Endring av system rigget Scanelec for videre utvikling

Naturlig overgang til skybasert økonomisystem

Etter å ha brukt Visma Global som økonomisystem i mange år, så Scanelec at de ikke lenger hadde et system som rigget dem for videre utvikling.

Det forteller daglig leder Remi Helland.

– Vi ønsket å bli fristilt fra serverne og fleksibilitet til å jobbe rett fra nettleseren. Med tanke på hvordan arbeidsmarkedet har utviklet seg, er det ganske naturlig at vi nå trenger å kunne jobbe fra hvor som helst.

Helland forklarer at de stod mellom å gjøre oppdateringer i Visma Global eller å gå over til Visma.net ERP.

– I Visma Global var det både litt utfordrende og tidkrevende å levere skattemeldinger for de ulike landene, siden vi ikke bare opererer i Norge. I tillegg så vi at Visma.net ERP gir bedre støtte for SAF-T-rapportering. Med utviklingen som den offentlige rapporteringen tar, er det fint å jobbe i et system som hele tiden er oppdatert.

– Logistikken vår, med kjøp og salg i Sverige og Danmark, gir oss en ganske komplisert og krevende logistikk. Og det er store prosjekter vi håndterer på tvers av landene.

Les mer om logistikken i Visma.net ERP

Automatikk bidrar til effektiv bruk av tid

Eli Bakken, innleid økonom i Scanelec, forklarer at det til tider har vært noe utfordrende å være en liten organisasjon med tanke på ferieavvikling, sykdom og hjemmekontor.

– Nå får vi lettere tilgang til å følge opp driften, uavhengig av hvem som er fysisk tilstede. Vi slipper papirene og kan jobbe fra hvor som helst. Å jobbe i Visma.net ERP stemmer godt overens med hvordan arbeidsmarkedet er – det handler ikke bare om selve systemet, men om måten vi jobber på, sier hun.

Daglig leder Remi Helland istemmer, og legger til at de stadig blir tryggere på automatikken i Visma.net ERP.

– I oppstartsfasen måtte vi selvfølgelig sette oss inn i mye nytt, og håndtere og kontrollere en del ting manuelt. Jo tryggere vi blir på automatikken, desto flere regler kan vi sette opp. Da kan vi fokusere mer på å se resultater, trender og utviklinger. Har vi rett fokus? Er det noe vi bør fokusere mer på?, forklarer han.

Kort sagt mindre tid på input, og mer tid til å følge opp resultater. Bakken utdyper:

– Ja, målet vårt er å bruke minst mulig tid på regnskapsprosessene, og mer tid på å analyse og utvikling. Vi merker allerede en forskjell i forhold til tidligere. Nå har vi gått bort fra et papirbasert regnskap med kontering, stempling og kopiering. I stedet for sitter vi med en stor skjerm – og det er veldig enkelt å lete seg frem til øyeblikksbilder, sier hun.

Les mer om regnskap i Visma.net ERP

Vellykket endringsprosess som skal bygges videre på

Bakken forklarer at Visma.net ERP ikke bare skal ivareta økonomi, lønn og rapportering. De er også avhengig av at systemet gir dem støtte til god økonomisk prosjektstyring.

– Målet vårt er å etablere smidige og dynamiske rapporter. Vi sitter med et inntrykk av at hvis vi er strukturerte på å mate inn riktige opplysninger på prosjektene, og måten vi merker prosjekter og segmenter, så vil vi kunne ta ut en bedre oversikt i Visma.net ERP enn hva vi kunne i Visma Global.

Hun er tydelig på at Visma.net ERP krever at hun jobber annerledes med regnskap. 

– Det er ikke vanskelig, men annerledes. Og en ganske stor omveltning for meg som jobber med regnskap. Det er ikke alltid jeg tør å «trykke på knappen», men vi har svært god oppfølging fra Proplan.

Og selv om ikke alt er på plass enda, er Scanelec trygge på at de etterhvert vil kunne bygge på, og knytte sammen, det de måtte trenge. For eksempel en integrasjon mot CRM-systemet deres.

– Vi ser på Visma.net ERP som et fundament som vi kan bygge videre på.

Har du helt til slutt noen tips til andre økonomisjefer eller regnskapsansvarlige som vurderer å oppgradere økonomisystemet sitt?

– Uansett hva du kjøper i verden nå, så møter du endringer. Og det er du nødt til å sette deg inn i, uansett om du er privatperson eller bedrift. Det er ikke noe dramatikk – bare en realitet at du må gjøre det. Og det aller viktigste er god forberedelse og planlegging. Du trenger gode samarbeidspartnere som kartlegger konsekvenser og utfordringer sammen med deg, avslutter Bakken.

Se presentasjon av logistikken i Visma.net ERP