I Bodø sentrum ligger kontorene til Nordlands kulturelle hjerte, Stiftelsen Nordlandsmuseet. Da de skulle fornye økonomisystemet, falt valget på Visma.net ERP.

– En av tingene som er fantastisk med Visma.net ERP, er at man kan drille seg ned på enkelttall, forteller administrasjonssjef Heidi Nilsson, og peker på at de mottok en purring på faktura, der hun kjente igjen summen, men ikke fant leverandøren i systemet.

– Da kunne jeg benytte søkefunksjonaliteten, og fant fort ut av utgiften var ført på feil selskap og feil leverandør. Nesten litt som jeg bruker Google! Det hadde jeg tidligere brukt lang tid på å spore opp.

Synes systemet var lett å lære seg

Stiftelsen Nordlandsmuseet er Nordlands største kulturelle aktør, med 19 museumsanlegg i ni kommuner. Stiftelsen består av totalt fire selskaper, og har til sammen 34 faste ansatte, 6 midlertidige og 140 sesongarbeidere på de ulike lokasjonene.

Administrasjonssjefen hadde ett mål for øyet: å jobbe moderne og effektivt, i motsetning til det tidligere systemet, som var både tungvint og komplisert.

– Litt murring i starten var det da vi begynte å lære oss Visma.net ERP, vedkjenner Nilsson, men det gikk seg fort til.

– Personlig synes jeg systemet var lett å lære. Man må tenke annerledes, og det var uvant i starten, men verre enn det var det ikke. Det var jo derfor vi falt for systemet. Det var enkelt, lettfattelig, og jeg skjønte raskt gangen og oppbyggingen i det.

– Man må tenke annerledes, og det var uvant i starten, men verre enn det var det ikke. Det var jo derfor vi falt for Visma.net ERP. Det var enkelt, lettfattelig, og jeg skjønte raskt gangen og oppbyggingen i det.

Bedre kontroll og økt samarbeid

Økonomiavdelingen jobber rollebasert, med ulike ansvarsoppgaver. Én jobber med det administrative rundt bank og lønn, en annen med hovedbok, rapportering og momsoppgaver, og en tredje med kundebehandling og leverandøroppfølging.

– Selv om vi har ulike ansvarsoppgaver, jobber vi alle i samme system. Derfor har vi behov for ulik funksjonalitet, men tilgang på de samme og oppdaterte dataene. Det har vi nå, deler Nilsson.

– Med en nettbasert løsning kan alle logge seg på, uavhengig av om de er fysisk på kontoret eller ute på en av lokasjonene våre. Ikke minst er det praktisk at systemet gir oss full kontroll hvis noen av oss er fraværende, som for eksempel ved sykdom eller ferie.

– Selv om vi har ulike ansvarsoppgaver, jobber vi alle i samme system. Derfor har vi behov for ulik funksjonalitet, men tilgang på de samme og oppdaterte dataene. Det har vi nå.

Sparer betydelige summer på faktureringen

En sentral del av den digitale effektiviseringen til stiftelsen, gjelder prosessene rundt sending og mottak av fakturaer – både mellom selskapene, fra leverandører og til egne kunder.

– Etter at vi automatiserte prosessene rundt sending, tolkning og mottak av fakturaer, har vi sett betydelige besparelser på kostnader, ressurs- og tidsbruk. Før fakturerte vi kun på papir. Nå går det meste automatisk, og vi jobber i større grad med kvalitetssjekk og kontroll, istedenfor å punche fakturainformasjonen manuelt, forteller Nilsson.

Første halvår av 2018 sendte og mottok bedriften over 3000 fakturaer. De får tilsendt de fleste fakturaene på e-post. For egne utsendelser benytter de kun elektronisk faktura til de mottakerne som kan motta. Per i dag gjøres dette direkte fra økonomisystemet.

Administrasjonssjef Heidi Nilsson har god grunn til å smile etter overgangen til skyen. Foto: Maria Lønneid

Trykk her om du heller trenger support

Visma Support

Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.

Trykk her om du heller vil snakke med en salgskonsulent