Kundecase Øvre Eiker kommune

Få orden i huset

Alle med ansvar for penger, fag og folk er ledere i Øvre Eiker kommune. Samtlige har tilgang på Vismas nye ledelsesverktøy, Visma Enterprise BI.

– Vi anbefaler det. Det er brukervennlig, med en lett og tilgjengelig oversikt, forteller kommuneledelsen.

Øvre Eiker kommune i Buskerud har definert 2016 som Analyseåret. Kommunens nye rådmann Trude Andresen, er brennende engasjert i digitalisering på mange plan. Hun ønsker ikke at jobben som leder skal bestå i å lete frem data.

– Vi vil at alt skal gå raskt i dag, sier hun.

Som ledd i dette, har kommunen skaffet det nye verktøyet, Visma Enterprise BI. Den moderne løsningen formidler oppdatert informasjon om økonomi, lønn og personal, innkjøp, og etter hvert også mange av organisasjonens fagområder.

– Med denne nye løsningen øker vi kvaliteten og reduserer tidsbruk på ledernes daglige oversikt. Vi hadde ikke denne type verktøy fra før. Kommuneøkonomien har strammet seg, og behovet for enkel og god styring blir viktigere. Vi i Øvre Eiker er opptatte av smarte og enkle løsninger, sier rådmannen.

Stort potensiale

Som pilot for den nye Visma løsningen har Øvre Eiker kommune vært tett på utviklingsprosessen og vesentlige bidragsytere til produktet slik det fremstår idag. Pilotprosjektet ble igangsatt i september i fjor. Siden slutten av februar har imidlertid BI- løsningen vært implementert i hele kommunen. I alt har 80 ledere og ansatte i sentral administrasjonen nå tilgang. Alle ledere har ulike tilganger inn i systemet, og ingen ser mer enn sitt eget ansvarsområde. Sentraladministrasjonen har tilgang på data for hele kommunen.

– Vi har fått til mye bra i dette pilotsamarbeidet, som vil gjøre det enda raskere å komme igang for alle de andre kommunene som nå er i startfasen, sier Anders Elvekrok, controller. Visma Enterprise BI, er først og fremst et ledelsesverktøy basert på tall fra andre Visma løsninger. Informasjon fra alle deler av virksomheten, gir et massivt analysegrunnlag av strategisk styringsinformasjon fra første dag.

Standardløsningen har nøkkeltall for fravær, bemanning, innkjøp og budsjettkontroll. Visma utvikler løsningen kontinuerlig, blant annet med å få inn nøkkeltall fra flere fagsystemer fra programporteføljen, som for eksempel Skole, Omsorg og Flyktning og Voksenopplæring.

– Det blir stadig bedre, og vi er veldig fornøyde. Visma Enterprise BI er allerede viktig for oss, og blir stadig mer strategisk nå når enda flere fagområder blir dekket, samt at KOSTRA-nøkkeltall blir inkludert i løsningen, sier Toril V. Sakshaug, økonomisjef i Øvre Eiker kommune.

Se Øvre Eiker dele sine erfaringer innen digitalisering.

Tydelig presentasjon

Kommunehuset
Kommunehuset Øvre Eiker kommune

I Visma Enterprise BI får enhetsleder et visuelt statusbilde av måleparametere presentert i delikate og brukervennlige dashbord og rapporter. På startsiden er en forenklet sammenstilling av sentrale nøkkeltall i sanntid, presentert i fargekodene rødt for negativt og grønt for positivt. Dette bildet er stadig i endring, og gir derfor en dagsaktuell status på virksomhetens viktigste styringsområder. Oversiktsbildet er godt egnet til ulike presentasjoner, f.eks. på personalmøter.

– Det gir rask oversikt, samtidig som man ved behov kan grave dypere i tallene i de andre fanene. Vi tror lederne føler at de har bedre og enklere oversikt enn tidligere. Den følelsen blir nok forsterket jo høyere opp i systemet du kommer, og med mer komplekse avdelinger, forteller de to.

De fleste tilbakemeldingene kommuneledelsen får, går ut på at grafene gir enklere overblikk enn å sette seg ned for å lese tallrekker. Spesielt ser kommunens personalavdeling store besparelser, blant annet innen sykefravær, bemanning og turnover.

– Det har vært særlig nyttig å få en visuell presentasjon av sykefraværet. Det gir trygghet å vite hvordan det ligger an og se utviklingen kontinuerlig. Vi ser fraværet ned på ukedag-nivå, og kan måle mot eget mål. Med utgangspunkt i hver avdelings mål, genereres kommunens totale sykefraværsmål, forteller økonomisjefen.

Sakshaug mener også at styringsverktøyet gjør at den enkelte leder gjør mer for å nå målet.

– Det blir litt sånn «nummer på brystet». En vil klare å følge det opp. Det er i lederoppgaven å ha orden i huset sitt, sier hun.

Tilpasset kommunesektoren

Lederne i kommunen ser løsningen som todelt, på den ene siden dashbord med grafisk fremstilling av nøkkeltall, mens den andre delen består av standardrapporter med mange muligheter for å “redigere” rapportene for å få frem de detaljene som den enkelte leder har behov for.

Med mange standard nøkkeltall (KPI-er) laget spesielt for kommuner, er det enkelt å komme i gang med styringsverktøyet. I tillegg er det gode muligheter for å sette opp egne rapporter, og lage egne dashbord med nøkkeltall som ikke ligger i dagens standardløsning.

Toril Sakshaug - Økonomisjef i Øvre Eiker kommune
Økonomisjef / Øvre Eiker kommune - Toril Sakshaug

– For å utnytte mulighetene rapportene gir kreves det litt trening. De har et Excel-liknende oppsett, forklarer Sakshaug.

Løsningen til Visma er basert på MicroStrategy, mobil programvare og den mest moderne skyteknologi som finnes. Dette gjør løsningen lett tilgjengelig for brukere hvor og når som helst.

– MicroStrategy-plattformen er et solid verktøy med gode muligheter for enkel distribusjon, sier Elvekrok. Jeg har blant annet laget et dashbord for skolene med oversikt over sykefravær hvor fraværet er splittet mellom sykefraværet til SFO og skolene. Detaljer som navn på ansatte, er også med. I tillegg har jeg laget ulike rapporter, for ulike avdelinger, forteller han. Spesialdashbord og rapporter distribueres i løsningen kun til aktuelle ledere.

Mange BI-løsninger er preget av høy kompleksitet, mange integrasjoner og mye skreddersøm. Med Visma Enterprise BI får virksomheten derimot en enkel standardløsning for styringsinformasjon, som er klar til bruk. Man kommer raskt i gang med det viktigste, så kan man skreddersy mer etter hvert.

– Vi vurderte flere typer verktøy. Men at Visma Enterprise BI lå i Visma-portalen som alle kjenner fra før, ble avgjørende for oss. Informasjonen er hentet fra ulike Visma produkter og det meste har alltid vært tilgjengelig, men informasjonen har vært vanskeligere tilgjengelig enn i BI. Nå har vi veldig raskt et oppdatert øyeblikksbilde hver dag, avslutter økonomisjefen.

Hvorfor Øvre Eiker kommune velger Visma Enterprise BI

  • Gir trygghet i lederrollen.
  • Gir rask oversikt og enkel oversikt over komplekse og fragmenterte data
  • Standardiserte KPIer og nøkkeltall for kommuner
  • God fleksibilitet i programvare. Den enkelte kommune kan lage skreddersøm inn i et eksisterende system.
  • Ser hvor du ligger an i sanntid, opp mot egne oppsatte mål.
  • Raskt og enkelt å komme i gang med det viktigste
  • Nøkkeltall fra andre dataløsninger kan presenteres i BI

Last ned vårt dokument og få tips om digitalisering og gevinstrealisering innen kommunal sektor.

Last ned 8 tips


Analyseåret 2016 for Øvre Eiker kommune

Toril Sakshaug deler Øvre Eiker kommunes erfaringer innen digitalisering.

team ikon

Visste du?

Integrert program

Fagløsningen Visma Enterprise BI er i hovedsak basert på data fra Visma løsninger, som den enkelte virksomhet allerede benytter seg av. Det er også mulig å hente ut data fra andre systemer. BI henter ut nøkkeltall fra disse programmene. Per i dag inkluderes Visma Enterprise-løsningene Økonomi, Lønn & Personal, Fakturering og Innkjøp. Nå knytter Visma opp løsningene for Visma Omsorg Profil, Visma Flyktning og Voksenopplæring, Visma Flyt Skole, med flere.

Om Visma Unique

Norske kommuner digitaliserer sine tjenester i samarbeid med Visma Unique.

Våre løsninger til kommunal sektor forenkler administrative prosesser og arbeidsprosesser knyttet til tjenesteproduksjon.

Løsningene understøtter det meste en kommune driver med, blant annet:

Se mer


Klikk for å dele innhold