I Bodø sentrum ligger kontorene til Nordlands kulturelle hjerte, Stiftelsen Nordlandsmuseet. Da de i 2015 skulle fornye økonomisystemet, falt valget på nettbaserte løsninger.– Alle ser at automatiseringen har gitt oss økt kontroll og oversikt, sier administrasjonssjefen.

Ville jobbe moderne

Stiftelsen Nordlandsmuseet er Nordlands største kulturelle aktør, med 19 museumsanlegg i ni kommuner. Stiftelsen består av totalt fire selskaper, og har til sammen 34 faste ansatte, 6 midlertidige og 140 sesongarbeidere på de ulike lokasjonene.

Administrasjonssjef Heidi Nilsson har ett mål for øyet – å jobbe moderne og effektivt.

– Vi så et behov for å fornye oss. Tidligere delte vi serverbasert programvare med et annet museum, noe som viste seg å være både tungvint, risikofylt og komplisert. Det var viktig for oss å finne en løsning som var fremtidsrettet og moderne. Systemet skulle leve i mange år, samtidig som det måtte dekke våre behov i dag og i tiden som kommer, forteller Nilsson.

Første bedrift i skyen

Stiftelsen var en av de første kundene Visma-partner Økonomibistand Nord skulle ha over på skyløsningen Visma.net.

– Vi hadde en litt utfordrende start, det skal jeg ikke legge skjul på. Systemet var veldig nytt for mange, inkludert Økonomibistand Nord og Visma. Personlig synes jeg systemet var lett å lære. Man må tenke annerledes, og det var uvant i starten, men verre enn det var det ikke. Det var jo derfor vi falt for Visma.net. Det var enkelt, lettfattelig, og jeg skjønte raskt gangen og oppbyggingen i det, fortsetter Nilsson.

Bedre kontroll og økt samarbeid

Økonomiavdelingen jobber rollebasert, med ulike ansvarsoppgaver. En jobber med det administrative rundt bank og lønn, en annen med hovedbok, rapportering og momsoppgaver, og en tredje med kundebehandling og leverandøroppfølging.

– Selv om vi har ulike ansvarsoppgaver, jobber vi alle i samme system. Derfor har vi behov for ulik funksjonalitet, men tilgang på de samme og oppdaterte dataene. Det har vi nå i Visma.net, deler Nilsson.

– Med en nettbasert løsning kan alle logge seg på, uavhengig av om de er fysisk på kontoret eller ute på en av våre lokasjoner. Ikke minst er det praktisk at systemet gir oss full kontroll hvis noen av oss er fraværende, som for eksempel ved sykdom eller ferie, forteller Nilsson.

Administrasjonssjef Heidi Nilsson har god grunn til å smile etter overgangen til skyen. Foto: Maria Lønneid

Sparer tid og penger på faktureringen

En sentral del av den digitale effektiviseringen til stiftelsen gjelder prosessene rundt sending og mottak av fakturaer, både mellom selskapene, fra leverandører og til egne kunder.

– Etter at vi automatiserte prosessene rundt sending, tolkning og mottak av fakturaer med Visma.net, har vi sett betydelige besparelser, både hva gjelder kostnader, ressurs- og tidsbruk. Før fakturerte vi kun på papir. Nå går det meste automatisk, og vi jobber i større grad med kvalitetssjekk og kontroll, istedenfor å punche fakturainformasjonen manuelt, forteller Nilsson.

Første halvår av 2018 sendte og mottok bedriften over 3000 fakturaer. De får tilsendt de fleste fakturaene på epost. For egne utsendelser benytter de kun elektronisk faktura til de mottakerne som kan motta. Per i dag gjøres dette direkte fra økonomisystemet.

– Drømmen er å kun motta og å sende alle fakturaer elektronisk. Vi er på god vei her. Efaktura er både kostnadseffektivt og sikkert. Vi unngår for eksempel at epostene vi sender og mottar havner i kundens spamfilter, eller sendes til feil epostadresse, forteller Nilsson.

Adm.sjef Heidi Nilsson og kollegaene har fått en tett relasjon til Vismapartner Økonomibistand Nord, her representert ved Eirik Smedsvik. Foto: Maria Lønneid

– En av tingene som er fantastisk med Visma.net, er at man kan drille seg ned på enkelttall. Vi fikk for eksempel en purring på faktura, der jeg kjente igjen summen, men ikke fant leverandøren i systemet. Da kunne jeg benytte søkefunksjonaliteten, og fant fort ut av utgiften var ført på feil selskap og feil leverandør. Nesten litt som jeg bruker Google! Det hadde jeg tidligere brukt lang tid på å spore opp, forteller Nilsson.

Økt kontroll og oversikt over driften

Hos mange bedrifter er det motstand mot automatisering blant de ansatte, fordi mange kvier seg for endring, eller er redde for å miste jobben.

– Det ble litt murring blant de ansatte i starten da vi skulle bytte ut vårt gamle ERP-system. Men i etterkant har vi sett at vi fortsatt har behov for de ansatte, rollene og kompetansen, selv om arbeidsoppgavene endrer seg. De samme folkene må vi fortsatt ha, de gjør bare andre oppgaver enn de gjorde tidligere. Mer tid til kontroll, avvikshåndtering og oppfølging. Alle ser at automatiseringen gir oss økt kontroll og oversikt, deler Nilsson.

Effektiviserte rapporteringen

For å ta korrekte beslutninger om driften framover, er alle avhengige av å ha tilgang på gode rapporter og informasjonsgrunnlag fra økonomiavdelingen.

– Rapporteringsfunksjonaliteten i systemene gir oss et solid og sanntidsbasert datagrunnlag, som vi benytter daglig. Dette er avgjørende for oss. Vi merker at vi har bedre oversikt, og får dermed bedre kontroll over den daglige driften, smiler Nilsson.

Stiftelsen Nordlandsmuseet håndterer blant annet prosessene rundt økonomi og administrasjon for Hamsundstiftelsen. Foto: Ernst Furuhatt

– De fleste av våre ansatte er ikke regnskapsførere, og har behov for rapporter som er lett forståelige og oversiktlige. Det kan vi hente ut av systemet, og sende ut med jevne mellomrom. Før benyttet vi manuelle løsninger som excel og word til å forenkle dette. Det slipper vi nå, og sparer dermed mye tid, legger Nilsson til.

Behov for flere integrasjoner

Ved valg av nytt økonomisystem, var det avgjørende at den nye løsningen kunne integreres med stiftelsens kassasystemer og timeregistreringsplattform. Stiftelsen bruker Økonomibistand Nord sin samarbeidspartner, Officelink, som leverandør av kassasystemet Frontline.

Nordlandsmuseet har opprettet datterselskapet Makalaus, som selger opplevelsesprodukter til museumsdriften. Dette henger sammen med at alle stiftelser har et krav om å ha egne inntekter for å motta statlig og kommunal støtte.

En del av Makalaus sin digitale strategi, var å opprette nettbutikk. Den skulle integreres med økonomisystemet, mot nettbetaling og sosiale medier. Også her ble Frontline fra Officelink løsningen. Og alle data fra nettbutikken går direkte inn i økonomisystemet i Visma.net.

Vil digitalisere enda mer

Når det kommer til fremtiden, er Nilsson og teamet tydelig på fremtidsvisjonen. Det som kan effektiviseres, skal effektiviseres gjennom nettskyen og Visma.net.

– Med noe måtehold kan jeg jo sitere Hamsun: «Et ekteskap må drives med fantasien». Det samme gjelder tankegangen rundt vår digitale strategi. Med den riktige visjonen, leverandøren og samarbeidspartneren, kan kun fantasien sette grenser for hva man kan få til på funksjonalitet og hvilke gevinster man oppnår. Ett skritt av gangen, avslutter Nilsson smilende.

Kan vi hjelpe deg også?

Med vårt ERP-system får du et nettbasert forretningssystem som dekker dine behov innenfor finansstyring, logistikk, rapportering, prosjekt, analyse samt lønn og HR. Du finner all nyttig informasjon du måtte trenge på våre nettsider!