Sjekkliste for prosjektleder

Sjekk av. Sjekk ut.

Få kontroll, system og oversikt

En prosjektleder organiserer og leder prosjektgruppen mot målet. Du må jobbe strukturert og målrettet, samtidig som du evner å motivere. Bruk denne sjekklisten som et utgangspunkt i ditt neste prosjekt!

 

Punkt 1

Din rolle som prosjektleder

  • Har du oversikt over mål og rammer for prosjektet?
  • Er det en tydelig avtale med kunden om leveranse, tidsplan og pris?
  • Er det realistisk at prosjektet møter gitte tidsfrister?
  • Er du coach, mentor og motivator for arbeidsgruppen?
  • Beholder du roen og staker ut kursen når det blir kaotisk?
  • Tar du hensyn til menneskelige faktorer?

Punkt 2

Brief og debrief med kunde

  • Har du et klart bilde av prosjektets mandat i hodet?
  • Har kunden bekreftet at din bedrift har forstått oppdraget?
  • Må rettigheter til materiell (foto, video osv.) klareres?
  • Tar du i bruk de ressursene som finnes i kunden?

Punkt 3

Avklar arbeidsgruppen

  • Hva slags ressurser og kompetanse har vi tilgjengelige til dette prosjektet?
  • Har vi dekket behovet, er det noen hull?
  • Tar du en tydelig lederrolle (eierskap til prosjektplan, innkalling til status-/prosjektmøter internt i prosjektet og med kunde)?
  • Hvor ofte skal dere møtes for en gjennomgang av status?
  • På hvilken måte skal dere kommunisere med hverandre?

Punkt 4

Kartlegg behov og utfordringer

  • Har du kartlagt hva som eksisterer av materiell fra kundens side? (Statistikk, demoer, erfaringer, rapporter, referanser e.l. av verdi)
  • Hva er den forventede verdien av prosjektet?
  • Hva er risikofaktorer og hvordan unngå disse fallgruvene?
  • Har du en plan for risikohåndtering?
  • Har dere en plan for kundetilfredshet og mersalg?

Punkt 5

Lag en god prosjektplan

  • Har alle i arbeidsgruppen bekreftet at de bruker planen?
  • Hvis ikke, hva er utfordringene?
  • Hvilket prosjektstyringsverktøy er mest hensiktsmessig å bruke?
  • Vil din rolle forandre seg gjennom prosjektet?
  • Inkluderer planen...
  • Innsikt?
  • delmål?
  • sluttmål?
  • tidsfrister?
  • målbare suksesskriterier?
  • ansvarsfordeling?
  • oversikt?
  • visjonen oppsummert i én setning?
  • Hvor detaljert skal notater og referater være?
  • Hvem står ansvarlig for journalføring?
  • Har alle de beste forutsetninger for å jobbe strukturert og målrettet?

Punkt 6

Hold et øye med budsjettet

  • Hva har dere av interne ressurser vs. nødvendige innkjøp?
  • Har du oversikt over antall timer jobbet i forhold til antall timer budsjettert?
  • Har du oversikt over utgifter?
  • Har du mulighet til å finpusse estimater, basert på tidligere prosjektevalueringer?
  • Er faktureringsløsningen effektiv?

Punkt 7

Riktig og effektiv rapportering

  • Har du definert hvem det skal rapporteres til? (kunde, leder(e), styringsgruppe osv.)
  • Hvor ofte er det hensiktsmessig at det rapporteres?
  • Hvor mye tid skal gå med til rapportering?
  • Hva slags rapportering ønsker kunden?
  • Har bedriften gode systemer for en effektiv rapportering?
  • Har dere en kjøreplan for internrapportering (innad i prosjektet)?
  • Hvor ofte skal dere ha prosjektmøter?

Punkt 8

Grundig evaluering av prosjektet

Internt

  • Har vi evaluert prosjektet internt?
  • I hvilken del av prosjektet mistet vi kontrollen?
  • Hvorfor skjedde dette?
  • Hvilke spesifikke ting kan vi lære?
  • I hvilke ledd i prosjektet har vi lykkes?
  • På hvilken måte lykkes vi med dette?

Eksternt

  • Har vi evaluert prosjektet i samråd med kunde?
  • Hvor tilfreds er kunden med resultatet?
  • Har vi overgått kundens forventninger? Hvorfor eller hvorfor ikke?
  • Hvordan har kunden opplevd oss som samarbeidspartner?
  • Ønsker kunden å sette oss på sak i et neste prosjekt?

 

Trenger du et verktøy for prosjektstyring som matcher dine ambisjoner?



Vi trenger ditt samtykke.