En faktura på mail, hvor regningen kommer som PDF, er ikke en e-faktura. En e-faktura er laget for at datasystemer skal forstå og behandle dem automatisk. En faktura på mail, derimot, åpnes elektronisk, men er uforståelig for et datasystem. Dermed må mottakeren fremdeles punche inn alle data manuelt for å betale regningen.

Her er fem fordeler med å sende e-faktura, fremfor faktura på mail.

1. Raskere innbetaling og færre forfall

Du får raskere innbetalinger og langt flere betaler til forfall når fakturaen blir sendt elektronisk. Det viser flere undersøkelser via regjeringen.

Les også: Dette er e-faktura, eFaktura og EHF faktura.

2. Billigere enn faktura på mail

Det er ikke gratis å sende faktura på mail. Dersom fakturaen ikke kommer fram til mottakeren, og du må sende den ut på nytt, vil det som i praksis virket som den billigste løsningen bli det dyreste alternativet. Bruker du mer enn ett minutt på å følge opp en PDF-faktura, vil det koste deg mer enn å sende den elektronisk.

3. Du vet at fakturaen kommer frem til mottakeren

Epost blir en stadig mer risikabel måte å sende fakturaer på. Spamfilteret er mer kritisk enn det var tidligere. Du kan dermed aldri være sikker på at fakturaen faktisk når fram til innboksen til mottakeren.

4. Økt sikkerhet og bedre sporbarhet

Datakriminelle prøver stadig ut nye metoder for å lure deg med falske fakturaer på e-post. De er profesjonelt laget og ser troverdige ut. Mange av disse svindelfakturaene kan også inneholde virus. Bruker du derimot e-faktura, gir dette bedre sporbarhet, samt økt sikkerhet og kontroll mot andre avsendere med onde hensikter.

5. Mottakeren din slipper oftest fakturagebyr på mail

Det er vanlig å legge til et fakturagebyr på mail. Med mindre du velger å ta betalt for e-faktura, er det ingen som begynner å gråte fordi gebyret de tidligere har fått, er borte.

Hvor mye sparer bedriften på e-faktura?

Med e-faktura bruker du kun halvparten av tiden det tar å sende vanlig papirfaktura. Prisen blir også halvert. Det er ikke uten grunn til at stadig flere, både private bedrifter, offentlige virksomheter og ikke minst privatpersoner, foretrekker e-faktura. Det er enklere, billigere, og du har bedre kontroll og oversikt.
‍

Kilder: Forenklingsundersøkelsen 2017, NOU 2007: 12 Offentlig innkreving