Ørn Software fikk full oversikt med nytt prosjektstyringssystem

SaaS-selskapet Ørn Software har full koll på prosjekter og timer – mye takket være «en veldig sterk rapporteringsfunksjon» i Visma.net Project Management.

Ole Jørgen Aarvik er VP Customer Success i Ørn Software. Han forteller at det var enkelt å velge Visma.net Project Management, fordi de allerede brukte Visma net Financials til regnskapet.

– Det første vi fikk stålkontroll på, var abonnentene våre; vi vet hvilke prosjekter som ruller. I dag bruker vi systemet til timeføring, godkjenning og fakturering. Spesielt nyttig er det å ha oversikt over hva som er fakturert kunder.

– Endringsprosessen skal gjøre litt vondt

Ni måneder etter implementeringen, mener Aarvik de fremdeles er i innkjøringsfasen. Når noe lugger litt, er det aldri de samme utfordringene som dukker opp.

– Når man går over til nytt system, må man tenke «some you win, some you lose». For sånn er det. Når du har jobbet på samme måte i over fem år, er det bare menneskelig at det gjør vondt. Det må gjerne være nye utfordringer, bare det ikke er like som sist. Og det er det ikke. Vi løser alt fortløpende.

Fremdeles er det ubrukt potensiale i løsningene som de vil ha bruk for fremover.

– Vi har ikke tatt i bruk ressursallokeringen enda, men kommer til å bruke det i større utviklingsprosjekter.

Rapporter med innsikt og oversikt over fakturering

Et snaut år etter implementeringen, forteller han om vesentlig bedre oversikt over økonomien og timeføringen enn tidligere.

– Det skyldes i stor grad rapporteringsfunksjonen, som vi var litt skeptiske til i starten. Jeg må understreke at det krever at man setter av tid. Nå som vi har fått det under huden, er det et kjempeverktøy. Vi får ut gode rapporter som gir oss et godt beslutningsgrunnlag.

For eksempel hender det at timeføringer blir hengende igjen, enten på grunn av feil dato eller manglende godkjenning fra ansatt eller prosjektleder. Disse var tidligere «tapte penger», men er nå enkle å finne igjen og få fakturert riktig.

Les mer om nøkkelfunksjonaliteten i Severa

Rapportene gjør det enkelt å få oversikt over hva de har fakturert, hva som ligger til fakturering, og ikke minst hva som tilsynelatende skal faktureres, men likevel ikke har blitt det.

– Her har vi et særdeles godt sikkerhetsnett, som fanger opp det vi ikke har fakturert. Nå skal ikke jeg si at vi fanger opp absolutt alt, men det er følelsen – at vi har en ekstra sikkerhetsbarriere.

Brukervennlig med timeregistrering i app

Selskapet har aller mest bruk for timeregistreringen og godkjenning av disse (som igjen genererer faktura til kundene). De får gode svar fra de beregningene som ligger på hver enkelt kunde.

– Systemet viser hva som er fakturert ut til hvem, hvor mange timer som er brukt til hva. Dette gir oss gode dataanalyser. Vi får raskt ut det vi trenger, for å se hva som er realisert gevinst.

I tillegg til rapporteringsfunksjonen, som står som en bærebjelke, trekker Aarvik også frem hvor enkelt det er å registrere timer på appen.

– Generelt er hele systemet veldig brukervennlig, både for ledere og ansatte. Jeg vil si det er noe av det bedre som har vært på markedet.

Så da sier vi 10, da, på brukervennlighet?

– Si 9, da.

Hehe! Typisk nordmann. Jaja, vi vet jo at ting kan bli bedre.

– Ja, men en 9’er fra en nordmann, det er jo en god 11’er.

– Til slutt vil jeg si at et system ikke blir bedre enn det du gjør det til selv. Ja, selvfølgelig må du ha gode støttespillere og god implementering, men til syvende og sist er det et organisasjonsansvar. Du er på mange måter prisgitt at de ansatte bruker og liker det.