Last ned guide nå

Elektronisk reiseregning: Ta bilde av kvitteringen med mobilen

Nå slipper du å samle på krøllete kvitteringer for reise- og utleggsrefusjon. I stedet kan du bare ta et bilde av kvitteringen på mobilen, og føre inn nødvendig informasjon med noen enkle tastetrykk. Etter godkjenning (som også kan gjøres via en app) legges så all informasjon legges automatisk inn i økonomisystemet. På toppen av det kan du knytte løsningen til kredittkortet ditt og til en egen kjørebok-app. 

 – Mange tenker på reiseregninger som noe som er nødt å være en vanskelig prosedyre. Kvitteringer skal finnes frem, ting skal fylles ut riktig og man skal oppdatere seg på satser og regler, forteller produktsjef i Visma, Gunnar Glendrange.

Slik trenger det imidlertid ikke være. I dag bruker norske arbeidstagere og selskaper 2,4 milliarder kroner i året på å fylle ut 8 millioner reiseregninger. Nå kan hele prosessen automatiseres med løsningen Visma.net Expense.


Slik fungerer det

Økonomisjef i Norges Bondelag, Leif Slåtten, opplever at jobbhverdagen er blitt mer effektiv etter at selskapet begynte med Visma.net Expense i juni 2013.

– Systemet sørger for at den ansatte fyller ut alle lovpålagte felter og alle satser er automatisk oppdatert i systemet. Det gjør kontroll- og attestasjonsarbeidet mye enklere for oss i økonomiavdelingen, forteller Slåtten.

– Brukerterskelen for å komme i gang for de ansatte var veldig lav. Brukerne mottar en mail fra Visma, og hvis man bare følger veiledningen i denne så er man i gang, forklarer Slåtten.

Ikke lenger krav om papirkvittering

1. juli i fjor ble originalitetskravet for reiseregninger og utlegg opphevet. Dermed må du ikke lenger ta vare på papirkvitteringene dine.

– Det betyr at når du får en kvittering kan du ta bilde av den for så å kaste den, sier Glendrange.

Til Visma.net Expense følger det med en app som heter «Visma Attach» (lastes ned fra Appstore og Google Play). Med denne tar du bilde av kvitteringer som automatisk lastes direkte opp i Visma.net Expense.

 

Flere spennende apper

Det er flere apper som kan legges til løsningen, slik at reiseregningsprosessen blir enda enklere.  Kjørebokappene fra BilBuddy eller Abax logger kjørelengde, fra-til-adresse og bompenger. Dataene leveres direkte til Visma.net Expense, slik at du får det rett inn på reiseregningen, forteller Glendrange.

Visma.net Expense er også integrert med Dropbox, slik at du alltid kan velge å få kopi av kvitteringen i din Dropbox, og med appen Visma Mobile Manager kan reiseregningen enkelt godkjennes på mobil. Det innebærer at leder kan godkjenne reiseregninger og utlegg når det måtte passe, med muligheter for å se alle kvitteringer.


Så enkelt er det!

Si at du har tatt fly tur-retur Oslo-Bergen i forbindelse med jobb:

  • Du gir reisen et navn, for eksempel «jobbtur Bergen», setter fra og til dato og opplyser om det er «innland» eller «utland».

  • Du trykker på en knapp for å se oversikt over kredittkort-transaksjoner, og huker av for de som hører til reisen.

  • Du trykker på knappen «kvitteringer» og huker av for de kvitteringer som hører med til reisen.

  • Dersom du også skal ha kjøregodtgjørelse kan du trykke på en knapp for å få opp kjøringen din. Huk av for kjøringen som hører med til reisen.

  • Systemet regner automatisk ut alle satser.

  • Du trykker på «send» og har dermed levert reiseregning.

  • Den som skal godkjenne får beskjed via epost eller på mobil.

  • Etter godkjenning overføres all data automatisk fra reiseregningsløsningen til lønnssystemet og økonomisystemet.


 

Se hva du får vite mer om i denne guiden: 

 

Vil du vite mer om å spare tid på automatisering av reiseregninger?
Last ned vår gratis guide nå.
 

Skriv inn din e-postadresse


Ta gjerne kontakt med oss på 
kundesenteret@visma.no eller telefon 09101
dersom du har spørsmål angående våre produkter og tjenester. 
Vi bruker cookies for å registrere din aktivitet på våre nettsider. Denne informasjonen kombinerer vi med opplysningene du oppgir for å danne en profil, slik at vi kan vise deg innhold tilpasset dine interesser. Ved å akseptere, tillater du oss å registrere og behandle din persondata som beskrevet her.