Utgående fakturaprosess med Visma

Hei! Mitt navn er Ingvar og jeg skal forklare flyten gjennom vår anbefalte fakturaprosess.

Sender ut faktura

Fakturering skjer i Visma Business, WebFaktura, eller et annet fakturasystem som er integrert med Visma.net AutoInvoice og Visma Business.

Efaktura er anbefalt!
Med AutoInvoice kan du sende elektronisk faktura som gir kundene pengene raskt på konto og minimerer feilkilder i prosessen.

Sender ut faktura

La AutoInvoice automatisk velge hvordan fakturaen best kan leveres til mottaker både bedrifter og privat.

Løsningen støtter:

• eFaktura (EHF til bedrifter, og faktura i nettbanken til private)
• Vipps
• Avtalegiro
• PDF i epost
• Brev (løsningen tar hånd om papirutskrift, frankering og forsendelse i posten).

Alt dette støttes automatisk av AutoInvoice

Reskontro oppdateres

Når din kunde sender faktura fra fakturasystemet, vil fakturaen automatisk sendes via Autoinvoice til skyldner, og Visma Business oppdateres automatisk.

Unngå manuell registrering av faktura
Oppnå effektivitet ved at fakturasystemet er automatisk integrert med Visma Business.

Oppdatere innbetalinger

Når faktura blir betalt i tide vil dette automatisk bli oppdatert i Visma Business via AutoPay.

Purreforslag genereres automatisk eller manuelt

Innfordring med fleksibel strenghetsgrad:
Hvis kunden ikke betaler kan du tilby kunden å selv bestemme hvor strenge de vil være i sin innfordringsprosess.

De vil ha ulike preferanser for om og hvordan penger skal kreves inn. Systemet sørger for at du kan være fleksibel overfor dine kunder og velge den løsningen som passer dem.

Valgfri godkjenning av regnskapsfører eller kunde

Visma Business genererer purre/inkassoinformasjon automatisk via AutoCollect, som eventuelt kan godkjennes manuelt av regnskapsfører/kunde.

Det er ingenting i veien for å kjøre alle purringer selv og kun benytte AutoCollect som en helautomatisk inkasso-løsning. Manuell godkjenning gjøres av regnskapsfører eller kunde/kreditor avhengig av tilgang til Visma Business. Vår sterke anbefaling er å bruke AutoCollect for hele prosessen.

Purring overføres og sendes ut

Faktura overføres til AutoCollect for purring (eventuelt inkasso der kreditor ønsker å purre selv). Krav sendes ut og håndteres av et selskap i Visma som er spesialisert i purring og inkasso (Visma Financial Solutions). Purring sendes ut med kreditors bankkonto og KID-nummer fra faktura i Visma Business.

Fordel for ditt regnskapsbyrå
Tilby en profesjonell purring og inkasso uten bruk av egne ressurser. Dette er svært lønnsomt for dine kunder, men også for ditt byrå.

Saks-informasjon oppdateres

Oppnå full kontroll uten manuelt arbeid
Fakturaene er nå tildelt saksnummer, gebyr, rentebeløp, purredato og purrenummer av Autocollect. Dette og andre opplysninger oppdateres nå automatisk på hver enkelt fakturapost i Visma Business.

Innbetalingen behandles og rapporteres

Innbetaling på purringer mottas på vanlig måte via AutoPay. Hendelsen oppdateres automatisk i Visma Business og rapporteres via AutoCollect til Visma Financial Solutions. Det samme gjelder også eventuelle feilinnbetaling av inkassokrav betalt direkte til kreditor. Så slipper du å tenke på dette.

Statusendringer rapporteres

Dersom skyldner ikke betaler sendes ny purring ut med nye renter og gebyrer. Dette skjer selvfølgelig i henhold til avtalen du har gjort med din kunde.

Statusendringer på saker oppdateres løpende og automatisk i Visma Business

Avtaleforhold ved inkasso

Prosessen for overføring til inkasso gjøres i henhold til innfordringsavtalen du har med den enkelte kunde.

Avtalen er unik per Visma Business klient.

Alternativene er følgende:

• Automatisk overføring
• Inkassoliste med automatikk
• Inkassoliste uten automatikk

Inkassoliste godkjennes valgfritt av kreditor eller regnskapsfører. Inkassoliste uten automatikk anbefales normalt ikke.

Feilinnbetaling inkasso

Et gjennomgående problem for de fleste er feilbetalt inkasso, altså at skyldner velger å betale originalfaktura til kreditor i stedet for inkasso-kravet til inkasso-selskapet. Med AutoCollect er dette ikke lenger et problem. For Visma Business rapporterer feilbetalinger inkasso automatisk til Visma Financial Solutions slik at dette problemet er eliminert.

Er det ikke magisk?

Inkasso oppgjør

Når skyldner innbetaler inkassooppgjøret på riktig måte til Visma Financial Solutions vil saken avsluttes. Bokføringsinformasjon og statusendringer vil bli sendt til Visma Business og bokført automatisk både mot reskontro og kostnads-inntektskontoer.

Endelig er pengene på konto og prosessen har gått feiende lett

Er kunden din klar for efaktura? Det finner du enkelt ut i boksen under.

Trykk her for en hyggelig prat om hvordan du kan forenkle fakturaprosessen for dine kunder.

Inngående fakturaprosess med Visma

Hei jeg heter Ingvar, mitt råd til deg som regnskapsfører er å automatisere fakturaprosessen ved å benytte deg av Visma AutoInvoice.

Før vi starter gjennomgangen av inngående faktura vil jeg kort forklare hvorfor.

Mottar faktura/andre dokumenter

AutoInvoice kan motta alle typer fakturaer:

• eFaktura (EHF)
• PDF-fakturaer
• Papir-faktura

Alt leveres direkte inn i Visma Document Center. Da slipper du manuelt arbeid med PDF- og papir-fakturaer. Sørg for at flest mulig av de innkommende fakturaene kommer inn som eFaktura.

Fordelen for deg og din kunde

Din kunde vil få en enklere hverdag med innlevering av mottatte inngående faktura i faste rutiner. I tillegg vil stadig flere fakturaer på den måten gå direkte til Visma Business.

Med mobilappen “Visma Scanner” kan kunden enkelt også sende “andre bilag” via AutoInvoice til deg som regnskapsfører.

Finne leverandør + automatisk kontering

Dersom det kommer en faktura fra en ny leverandør kan du sette opp Document Center til å opprette nye leverandører automatisk.

Mottatte fakturaer vil konteres automatisk ut i fra motkonto på leverandørkortet eller via interimskonto.

Sender til godkjenning

I Document Center har du en regelmotor som kalles AutoFlow. Den kan automatisk sende fakturaen til godkjenning av kunde.

Dette gjør at du som regnskapsfører slipper å gå inn i Document Center for å sende innkommende fakturaer til godkjenning.

Kontrollering og godkjenning av faktura/betaling

Kunde kan enkelt kontrollere og godkjenne fakturaen både på web (Approval) eller mobiltelefon (Manager).

I Approval har kunden full tilgang til kontering av faktura både på hovedbokskonto og avdeling/prosjekt.

La kunden godkjenne og betale samtidig!

Ny funksjon i Approval gjør at kunde nå kan godkjenne og betale i et og samme steg - spart tid og arbeid.

Autooverføre til Visma Business

Dokument Center overfører godkjente fakturaer automatisk til Visma Business

Automatkontering

Alle fakturaer som ikke allerede er kontert vil bli automatkontert mot interimskonto. Dermed kan alle fakturaer oppdateres og gjøres klar for betaling uten manuell behandling.

Fleksibel betaling

Basert på avtale med den enkelte klient, kan følgende skje:

• Visma Business generer automatisk betalingsforslag.
• Visme Business overfører automatisk genererte betalingsforslag til autopay
• Allerede betalingsgodkjente fakturaer (fra approval) sendes rett til bank for betaling.
• Ikke-betalingsgodkjente faktura må godkjennes for betaling i Autopay

For regnskapsfører: All kontering kan nå skje i Visma Business

Etterkontroll og etterkontering av intermsførte fakturaer.

I tillegg bokfører man andre bilag mottatt gjennom Visma Scanner.

Og vipps er pengene på konto og prosessen har gått feiende lett

Er kunden din klar for efaktura? Det finner du enkelt ut i boksen under.

Trykk her for en hyggelig prat om hvordan du kan forenkle fakturaprosessen for dine kunder.