Med et økende antall ansatte, har behovet for administrasjon også blitt større. Tronrud Engineering har gått fra papirer, hengemapper og stempling – til å gjøre (nesten) alt digitalt i det skybaserte lønnssystemet Visma.net Payroll.
– Administrasjonsmessig er vi i en prosess hvor vi har litt voksesmerter. Målet er å bli mer og mer digitale, forteller HR- og administrasjonssjef Beate Elsrud.
– Mye av informasjonen satt i hodet til hun som sluttet
Elsrud startet i jobben for to år siden, og forteller at hun ble ansatt blant annet for å organisere og digitalisere mange av HR-rutinene. Bedriften vokser raskt, og dermed tåler ikke de manuelle prosessene tidens tann. Det var en liten administrasjon og i tillegg sluttet flere nøkkelpersoner i løpet av en kort periode.
– Jeg hadde hørt om Visma.net Payroll i min forrige jobb, så det ble naturlig å følge opp det i Tronrud. Payroll virker foreløpig veldig bra, sier Elsrud, som har lang fartstid som Visma-kunde.
Selskapet bruker imidlertid andre timeregistrerings- og ERP-systemer som ikke er skybaserte. De har derfor ikke tatt i bruk all funksjonalitet i det nye lønnssystemet.
– Jeg skulle nok ønske vi også kunne brukt Calendar (modulen for timer, fravær og ferie), så kunne vi utnyttet potensialet til Payroll til det fulle. Men alt til sin tid!
Les mer om: Timer, fravær og ferie i Visma.net Payroll
Om Tronrud Engineering
Tronrud Engineering utvikler og leverer maskiner til industri og produksjon. De har over 150 ansatte og holder til på Hønefoss. Vi har snakket med HR- og administrasjonssjef Beate Elsrud og lønnsansvarlig Mette Bratvold.
«I 2019 ble vi kåret til Norges smartest industribedrift. Da har du et rykte å ivareta, og da er det ganske flaut å si at du ikke jobber skybasert og bare har papirfakturaer.»
Hva er retroaktiv verdi (datostyring)?
Retroaktiv betyr tilbakevirkende, og i en Payroll-sammenheng betyr en retroaktiv verdi at det er en endring som påvirker en tidligere lønnsperiode. Mange nye brukere synes dette er litt vanskelig i starten.
Måten retroaktiv datostyring fungerer på, er i tråd med regelverket for innrapportering til a-melding. I hovedtrekk betyr det at kontantytelser skal følge kontantprinsippet og rapporteres i utbetalingsmåneden, mens naturalytelser, trekk og korreksjoner skal rapporteres i den måneden ytelsen gjelder.
Det vet Visma.net Payroll, og ordner dette selv, så lenge du er nøye med å angi korrekt dato for når en ytelse skal gjelde. Legger du for eksempel inn en firmabil i oktober, som gjelder fra 1. september, sender Payroll automatisk en retroaktiv a-melding for september, i tillegg til den ordinære for oktober.
«Systemet gir mindre kalkulering og hodebry. Hvis lønnen til en ansatt for eksempel endrer seg midt i måneden, så registrerer jeg det bare og systemet oppdaterer seg selv. Jeg slipper å sitte med penn og papir»
«Jeg får ikke fullrost Azets nok! Vi har en så god og menneskelig relasjon med kontaktpersonen vår at jeg glemmer at hun er konsulent»
Visma Support
Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.
Trykk her om du heller vil snakke med en salgskonsulent