Sjekkliste for prosjektleder

Din rolle som prosjektleder

• Har du oversikt over mål og rammer for prosjektet?
• Er det en tydelig avtale med kunden om leveranse, tidsplan og pris?
• Er det realistisk at prosjektet møter gitte tidsfrister?
• Er du coach, mentor og motivator for arbeidsgruppen?
• Beholder du roen og staker ut kursen når det blir kaotisk?
• Tar du hensyn til menneskelige faktorer?

Brief og debrief med kunde

• Har du et klart bilde av prosjektets mandat i hodet?
• Har kunden bekreftet at din bedrift har forstått oppdraget?
• Må rettigheter til materiell (foto, video osv.) klareres?
• Tar du i bruk de ressursene som finnes i kunden?

Avklar arbeidsgruppen

• Hva slags ressurser og kompetanse har vi tilgjengelige til dette prosjektet?
• Har vi dekket behovet, er det noen hull?
• Tar du en tydelig lederrolle (eierskap til prosjektplan, innkalling til status-/prosjektmøter internt i prosjektet og med kunde)?
• Hvor ofte skal dere møtes for en gjennomgang av status?
• På hvilken måte skal dere kommunisere med hverandre?

Kartlegg behov og utfordringer

• Har du kartlagt hva som eksisterer av materiell fra kundens side? (Statistikk, demoer, erfaringer, rapporter, referanser e.l. av verdi)
• Hva er den forventede verdien av prosjektet?
• Hva er risikofaktorer og hvordan unngå disse fallgruvene?
• Har du en plan for risikohåndtering?
• Har dere en plan for kundetilfredshet og mersalg?

Lag en god prosjektplan

• Har alle i arbeidsgruppen bekreftet at de bruker planen?
• Hvis ikke, hva er utfordringene?
• Hvilket prosjektstyringsverktøy er mest hensiktsmessig å bruke?
• Vil din rolle forandre seg gjennom prosjektet?
• Inkluderer planen...

• Innsikt?
• delmål?
• sluttmål?
• tidsfrister?
• målbare suksesskriterier?
• ansvarsfordeling?
• oversikt?
• visjonen oppsummert i én setning?

• Hvor detaljert skal notater og referater være?
• Hvem står ansvarlig for journalføring?
• Har alle de beste forutsetninger for å jobbe strukturert og målrettet?

Hold et øye med budsjettet

• Hva har dere av interne ressurser vs. nødvendige innkjøp?
• Har du oversikt over antall timer jobbet i forhold til antall timer budsjettert?
• Har du oversikt over utgifter?
• Har du mulighet til å finpusse estimater, basert på tidligere prosjektevalueringer?
• Er faktureringsløsningen effektiv?

Riktig og effektiv rapportering

• Har du definert hvem det skal rapporteres til? (kunde, leder(e), styringsgruppe osv.)
• Hvor ofte er det hensiktsmessig at det rapporteres?
• Hvor mye tid skal gå med til rapportering?
• Hva slags rapportering ønsker kunden?
• Har bedriften gode systemer for en effektiv rapportering?
• Har dere en kjøreplan for internrapportering (innad i prosjektet)?
• Hvor ofte skal dere ha prosjektmøter?

Grundig evaluering av prosjektet

Internt

• Har vi evaluert prosjektet internt?
• I hvilken del av prosjektet mistet vi kontrollen?
• Hvorfor skjedde dette?
• Hvilke spesifikke ting kan vi lære?
• I hvilke ledd i prosjektet har vi lykkes?
• På hvilken måte lykkes vi med dette?

Eksternt

• Har vi evaluert prosjektet i samråd med kunde?
• Hvor tilfreds er kunden med resultatet?
• Har vi overgått kundens forventninger? Hvorfor eller hvorfor ikke?
• Hvordan har kunden opplevd oss som samarbeidspartner?
• Ønsker kunden å sette oss på sak i et neste prosjekt?