– Det er ikke våre rutiner som bestemmer hvordan vi skal gjøre ting – det er mulighetene i systemet som forteller hvordan vi skal gjøre det.
Det var instillingen til Norges ved da de valgte å bytte til det skybaserte ERP-systemet, Visma net ERP. Man må våge å tenke nytt. Det forteller Roger Leren, økonomi- og administrasjonssjef i Norges Vel.
Da den ene av totalt tre ansatte i administrasjonen skulle gå av med pensjon, hadde Norges Vel en ambisjon om å slippe å ansette en ny person. Dermed måtte de nødvendigvis automatisere enda flere prosesser.
– Vår innstilling da vi gikk over til Visma net ERP var å tenke nytt. Det er ikke våre rutiner som bestemmer hvordan vi skal gjøre ting – det er mulighetene i systemet som forteller hvordan vi skal gjøre det, forklarer Leren.
Automatisering er prinsippet i Visma net ERP. Når dataene kommer inn og sendes ut elektronisk, er det både for å spare de ansatte for tid, men også for å minimere punchefeil og andre avvik. Det er for det meste bra, men kan også være litt kronglete, skal vi tro Leren.
– Det kan være litt utfordrende å rette opp feil i systemet, siden det ikke bare er å rette opp manuelt. Du må vite hvor avviket ligger og gå noen steg tilbake. Når det er sagt: Våre beregninger viser at vi sparer omtrent et halvt årsverk på å jobbe i Visma net ERP.
Det kongelige selskapet for Norges Vel er en ideell og uavhengig medlemsorganisasjon. De jobber for en fremtidsrettet og bærekraftig mat- og landbrukssektor, både i Norge og internasjonalt.
– Vi startet med å hente inn flere tilbud, men forsto raskt at det enkleste var å gå over til Visma.net ERP. Dette var blant annet fordi vi allerede brukte flere av løsningene i Visma.net-porteføljen, integrert med Visma Business. Det ville også bli lettere for resten av de ansatte å forholde seg til mye av det samme, forteller han.
Men viktigst av alt, ifølge Leren, er hvilken konsulent du velger deg. Det er ikke Visma, men en Visma-sertifisert partner som behovskartlegger, implementerer og følger opp hver enkelt kunde.
– Det aller viktigste er gode konsulenter som kan jobben sin, og som evner å stille de riktige spørsmålene. Vi valgte oss Abacus IT som partner og har en helt fantastisk hjelp i konsulent Trine Pettersen. Vanligvis møter man jo utfordringer i en overgang, men oppfølgingen fra Trine og Abacus IT har vært ypperlig.
Norges Vel pleide å bruke mye tid på utbetalinger til Afrika, der de driver bistandsarbeid. Noe av det mest overraskende for dem var at dette går helt smertefritt i Visma net ERP.
– Utbetaling, men også innbetaling, er helt klart det beste i systemet. Tidligere hadde vi Visma Document Center i Visma Business, og det var et mareritt. Nå slipper vi heldigvis det. Vi har faktisk ikke satt på fryktelig mye automatikk, fordi leverandørfakturaene ofte konteres forskjellig fra gang til gang. Likevel fungerer det bra – og flyten går mye raskere.
Hva vil du si til andre bedrifter eller organisasjoner som vurderer Visma net ERP?
– Først av alt: Skaff deg en konsulent som gjør det riktig. Glem de gamle rutinene dine og tenk nytt. Hva kan du automatisere? Hvordan kan du jobbe annerledes? Vær fremoverlent og aksepter at ting er annerledes i et nytt system.
Se demo: Finansmodulen i Visma net ERP
Visma net ERP er et automatisert system som passer for mellomstore bedrifter i vekst. Systemet leveres som et standardprodukt, med moduler og integrasjoner som tilpasses ditt behov innen økonomi, logistikk, prosjektstyring, og HR og lønn. Norges Vel kombinerer flere av modulene og tilleggsløsningene.
– Jeg kan ikke nok om hvordan jeg bygger egne rapporter i Visma.net ERP, så det er veldig fint å ha OneStop Reporting integrert. Da vi jobbet i Visma Business, var det en slags hybridløsning, mens nå synkroniserer de to systemene sammen, sier Leren.
Pakken leveres av Abacus IT, som er en Visma-sertifisert partner.
– Det aller viktigste er gode konsulenter som kan jobben sin, og som evner å stille de riktige spørsmålene.
Klar for å komme i gang med Visma net ERP?
