Digitalisering ga fire kommuner en bedre skolehverdag

Få 8 gratis tips til digitalisering og gevinstrealisering

Kommunene pålegges stadig større krav til dokumentasjon og rapportering, og skolene er intet unntak. Med digitalisering lettes arbeidsbyrden for lærere, administrasjon og merkantile - samtidig som dialogen mellom skole og hjem blir bedre.

Skolene i Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal (gjerne kalt SÅTE-kommunene) hadde den samme digitale utfordringen som mange andre skoler i norske kommuner:

Bergen kommune - Alette Hilton
Øivind Stengrundet i Trysil kommune

- Vi hadde et gammeldags system der brukerterskelen var veldig høy for det administrative personellet. I tillegg hadde vi en hybrid løsning med litt lokalt og litt ute i skyen. Det gjorde det utfordrende med oppdateringer siden vi måtte stenge systemet, og det krevde mye ressurser i forhold til testing og mye manuelt arbeid. Hver gang det kom en ny fagkode måtte vi oppdatere manuelt, så det var lite automatikk. Alt i alt var det veldig ressurskrevende, forklarer systemansvarlig skole i Trysil kommune, Øivind Stengrundet.

- Hva tror du er årsaken norske skoler generelt sett ofte henger etter med digitalisering?

- Det kan skyldes at man mangler sentrale ressurspersoner som kan styre utviklingen. Dessuten er det vanskelig å frigjøre personer til kursing - du har noen få planleggingsdager, men der er det allerede mye som skal inn. I tillegg er kommuneøkonomien generelt ganske stram. Det har ført til at etterslepet har blitt stort, så det har blitt kostbart å digitalisere siden man ikke har tatt det gradvis underveis.

Felles IKT-system for skolen

SÅTE-kommunene har gått sammen om et nytt felles IKT-system, blant annet for skolen, med Trysil som vertskommune. Det betyr at alle som jobber med IKT er ansatt der, uavhengig av hvilken kommune de egentlig jobber i.

- Dette gir oss stordriftsfordeler. Vi er få innbyggere i noen av kommunene, og ved å samarbeide får vi flere som er involvert. Vi kan avlaste hverandre og får et større fagmiljø. Og vi kan få rabatterte priser ved innkjøp fordi vi blir en større og mer slagkraftig enhet overfor leverandører, sier Øivind.

Til grunn for de fire kommunenes satsing ligger en klar digitaliseringsstrategi.

- En av de viktigste oppgavene for oss er å gjøre ting personuavhengig og flytte driften bort fra egne lokaler og inn i skytjenester. Vi vil ha mobilitet, og dette er et prinsipp vi har styrt etter.

Vi vil ha mulighet til å jobbe uansett hvor vi er, og den friheten får vi med skytjenester.

Alle blir mer effektive

Det de ifølge Øivind bruker mindre tid på nå er blant annet oppgaver som har blitt automatisert, som oppdateringer av personopplysninger.

- Dessuten er det færre oppgaver som utføres av bestemte personer: Tidligere var merkantilt ansatte de som gjorde nesten all jobb. Nå har lærerne mulighet til å gjøre det selv uten å være avhengig av andre for å få utført jobben sin.

- Noen vil kanskje si at lærerne har nok å gjøre fra før?

- Da er vi nøye på å understreke at lærerne ikke må gjøre mer, men de har mulighet til å gjøre det uten å måtte vente på at andre gjør det for dem.

La vekt på brukervennlighet

Digitaliseringen av SÅTE-kommunenes tjenester har, i tillegg til at de har fått færre leverandører å forholde seg til, gitt mange gevinster på effektivitet, økonomi, kostnader, tilgjengelighet og ressursbruk.

- Vi har også blitt mye flinkere på andre fellesområder i kommunen. Nå skal alle kjøre samme system innen helse, økonomi og så videre. Vi skal ha felles systemer som letter opplæring, og det er lettere å få hjelp fra andre kommuner. Ved for eksempel sykemelding kan vi få hjelp fra andre kommuner fordi de allerede har kompetansen på systemet. Dessuten er det tidsbesparende, og det frigjør administrasjon til mer pedagogiske oppgaver, sier Øivind.

- Hvorfor valgte SÅTE Visma Unique som leverandør til dette prosjektet?

- Det vi var opptatt av og la stor vekt på i anbudet da vi skulle velge ny leverandør var særlig brukervennlighet. Utfordringer med tanke på opplæring og store geografiske avstander, gjorde at vi valgte Visma Flyt Skole på grunn av den intuitive brukerflaten - det er en klar og tydelig logikk i alle oppgaver. Det er gjenkjennbart både for foreldre, lærere, SFO-ansatte og administrasjon - alle ser det samme bildet. Innsynsmulighetene for foresatte er også veldig tiltalende - de kan følge med på alt fra karakterer til fravær og anmerkninger.

Øivind forteller at de har fått veldig bra oppfølging fra Visma hele veien.

- Det er veldig trygt å ha en fast prosjektleder, og en fast ressursperson som har kjørt alt av kurs og nettmøter. Det er fint med direkte kontakt isteden for bare å treffe en vilkårlig person.

Enkelt å komme i gang - enkelt å bruke

Visma Flyt Skole fungerer på den måten at du logger deg på en nettside.

- Den er rollebasert så du får kun tilgang til det din rolle tillater deg å se: En lærer vil se noe annet enn rektor. Det gjør det trygt med tanke på personvern, sier Øivind.

Alt ligger i skyen, så det er ingen lokale installasjoner. Du kan bruke Visma Flyt Skole på pc, nettbrett og smarttelefon, slik at du kan føre fravær på mobilen om du ønsker det.

- Jeg vil også gi skryt for supportmulighetene. Det er noe som heter Visma Community der du kan diskutere med andre brukere. Du kan utveksle løsninger og stille spørsmål, og supportavdelingen til Visma er inne og svarer. Du kan også melde inn endringsønsker, og så ofte som hver fjortende dag kan det komme nye funksjoner på plass.

Av skoleadministrative verktøy kan du i tillegg til fravær, føre opp karakterer og anmerkninger, samt dokumentasjon og rapportering.

- Visma Flyt Skole har en innebygd meldingstjeneste der du kan sende SMS eller epost til foreldre. All dokumentasjon blir lagret per elev, og det kan sendes til arkiv med et tastetrykk. Så dokumenteringen er veldig godt ivaretatt.

Ifølge Øivind er Visma Flyt Skole veldig enkelt, har en lav brukerterskel og en klar logikk.

- De som har brukt litt ulike datasystemer vil kunne ta det med en gang. Vi brukte to timer per skole på planleggingsdager, med én times opplæring og én time for å sørge for at alle ligger inne med riktige roller - og så var vi i gang.

Og Visma Flyt Skole har ført til mindre papir og mer effektivitet.

- Vi har blitt kvitt mange papirløsninger - blant annet måtte føring av anmerkning tidligere gjøres i papirform, og så måtte vi gi beskjed til kontaktlærer, som da kunne gå inn og lese papirprotokollen. Når vi gjør en anmerkning i dag sendes det umiddelbart en epost til kontaktlærer om hvilken elev det gjelder, hva som har skjedd og hvem som har ført anmerkningen, forklarer Øivind før han avslører et velkjent problem på norske skoler:

- Nå slipper vi å løpe rundt og lete etter hverandre.

Alt er tilgjengelig på ett sted

Øivind og de andre IKT-ansatte i SÅTE-kommunene setter stor pris på Visma Flyt Skole og hva det har gjort for dem. Men hva sier de som tross alt bruker det mest, nemlig lærerne?

- De virker veldig fornøyd, og der det i begynnelsen var litt skepsis i forhold til nye oppgaver opplever vi nå en glede over nye muligheter.


Merkantile har blitt fratatt en god del utskrifts- og listejobb - lærerne har blitt mer selvstendige og ordner heller opp i dette selv.

- Er Visma Flyt Skole noe du anbefaler andre kommuner å ta i bruk?

- Ja, absolutt. Og kanskje spesielt på ledernivå: Det er enklere for rektor å følge med på fravær og lignende, siden alt ligger digitalt tilgjengelig til enhver tid. Det samme vil også gjelde for skoleeieren - du kan gå inn på alle skoler og hente all statistikk fra ett sted, avslutter Øivind.

Last ned vårt dokument og få tips om digitalisering og gevinstrealisering innen kommunal sektor.
Last ned 8 tips

Lurer du på hvor enkelt det er å bruke Visma Flyt Skole?
I så fall kan du bestille en uforpliktende demo.

Bestill demo



team ikon

Om Visma Unique

Norske kommuner digitaliserer sine tjenester i samarbeid med Visma Unique.

Våre løsninger til kommunal sektor forenkler administrative prosesser og arbeidsprosesser knyttet til tjenesteproduksjon.

Løsningene understøtter det meste en kommune driver med, blant annet:

Se mer


Klikk for å dele innhold
 

Analysetjeneste fra Facebook

Denne kampanjesiden benytter en analysetjeneste fra Facebook som gjør det mulig for Visma å målrette annonser til besøkende som har en Facebook konto. Om du ikke ønsker denne type annonsering kan du slå av denne funksjonaliteten i din Facebook profil. Les mer.