammer.

Vår webbaserte budsjetteringsmodul tilbyr et enkelt og intuitivt grensesnitt for registrering av budsjett på web. Dermed blir den manuelle administrasjonen og sammenstillingen av regneark borte. Løsningen effektiviserer avlevering av budsjett tall, og dessuten blir budsjettet sammenstilt og akkumulert fortløpende. 

Budsjettering 

  • Effektiviserer budsjetteringsarbeidet
  • Gode rapporter gir bedre oversikt og kontroll over kommunens økonomi 
  • Fleksibel inndeling i budsjettansvar og områdestruktur 
  • Valgfrihet i forhold til budsjetteringsnivå


Webbasert budsjettering

  • Tilgjenglighet gir enkel avlevering av budsjett tall i alle virksomheter
  • Effektiviserer sammenstilling og rapportering i budsjettprosessen 
  • Trygg og sikker lagring av avleverte budsjett tall 

Les mer om Visma Enterprise - eBudsjett. Last ned PDF her (782 kB)

Les mer om budsjettering

Avstemming på web

Visma Enterprise Avstemming er en integrert modul til Visma Enterprise Økonomi. Løsningen tilbyr god oversikt over alle avstemmingsoppgaver, forenkler arbeidet gjennom automatisering av både import og avstemming av poster.

I tillegg er det søk mot bilag, reskontro og faktura som gjør gjenfinning og lukking av åpne poster mer effektivt. Bilag posteres automatisk og avstemmingsprosessen blir dokumentert og elektronisk lagret på aktuell avstemmingsperiode.

Fordeler

  • Automatisk import av avstemmingsgrunnlag
  • Automatisk avstemming etter definerte regler
  • Effektiv postering av åpne poster
  • Velg faktura eller kontering – resten er automatisert

Les mer omVisma Enterprise - Avstemming. Last ned PDF her (449 kB)

Les mer om avstemming

Anlegg og avskrivning

Visma Enterprise Anlegg er en egen modul i Visma Enterprise Økonomi. Den gir oversikt over virksomhetens eiendeler og utfører avskrivninger i henhold til «KOSTRA» i virksomhetens økonomisystem.  

Mange kommuner bruker fremdeles manuelle løsninger og regneark knyttet til registrering og oppfølging av eiendeler, og til beregning av avskrivninger. Vår løsning for anlegg og avskrivning gir oversikt og utfører avskrivningene direkte i økonomisystemet, i henhold til Kostra. Løsningen er bygget opp slik at den både støtter de rutinene som offentlige virksomheter må følge som følge av offentlig regelverk, samtidig som den letter og automatiserer dette arbeidet.

Regelverket krever at de regnskapsførte avskrivninger blir fordelt på riktig Kostra-funksjon, noe løsningen bidrar til. Alle transaksjoner vedrørende anskaffelser, kjøp, salg og avskrivninger blir automatisk oppdatert i virksomhetens driftsregnskap og balanse i henhold til de gjeldende regnskapsreglene. Oversikten over virksomhetens eiendeler vil man finne i løsningen. Alle transaksjoner gjelder vedrørende de enkelte objekter er tilgjengelig, både akkumulert og i detaljer.

"KOSTRA"-håndtering

  • Effektiv håndtering av kapitalkostnader 
  • Gir oversikt og kontroll over eiendeler 
  • Alltid oppdater på regelverk 
  • Alltid tilgjengelig transaksjonshistorikk

Les mer om Visma Enterprise - Anlegg. Last ned PDF her (748 kB)

Les mer om anlegg og avskrivning

Låneforvaltning

Administrasjonen av kommunens låneportefølje krever sitt av manuelle rutiner og oppfølginger. Modulen for utlån gjør det enkelt å etablere og følge opp ulike lån, så som utbedringslån, etableringslån, sosiale utlån. Den er integrert med økonomisystemet og genererer automatisk bilag for alle transaksjoner som medfører regnskapsmessige føringer. 

Innlånsmodulen er et verktøy for effektiv forvaltning av kommunes samlede låneopptak. Det gir bedre oversikt over likviditeten. Løsningen er integrert med systemene for økonomi og budsjettering. Dermed blir alle bilag oppdatert automatisk, og budsjetteringsgrunnlaget optimalt.

Utlån

  • Oversikt og effektiv behandling av hele utlånsporteføljen
  • Automatisk generering av terminvarsler 
  • Integrert med økonomisystemet

Innlån

  • Samlet oversikt over kostnader og likviditet
  • Mulighet for refinansiering og simulering av nye lån 
  • Integrert mot regnskap og budsjett  

Les mer om Visma Enterprise - Inn- og utlån. Last ned PDF her (1 MB)

Les mer om låneforvaltning

Oppdragsstyring

Vår løsning for oppdragsstyring gir en fullstendig og oppdatert oversikt over materialer og fysiske ressurser. Den gjør det også mye enklere å forvalte disse verdiene. Alle ansatte og registrerte objekter er integrert i aktivitets- og ressursstyringen, og løsningen tilbyr funksjonalitet knyttet til time- og materialbruk, fakturering og rapportering. 

Funksjonaliteten følger en logisk arbeidsflyt for oppdragshåndtering, og timefangst kan skje fra både håndterminaler og PC. Løsningen er integrert med økonomi, fakturering og lønn. Automatiske varslinger og påminnelser om oppgaver som oppfølging av vedlikehold, tilstand, reparasjoner, forsikringer m.m. sikrer kommunen en bedre oversikt over bruk, utnyttelsesgrad og lønnsomhet.

Effektiv håndtering av oppdrag og verdier

  • Full oversikt over materiell og verdier
  • Effektiv styring av aktiviteter og ressurser
  • Integrert med fakturering, regnskap og personal

Les mer om oppdragsstyring. Last ned PDF her (2 MB)

Les mer om idrettshaller og utleieforhold. Last ned PDF her (1 MB)

Les mer om oppdragsstyring

Innkjøp

Innkjøp omfatter hele prosessen fra en bestilling/ordre skapes til varemottaket er registrert. For å kunne oppnå gode effektivitetsgevinster må systemet automatisere følgende rutiner: kontering, godkjenning, bestilling, ordresvar og registrering av varemottak. Dette skjer gjennom en brukervennlig webløsning, slik at all registrering og saksbehandling kan utføres ute i virksomheten, hvor behovet oppstår.

I tillegg til å spare tid og kostnader på selve rutinene, gir løsningen også høy avtalelojalitet, noe som reduserer kostnadene ytterligere. En velfungerende innkjøpsløsning gir også bedre kontroll og kvalitet i innkjøpene, siden ingen bestillinger blir sendt til leverandørene før de er ferdig kontert og godkjent. Gjennom integrasjoner med økonomisystemet og fakturabehandlingene er det mulig å realisere en helelektronisk innkjøpsprosess, fra behov oppstår til faktura er godkjent. 

Løsningen er sømløst integrert med vårt økonomisystem og har i tillegg en logistikkmodul som dekker intern- og eksternhandel, samt avdelingsvis lagerstyring og bruk av strekkoder.

Innkjøpsløsningen har

  • Enkel statistikk og rapportering 
  • Elektronisk dokumentutveksling (EDI)
  • Fullintegrert med fakturabehandling for effektiv dokumentflyt 

Les mer om Visma Enterprise - eHandel. Last ned PDF her (848 kB)

Les mer om innkjøp

Anbudsstyring

Gjennomføring av konkurranser og anbud er tidkrevende prosesser i det offentlige. Vår løsning for konkurransegjennomføring effektiviserer og kvalitetssikrer dette arbeidet. Dette gjør den blant annet gjennom å tilrettelegge for standardisering og gjenbruk av informasjon. I tillegg bidrar den til etterlevelse av loven om offentlige anskaffelser, samt virksomhetens egne prosedyrer for anskaffelser. Løsningen kan brukes både for innhenting av tilbud ved mindre anskaffelser, og for gjennomføring av alle typer store, komplekse anskaffelser. 

Løsningen er webbasert og understøtter alle de prosedyrene som det er tillatt å benytte ved offentlige anskaffelser. Verktøyet gjør det mulig å etterprøve alle ledd i anskaffelsesprosessen, noe som vil føre til økt gjennomsiktighet. Ikke minst legger verktøyet til rette for at hele prosessen kan gjennomføres elektronisk, papirløst og enkelt.

Fordeler med konkurransegjennomføringsverktøy

  • Bedre, enklere, sikrere 
  • Effektiviserer administrasjonen og automatiserer rutinene 
  • Prisgevinster 
  • Eliminerer feil og gir full kontroll gjennom elektronisk sporbarhet
  • Gjenbruk av data gjennom integrasjon med løsninger for elektronisk innkjøp og fakturabehandling

Les mer om anbudsstyring. Last ned PDF her (530 kB)

Les mer om anbudsstyring

Kontraktstyring

Når kontraktene er inngått skal de administreres og følges opp. Vår løsning for kontraktsstyring er et innholdsrikt verktøy med funksjonalitet som muliggjør enkel og effektiv publisering av inngåtte avtaler, slik at alle brukere i virksomheten som er berørt av de respektive avtalene får tilgang til informasjon om avtalene og hvilke leverandører som skal benyttes. Brukertilgangen kan styres etter roller, brukersteder, leverandører og avtaler.

I tillegg til at det gjør avtaleadministrasjonen enklere for de ulike brukerne, er det mulig å samhandle elektronisk rundt evalueringer og reforhandlinger.

  • Sikrer avtalelojalitet og beste pris 
  • Forenklet avtaleadministrasjon 
  • Full oversikt over porteføljen 

Les mer om kontraktstyring. Last ned PDF her (530 kB)


Les mer om kontraktstyring

Visma Community er vårt nettsamfunn for kunder. Her informeres, diskuteres og deles praktiske tips om programvare og fag. Er du kunde? Bli med i Visma Community i dag!