Trafikkskolen Learn AS har over 50 ansatte, som er selve kjernen i bedriften. Derfor er også alle hjelpemidler, som kan gi mer tid til folka, høyt verdsatt. Dette har systemene Payroll og OneStop Reporting bidratt til.
Bjørn Hope, leder for økonomi og HR i Learn AS, forteller om den nylige overgangen fra Huldt og Lillevik til Payroll og One Stop Reporting. Han synes at det tidligere systemet var godt, men likevel merkbart gammelt på den måten at det opplevdes veldig tungt prosessmessig å bruke det.
Enkel overgang til Visma lønnssystem Payroll
– Lønnssystemet var på mange måter bygget for de store organisasjonene, noe som betød at vi måtte ha egne systemer for fraværshåndtering, et eget system for utlegg for de ansatte, tyngre prosesser med overføring til bank når vi kjørte lønn og tyngre prosesser til all myndighetsrapportering. Dette krevde mye tid på både kursing og lønnskjøringer.
Bjørn booket møter for å finne ut av mulighetene Learn AS hadde for å effektivisere disse prosessene, og etter en grundig prosess kom de frem til at Visma.net Payroll dekket deres behov. Han innrømmer at det ikke var 100 prosent match, men nære nok.
– Vi opplevde da, og nå, at Visma er et selskap som er villig til å utvikle produktet, slik at vi over tid vil få ytterligere funksjonalitet. På de to årene vi har hatt Visma.net Payroll har vi sett at funksjonalitet utvikles hele tiden. Lønn er et komplisert produkt og da må systemleverandøren evne å levere umiddelbart når endringene skjer. Det gjør Visma.
«Alt går nå sømløst og vi kan bruke mer tid på kvalitativ kontroll»
Forskjellige lønnssystemer, finn beste lønnssystem for dere
Til deg som sitter og lurer på om dere har tid og ressurser til å gjennomføre en slik prosess, kan Bjørn berolige med at overgangen fra det gamle til det nye var ekstremt smidig og enkelt.
– Alt av basisdata ble overført til et nytt system. Det var mye mindre arbeid enn hva du ser for deg i forbindelse med å bytte system. For oss var prosessen helt uproblematisk, mye takket være opplæring og oppfølging fra Visma-partneren Cloud Connection. De har hjulpet med konverteringen slik at det ble en veldig smidig prosess.
Bjørn setter stor pris på at lønnssystemet har fraværsmodul som gjør at de ansatte selv kan planlegge sin ferie og ha kontroll på sykefravær. Det finnes også en utleggsmodul hvor du kan ta bilde av utlegget via en app og sende det inn slik at du får det dekket av firma.
Les mer: Når er det best å bytte lønnssystem?
«Systemleverandøren må evne det å levere umiddelbart når endringene skjer. Det gjør Visma.»
Om Learn AS
Learn AS trafikkskole driver opplæring innen alle kjørekortklasser i Norge, bortsett fra snøscooter. Learn AS har eksistert i 25 år og begynte opprinnelig som Lær å Kjør Trafikkskole i Drammen. I 2010 fusjonerte de med et selskap fra Kristiansand og et selskap fra Skien og ble til Learn AS slik vi kjenner de i dag. Trafikkskolen driver opplæring i Oslo, Bærum, Drammen, Lier og Kristiansand med en i Tønsberg på trappene.
Visma.net Payroll enkelt forklart av Bjørn:
Et lønnssystem skal bidra til at du ikke skal måtte tenke på en rekke prosesser for å komme i mål. Du skal ha et system som guider deg fra A til Å i en lønnskjøring, noe vi opplever at vi har fått. Med Payroll får du blant annet dekket behov som:
- Hvordan ansatte får dekket utlegg.
- Hvordan vi har kontroll på ferie.
- Hvordan vi får dekket opp fravær med egenmeldinger, syke barn, sykemeldinger.
- At du kan sende inntektsmeldinger på langtidssyke direkte fra systemet.
«Vi opplevde at Visma var villig til å utvikle produktet, slik at vi over tid ville få ytterligere funksjonalitet.»
Mer tid til kvalitetssikring og de ansatte
Arbeidsdagen har blitt enklere, og Bjørn er spesielt glad for mer tid som nå kan brukes på viktigere oppgaver, som for eksempel høyere grad av kvalitetssikring.
– Det gamle systemet lå på en Citrix-plattform og systemene aksepterte ikke alltid dataene, noe som hindret tilgang til filene våre når vi for eksempel skulle overføre utlegg. Alt dette går nå sømløst, og vi kan bruke mer tid på kvalitativ kontroll, noe som er viktig for oss! Vi bruker fortsatt tid på lønna, men nå er det for å kvalitetssikre at hver ansatt får riktig lønn.
Når resultatmålene er nådd, går også 35 prosent av trafikkskolens overskudd tilbake til de ansatte. Avhengig av stillingsprosent og ansettelsestid, får alle det samme beløpet utbetalt. Feriepenger og arbeidsgiveravgift betales på dette. Dermed gir Learn AS bort cirka 45 prosent brutto av overskuddet tilbake til de ansatte.
– Resultatet av dette er ekstremt motiverte og dyktige medarbeidere som jobber i selskapet som de var eiere, forteller Bjørn.
«Hele Payroll-systemet er så intuitivt.»
Raskt og fullverdig regnskap med OneStop Reporting Visma
For å få en automatisert løsning for rapportering og budsjettering, valgte også trafikkskolen systemet OneStop Reporting. Det å gå over fra Excel-hverdagen til OneStop Reporting var lite anstrengende, og Bjørn forteller at de ble kvitt mye av den manuelle tastingen, som var en stor tidstyv. Tidligere lastet de inn fjorårstall og budsjetter, og hver måned måtte de også kopiere og lime inn tallene for å lage månedsrapporter.
Automatisk integrering inn i økonomisystemet gjør at Bjørn kan velge en standardrapport ved enden av måneden og dermed har han all rapportering klar, enten det er balanse, resultatregnskap, avdelingsregnskaper eller budsjetter. Alt ligger inne i systemet.
Les flere kundehistorier: Slik funker systemene i skyen for oss
«Det var viktig for oss at det var en renomert selskap som stod bak systemet, slik at vi visste at de hadde midler og ressurser til å utvikle produktet.»
Dere kan enkelt dekke bedriftens egne særbehov
– Overgangen var egentlig ingen jobb i det hele tatt og implementeringen gikk raskt. I dag bruker vi standardrapportene, noe vi synes dekker en stor del av vårt behov. Viser det seg at vi har flere, er det enkelt å bygge våre egne modeller slik at vi dekker særbehov som måtte dukke opp.
Bjørn beskriver OneStop Reporting som en forlengelse av selve økonomisystemet. Når du er ferdig i økonomisystemet, er rapporteringen klar.
– Den absolutt viktigste funksjonen, er at vi kan få et fullverdig regnskap med det samme, og jeg kan hente ut regnskap fra hvilken som helst periode. Jeg pleier å gå inn og se at resultatet i bunnen er det samme i økonomisystemet og i OneStop Reporting, for da vet jeg at alt er på plass, avslutter Bjørn.
«Vi opplever å bli sett på som en stor og viktig kunde, og sender vi spørsmål får vi svar umiddelbart. Vi opplever at selv om Visma er et veldig stort selskap, så ser de kundene sine.»
Flere sukesshistorier
Kunne effektivisere alle prosessene med Visma sitt logistikksystem
Foodpartner hadde i flere år lett etter et system som kunne automatisere alle stegene i logistikkprosessen. Slik oppfylte Visma.net drømmen.
Med Payroll Byrå er det lett å håndtere komplekse lønnskunder
Med Payroll Byrå fikk Skatt og Regnskap AS et lønnssystem som kunne håndtere de største kundene.
Visma Business NXT er et kraftig ERP-system i skyen for større bedrifter
Smidig overgang fra Visma Business til Visma Business NXT – ditt neste skybaserte økonomisystem.
Regelnytt
Regelnytt holder deg oppdatert på fagområdene arbeidsrett, ferieloven, lønn, trygd og pensjon. Regelnytt Lønn & Personal dekker fagområdene arbeidsrett, ferieloven, lønn, trygd og pensjon. Nyhetsbrevet sendes ut hver annen uke med de viktigste nyhetene for deg som er opptatt av lønnsfaget!
Visma Support
Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.
Trykk her om du heller vil snakke med en salgskonsulent