Enklere og raskere i nord
Også små kommuner trenger styring.
Nordkapp kommune har innført Visma Flyt Ressursstyring i hele kommunen. Det har ført til forutsigbar lønn, bedre timestyring og fleksibel oversikt for både ansatte og arbeidsgiver.
– Lenger nord i dette landet kommer du ikke, sier IKT-konsulent Martin Gaare Norges i nordligste kommune, Nordkapp, der de rundt tre tusen innbyggerne er kjent for sin gjestfrihet. Det kommer godt med når turister fra hele verden strømmer til stedet. Antallet cruiseanløp er for eksempel bare slått av Bergen og Geiranger.
– Vi er ikke noen stor kommune. Men som i alle andre kommuner, må alt fungere, både helse, skole og teknisk drift. Dette er kanskje spesielt viktig for oss som tar imot så mange turister hvert år.
En viktig grunn til at kommunens drift har blitt bedre de siste årene, er Visma Flyt Ressursstyring. Som IKT- konsulent i kommunen har Martin Gaare vært sentral i å få systemet opp å stå.
– Vi har et lite IKT-team på fire personer med kontorplasser på Rådhuset i Honningsvåg. Der er vi organisert under sentraladministrasjonen og server alle sektorene i kommunen. Selv har jeg erfaring med Vismas systemer siden jeg jobbet i helsesektoren for snart ti år siden, sier Gaare som forteller at det var helsesektoren som først tok i bruk Visma Flyt Ressursstyring. Erfaringene var svært gode, og da Gaare begynte i sentraladministrasjonen i 2020, gikk det ikke lang tid før flere tok i bruk systemet også innenfor andre enheter i kommunen.
– Fra 2022 utvidet vi bruken betraktelig. I dag omfatter det nesten alle. Det vil si skole, barnehage, brann og redning, teknisk drift, renhold. Det eneste som mangler er vel noen avdelinger innen helse der de jobber mer dagtid, sier han.
– Hvorfor var det naturlig å utvide fra bare helse til nesten hele kommunen?
– Rett og slett for å kvalitetssikre bedre de prosesser vi har i forbindelse med lønn. Vi hadde tidligere et veldig manuelt system, der timene ble ført på papir, og avdekket etter hvert at det førte til en del avvik. Så da ble det veldig aktuelt å utvide bruken. Vi har til og med utvidet bruken til flyktningtjenesten og introduksjonsstønad. De fører bare timer i systemet for å bekrefte at de har vært på opplæring, sier han.
Foreløpig har de ikke klart å tallfeste økonomiske gevinster, men de ser store forbedringer.
Folk får blant annet utbetalt opptjent lønn i tide. Før kunne en timeliste komme litt sent, men nå ansvarliggjøres både den ansatte og lederen.
– En annen klar gevinst er bedre organisering av vaktlister. I helsesektoren brukes systemet flittig for å sende ut forespørsler om vakter og takke ja til dem via tjenesten. Da ser vi hvor man har behov og hva man mangler, sier han og understreker:
– Dessuten har vi deltidsstillinger hos oss. Noen vil gjerne ha dette, mens andre helst vil øke stillingsprosenten sin. Da har man muligheten å se i systemet hva som ligger vakant og ikke, og prøve å fylle opp mest mulig.
Ettersom helsesektoren hadde brukt systemet i flere år, hadde kommunen mye best practice å bygge på da bruken ble utvidet. I tillegg fikk de inn konsulenter fra Visma.
– Det lærte vi mye av. Selv om disse introduksjonskursene var for andre avdelinger, var det også mye ny og nyttig kunnskap for dem som allerede hadde jobbet med dette i flere år, sier han og fremhever at det er greit å få hjelp fra Visma. Når man melder fra, får man rask respons, og spesielt i periodene i oppstartsfasen, forteller han.
– Hvis vi har strevd med enkelte funksjoner, kobler de seg opp, veileder og forklarer oss gjennom usikkerhetene vi har. Selv om vi er en liten kommune, har jeg opplevd Vismas oppfølging som svært god. Slike systemer er kanskje enda viktigere for de mindre kommunene. Vi har mindre ressurser og derfor større behov for å få effektivisert disse prosessene.
IKT-konsulenten beskriver Visma Flyt Ressursstyring som enkelt, fleksibelt og effektivt, når vi ber ham om å beskrive systemet sett fra hans posisjon.
– Det er enkelt å skjønne hvor du finner det du er ute etter, som timeplanen din, kalenderen din, hvor du finner ledige vakter og svarer på dem. Og så er systemet fleksibelt på den måten at vi får brukt det på tvers av ganske forskjellige avdelinger, sier Gaare og fortsetter.
–Dessuten er det effektivt og oversiktlig. Vi får effektivisert selve lønnskjøringen, med mindre avvik, og det reduserer arbeid med å lage turnusplaner. Systemet varsler deg for eksempel hvis en vakt ikke er i tråd med Arbeidsmiljøloven, og du kan fylle ut fridagene automatisk. Du får ut gode arbeidsplaner og kan se hvilke ressurser som er på jobb og hvilke ressurser som er fraværende, sier han og oppsummerer:
–Vismas systemer er virkelig til god hjelp for oss. Husk, det er jo en like kompleks drift av en kommune selv om den er liten.
Last ned vår gratis guide for enklere turnusplanlegging. Få tilgang til guiden her.
Har du spørsmål om våre løsninger? Vår salgsavdeling hjelper deg gjerne. Gjelder din henvendelse innlogging i en av våre løsninger, ta kontakt med din arbeidsgiver for hjelp til dette.