– Vi ønsker systemer som gjør hverdagen enklere for de som jobber i det, og for organisasjonen som helhet.
Motivasjonen for å flytte opp til skyen er å samle alt på en plattform, slik at alle ansatte i hele konsernet får bedre oversikt, og med det kontroll over de ulike arbeidsprosessene. Regnskapssjef Kim Vevle forteller om tanken bak flyttingen til skyen.
–Vi vil samle alt på en plattform og oppgradere systemene, for å være fremtidsrettet. Vi har ikke lyst til å sitte å jobbe i oldtiden. Vi ønsker systemer som gjør hverdagen enklere for de som sitter å jobber i det, og at det skal være enklere i organisasjonen generelt, fortsetter Vevle.
Øverst på ønskelisten til driftscontroller Katja B. Olsen stod en nettbasert løsning. Hun har i løpet av sine 7 år i Kronsteingruppen kjent på frustrasjon over lokale servere og citrix-løsninger, hvor integrasjoner ikke fungerer optimalt.
–Vi har behov for et moderne og helhetlig økonomiløsning som kunne gi bedre støtte for konsernsystem og rapportering. Før hadde vi egne servere som regnskapssystemet ble kjørt på, men så ble det færre og færre systemer som ble kjørt på disse. Vi vil bort fra citrix-løsninger og bli nettbasert, sier hun.
Kronsteingruppen har brukt mye tid på å sammenstille tall og rapporter i forbindelse med årsoppgjøret. De har innhentet tall og informasjon for hele organisasjonen, som så har blitt sydd sammen til et overordnet konsernregnskap i Excel.
–Det går altfor tregt. Det er ikke mulig å styre bedriften dit vi ønsker med Excel, når vi sitter og venter på fasiten, forteller Vevle.
Lær mer om hvorfor du bør velge skyen i guiden: 10 grunner til å velge nettbasert ERP
– Det er veldig oversiktlig med de ulike modulene. Vi får ut rapporter som vi hele tiden kan ta ut og se hvordan det går. Alt samlet på ett sted.
– Det skal gå på skinner fra A til Å. Det handler om at vi kan bruke ressursene våre på de riktige tingene. Det betyr ikke at folk må gå, men at vi får gjort en mye bedre jobb, og vi kan bruke tid på det vi er gode på, forteller Hansen.
Kronsteingruppen er totalleverandør av nybygg og anleggsarbeid, og leverer entreprenørtjenester til både det private og det offentlige markedet. I tillegg selger de byggevarer og driver med eiendomsutvikling. Kronsteingruppen består av 5 entreprenørselskaper, 4 XL-bygg butikker og over 250 ansatte. Vi har snakket med regnskapssjef, Kim Vevle, daglig leder i ByggTeam Hadsel AS Håkon Hanssen og driftscontroller i Kronstein Produksjon Katja B. Olsen.
Bli kjent med Kronsteingruppen
– Det er ikke mulig å styre bedriften dit vi ønsker med Excel. Da må vi jo sitte og vente på fasiten.
Kim Vevle flyttet hjem til Sortland etter 20 år med erfaringer fra andre steder. Han kom derfor inn i Kronsteingruppen midt i overgangen til Visma net ERP. Han har jobbet i mange ulike løsninger tidligere, og var forberedt på at han var nødt til å sette seg inn i og lære seg nye systemer, og samtidig endre sine arbeidsrutiner. Han hadde hørt en del dårlige tilbakemeldinger om skybaserte løsninger i sin tidligere jobb, og var forberedt på at det skulle være utfordrende å sette seg inn i Visma.net ERP. Det har dog gått over all forventning.
–Jeg er positivt overraska over hvordan Visma.net ERP fungerer i det daglige. Vi har også et håp om å ta i bruk konsernmodulen, som skal hjelpe oss å knytte sammen og forenkle prosessene videre, sier han.
Kronsteingruppen er fremdeles ikke helt i mål, men jobber kontinuerlig med utvikling av systemene, og er på god vei.
–I dag bruker vi en kombinasjon av både Excel og de nye skybaserte løsningene, men vi ønsker å komme dit hvor all informasjon ligger i systemene, slik at vi kan kvitte oss helt med Excel, sier Vevle.
Vevle jobber som regnskapssjef for hele konsernet og har en viktig jobb i å yte service til alle datterselskapene, og internt der det er behov. Han er helt avhengig av å ha en tydelig oversikt og kontroll over regnskapet for flere selskap, samtidig.
Vevle opplever at det å finne all nødvendig informasjon på en samlet plattform er den aller største fordelen med Visma.net ERP. Fremfor å logge seg inn i utallige program for å få oversikt i de ulike selskapene, kan han nå logge inn i ett og samme verktøy, og velge hvilken modul han skal jobbe i.
–Jeg er veldig tilhenger av at visma.net-verden har mange systemer som er knyttet sammen, og at vi slipper alle de eksterne integrasjonene. Alt skal fungere så knirkefritt og sømløst som mulig, og det gjør det nå med både Payroll, expense, calendar og smartdok, sier Vevle.
Daglig leder i ByggTeam Hadsel AS, Håkon Hanssen jobber i større grad prosjektbasert og jobber med planlegging av nye prosjekter, ofte 1-5 år frem i tid. For han er det også helt essensielt å ha en tydelig og god oversikt. Hanssen forteller at han også er svært begeistret for prosjektoversikten i Visma net ERP og de rapportene han kan ta ut for å se hvordan det går med prosjekter til enhver tid.
–Det er veldig oversiktlig med de ulike modulene. Vi får ut rapporter som vi hele tiden kan ta ut og se hvordan det går. Alt samlet på ett sted, sier Hanssen.
Tidligere har Hanssen og teamet hans laget fakturagrunnlag, videresendt de til konsernet, før det er de som har sendt ut fakturaene. I en slik prosess er det lett å miste oversikt. Uavhengig av hvor tett på regnskapet du sitter, så er det betryggende å ha kontroll over arbeidsprosesser du er involvert i. De skybaserte systemene tilrettelegger for at dem som har behov for innsikt, får det. Hanssen opplever at dette forenkler hverdagen i stor grad.
–Nå har vi full kontroll og oversikt selv. Når vi først har lagt inn en kunde, så ligger de i kontaktbasen. Da kan vi bare hente ut og kopiere til et nytt system. Det sparer oss for mye tid, forteller Hanssen.
Driftscontroller Olsen sitter tett på økonomi aspektet i entreprenørselskapene. Hun forteller at det viktigste i overgangsfasen for hennes rolle i overgangsfasen var at det skulle være fungerende integrasjon i Visma.
–Vi bruker flere verktøy, som smartdok og byggoffice, og det var viktig for oss at fungerende integrasjoner ble beholdt for oss innen entreprenørselskapene. Vi har funnet en fornuftig grense mellom forskjellige verktøy. Når man først finner noe som fungerer, så bør man ikke begynne å endre det bare for å endre det, sier Olsen.
Med flere automatiserte prosesser har det også forenklet store deler av hverdagen til Olsen.
–Den største oppsiden for vår del er forenkling av fakturaer og endring av regninger. Før var dette manuelle prosesser, og vi måtte passe på å ta kopi av underlag, og skrive ut underlag fra smartdok og Compello, som da var våre behandlingsprogrammer. Med Visma kommer vi unna dette siden alt ligger inne i systemene allerede. Så lenge de ansatte er flinke til å fordele timer og faktura-kostnader så er dette med fakturering nesten i boks, Olsen.
Visma net ERP er et automatisert system som passer for mellomstore bedrifter i vekst. Systemet leveres som et standardprodukt, med moduler og integrasjoner som tilpasses ditt behov innen økonomi, logistikk, prosjektstyring, og HR og lønn.
Håkon Hanssen har brukt Visma siden 2021, og var involvert i hele overgangsprosessen til Visma net ERP, og opplevde overgangen som smidig. Han og teamet hans fikk i tillegg mulighet til å komme med innspill til hvilke funksjoner de hadde behov for.
– Vi hadde en god makker i Joakim fra Cloud Connection. Han har lyttet til oss og tilpasset systemet så godt som mulig til vår bedrift. Han er fremdeles med i utviklingen og hjelper oss når vi kommer med nye Idéer, sier Hanssen.
Hanssen har naturlig nok vært med på slike endringer tidligere og har en del erfaring med overganger til nye systemer.
–Det er jo alltid noen som sliter litt med endringsvegring, men det meste handler om innstilling. Det kommer også helt ann på hvor langt unna regnskapet man sitter. Det sier jo seg selv at jo tettere du er på regnskapet, desto enklere er det å lære seg. Hvis du bruker systemet veldig lite, så kan det være overveldende å logge seg inn.
–Det er mange funksjoner i den skogen der, men det gjelder å bare fokusere på de trærne man faktisk skal bruke.
Olsen forteller at det har vært en fordel å ta inn ett og ett selskap til Visma.net ERP om gangen. Både for å begrense at alt skulle skje på en gang, men også for å påse at alle selskapene kom seg helskinnet og trygt opp til skyen.
Vevle og Olsen har også en god dialog med hele teamet hos Cloud Connection i Bodø, spesielt Joakim og Berit Anne. De forteller at det til tider oppleves som at de er en del av avdelingen.
– Samarbeidet har vært veldig bra. De har vært veldig på ballen, og er alltid løsningsorienterte og serviceinnstilte, forteller de.
–Det er jo alltid noen som sliter litt med endringsvegring, men det meste handler om innstilling.
Cloud Connection bistår bedrifter innen CRM, ERP og HRM.
For dem ligger nøkkelen til å lykkes med digitalisering i god kommunikasjon og i mennesker. Uten menneskene som skal bruke systemene er det begrenset hvor langt man kommer med kun teknologi. Cloud Connection strekker seg langt for å være tilgjengelige og til stede for alle sine kunder - uansett størrelse og behov.
–Målet er minst mulig trykking og flest mulige automatiserte løsninger, mener Hanssen.
Hanssen og teamet fortsetter jobben med å videreutvikle av systemet. Han forteller at systemet er bygd opp sånn at de kan tilpasse det best mulig til sin bedrift, når de har behov for det.
– Vi brukte utrolig mye tid på trykking og trengte et system som snakket med de andre systemene vi bruker. Tidligere fikk jeg reiseregninger som en bunke av papirer som skulle scannes og skrives inn i excel ark, men nå kan jeg bare scanne kvitteringen i butikken eller på hotellet, og så er den jobben gjort, forteller han.
Olsen bruker nå Visma net som et oppslagsverktøy, i tillegg til å hente ut rapporter som til enhver tid viser hvordan de ligger an, og eventuelt hvor de opplever avvik.
– Nå har vi flere rapporter som er samlet på en plattform. Vi har også mange flere muligheter enn tidligere, og det er absolutt en fordel når vi har flere selskap. Det må jo være en fornuftig arbeidsfordeling mellom økonomiavdeling og oss som skal styre prosjektet. Det gir fleksibiliteten i systemet oss, sier Olsen.
Det er helt tydelig at det er integrasjonene mellom de ulike systemene som er det viktigste både for Vevle, Hanssen og Olsen.
– Det skal gå på skinner fra A til Å. Det handler om at vi kan bruke ressursene våre på de riktige tingene. Det betyr ikke at folk må gå, men at vi får gjort en mye bedre jobb, og vi kan bruke tid på det vi er gode på, avslutter Hanssen.
