Kristiansand kommune vil spare millioner på å digitalisere tjenestene

Få 8 gratis tips til digitalisering og gevinstrealisering

Norske kommuner henger etter både det private næringsliv og staten når det gjelder gevinstanalyser og gevinstrealisering av digitale tjenester for innbyggerne sine.

Det finnes likevel hederlige unntak. Et av dem er Kristiansand kommune, som har funnet ut at de vil bli mer effektive og få bedre økonomi når de velger å digitalisere innbyggertjenestene sine.

Ifølge sin egen rapport Gevinstanalyse av Helse og Sosialsektoren i Kristiansand kommune ifm. innføring av SvarUt laget av Miroslav S. Takev, forteller kommunen at de ønsker å sentralisere og digitalisere tjenestene de tilbyr til brukerne. De er i dag digitale på mange områder, men kan bli bedre i måten de bruker systemene på.

Kommunen mener selv at innføring av digitale innbyggertjenester bidrar til høyere effektivitet, bedre arbeidsprosesser og raskere utveksling av informasjon.

Og nettopp av den grunn har Kristiansand kommune satt fokus på gevinstrealisering.

Kristiansand kommune - Venke Åmlid Nyhus
Venke Åmlid Nyhus i Kristiansand kommune

- For at jeg skal kunne forsvare investeringen vi gjør må jeg kunne vise til gevinster, som for eksempel en bedre og mer effektiv tjeneste for innbyggerne våre, sier Venke Åmlid Nyhus, IKT-rådgiver i Kristiansand kommune.

- Vi kan ikke bare sette i gang uten å verifisere at det vil gi oss noe tilbake økonomisk, kvalitativt og omdømmemessig. Derfor har vi et stort fokus på dette, og vi skal gevinstrealisere alle våre IKT-prosjekter fremover.

Digital Post er raskere og mer effektiv

Et av tiltakene Kristiansand kommune har som mål å gjennomføre er å få innbyggerne over på Digital Post

- Det vi ser er at vi bruker fem minutter per brev fra vi trykker på print til det er frankert, hvilket tar tid for alle saksbehandlere. I tillegg har vi ikke lov til å sende vedtak på epost. Brev er lov, men vi bruker tid og kostnader. Og dessuten er det jo miljøhensynet. Kristiansand kommune har fokus på miljø, og da må vi redusere papirbruken så mye som mulig.

Med Digital Post kan de ansatte sitte på kontoret og trykke send, og så går det automatisk og direkte ut til den respektive brukeren.

- Har de digital postkasse får de den med en gang. Har de Altinn, og den ikke blir åpnet innen 48 timer så går det til print - og de får det i posten.

Den store fordelen for oss i kommunen er at vi slipper print, pakking og det meste av portoutgiften.

- Hvorfor valgte dere Digital Post fra Visma til dette?

- Vi har valgt det fordi vi bruker Visma-produkter fra før, blant annet Digitalt Arkiv, Visma Omsorg Profil og Visma Barnevern Familia. Koblet sammen tror vi det vil fungere smertefritt.

Bestill uforpliktende demo av Visma Arkiv og Digital Post idag.

SvarUt - enkelt i bruk

De som i første rekke skal ta Digital Post i bruk er helse og omsorg, og barnevernet kommer i gang om ikke lenge. Etter det kommer turen til flyktning og voksenopplæring, forteller Venke.

- Alle disse fire områdene går jo på Visma Uniques kjerne. I tillegg kjører kommunen det administrative saksbehandlingssystemet på SvarUt allerede. Målet er å tilby SvarUt til alle kommunens innbyggerne uansett hvilken henvendelse du gjør til oss.

Kristiansand kommune bruker KS SvarUt, som er en skytjeneste. Det betyr at det er ingen lokale installasjoner.

Løsningen er laget for kommuner og fylkeskommuner og formidler digital post til innbyggere, og offentlig og privat næringsliv. KS SvarUt ivaretar også kravet om samtykke i henhold til eForvaltningsforskriften.

Men så er jo spørsmålet: Var dette vanskelig å komme i gang med og bruke for de ansatte i kommunen? Det kan Venke avkrefte:

- Nei, det er jo egentlig bare å trykke på en knapp, så for en saksbehandler er det kun en endring i vane. Det som er endringen er de som skal drive med kontrollen - man må lære opp noen til å ha en kontrollfunksjon. Systemmessig er det ikke den store utfordringen, slik at som med Digitalt Arkiv regner vi ikke med at dette heller blir det store utfordringen.

Digitale tjenester sparer tid

- I gevinstanalysen har kommunen i første omgang sett på effektivitet, kvalitet, digitalisering og økonomi, forklarer Venke. 

Analysen forteller at

  • Det vil effektivisere saksbehandlingen: Vi vil bruke mindre tid, og brev vil komme raskere ut til brukeren
  • Det vil gi en kvalitetsgevinst: Vi tror dette gir økt brukervennlighet internt og eksternt
  • Det vil gi økt digitaliseringsgrad: Vi forventer tjenesten gir økt kvalitet og tilgjengelighet i tjenesten for innbyggerne, og at sikkerheten i forsendelsene øker.

I en hektisk hverdag er tid et knapphetsgode. Ifølge Venke var således en av konklusjonene i gevinstanalysen svært gledelig.

- Tid er den største besparelsen, men det er ikke dermed sagt vi skal si opp folk. Det handler om å spare noen minutter her og der, så det vi håper er at arbeidshverdagen for saksbehandlerne skal bli lettere - de har jo mye å gjøre. Vi ønsker å kunne tilby bedre tjenester til samme pris, og vi ønsker å nå flere på samme tid.

Dette blir også påpekt i It i praksis 2016: “90 prosent av virksomhetene i offentlig sektor i høy eller noen grad oppgir at de har oppnådd økt kvalitet i sine virksomhetsprosesser gjennom IKT-investeringer, mens 84 prosent har oppnådd effektivisering. Problemet er at selv om 84 prosent har oppnådd effektiviseringsgevinster har kun 51 prosent oppnådd faktiske kostnadskutt og kun 25 prosent redusert sin bemanning som følge av IKT-investeringene.”

- SvarUt kan gjøre at de faktisk klarer å komme seg gjennom bunken på pulten på en dag med de ressursene de har, uten at vi må ansette flere.

Det vi ønsker med all digitalisering er å lette arbeidsbelastningen. Vi ønsker å kunne tilby bedre tjenester til innbyggerne med de ressursene vi har i dag.

Andre gevinster er reduserte portoutgifter og lavere transportutgifter, og ikke minst er det bedre for miljøet desto flere digitale tjenester kommunene kan tilby.

Konkrete tall på sparing

At det er mye penger å spare på å digitalisere Kristiansand kommunens tjenester for innbyggerne er gevinstanalysen et godt bevis på. Venke sier at rapporten er helt konkret på hvilke besparelser de får.

- Hvis alt går som planlagt i SvarUt-tjenestene har vi en estimert besparelse med Digital Post på 928 000 kroner for Visma Omsorg Profil. Hvis alt i SvarUt Profil går til print er den estimert til 770 000. Men vi har jo ikke tatt høyde for kostnadene til kontroll.

Med et snitt på 1500 Profil-brev i måneden er det klart at når flere tjenester blir inkludert, vil også gevinstene bli mye større.

- Med SvarUt for Visma Barnevern Familia er den estimerte besparelsen med Digital Post på 710 000, mens for print er den på 593 000.

I dette regnestykket er lisenskostnadene for fagsystemet trukket fra, og det er heller ikke her tatt høyde for kontrollkostnader.

Innbyggerne ønsker flere digitale tjenester

Med innføring av Digital Post håper Venke at kommunens ansatte skal føle at de får bedre tid til innbyggerne. Et godt argument for digitalisering i både Kristiansand og andre kommuner er hva innbyggerne sier og ønsker.

- De som er ansatt på dokumentsenteret hos oss får stadig flere henvendelser fra brukere som ønsker digitale brev. Mange lurer på hvorfor de ikke får digitale brev fra for eksempel helse og omsorg, så dette er faktisk etterspurt av innbyggerne, sier hun.

Hun mener at flere kommuner nå bør komme raskt på banen med gevinstanalyser av nye digitale tjenester som vil gjøre hverdagen enklere for både ansatte og innbyggere.

- Digital Post er fremtiden. Det kommer til å bli forventet av innbyggerne i stadig større grad, så jeg ser ingen grunn til at kommunene skal utsette dette, konkluderer Venke.

Last ned vårt dokument og få tips om digitalisering og gevinstrealisering innen kommunal sektor.
Last ned 8 tips

Lurer du på hvor enkelt det er å bruke Visma Flyt Arkiv og Digital Post? Bestill en uforpliktende demo idag.

Bestill demo

team ikon

Om Visma Unique

Norske kommuner digitaliserer sine tjenester i samarbeid med Visma Unique.

Våre løsninger til kommunal sektor forenkler administrative prosesser og arbeidsprosesser knyttet til tjenesteproduksjon.

Løsningene understøtter det meste en kommune driver med, blant annet:

Se mer


Klikk for å dele innhold
 

Analysetjeneste fra Facebook

Denne kampanjesiden benytter en analysetjeneste fra Facebook som gjør det mulig for Visma å målrette annonser til besøkende som har en Facebook konto. Om du ikke ønsker denne type annonsering kan du slå av denne funksjonaliteten i din Facebook profil. Les mer.