«Nå går det meste automatisk. Vi jobber i større grad med kvalitetssjekk og kontroll, istedenfor å punche fakturainformasjonen manuelt.»
I Bodø sentrum ligger kontorene til Nordlands kulturelle hjerte, Stiftelsen Nordlandsmuseet. Da de skulle fornye økonomisystemet, falt valget på Visma.net ERP.
Foto: Ernst Furusett
Foto: Maria Lønneid
– En av tingene som er fantastisk med Visma.net ERP, er at man kan drille seg ned på enkelttall, forteller administrasjonssjef Heidi Nilsson, og peker på at de mottok en purring på faktura, der hun kjente igjen summen, men ikke fant leverandøren i systemet.
– Da kunne jeg benytte søkefunksjonaliteten, og fant fort ut av utgiften var ført på feil selskap og feil leverandør. Nesten litt som jeg bruker Google! Det hadde jeg tidligere brukt lang tid på å spore opp.
Om Stiftelsen Nordlandsmuseet
- 19 museumsanlegg i ni kommuner
- 43 faste ansatte, 6 midlertidige og 140 sesongarbeidere
- Omsatte for 60 MNOK i 2020
Levert av Cloud Connection
Tusen takk til Cloud Connection, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Visma.net ERP for Stiftelsen Nordlandsmuseet.
Lett å lære seg ERP-systemet
Stiftelsen Nordlandsmuseet er Nordlands største kulturelle aktør, med 19 museumsanlegg i ni kommuner. Stiftelsen består av totalt fire selskaper, og har til sammen 34 faste ansatte, 6 midlertidige og 140 sesongarbeidere på de ulike lokasjonene.
Administrasjonssjefen hadde ett mål for øyet: å jobbe moderne og effektivt, i motsetning til det tidligere systemet, som var både tungvint og komplisert.
– Litt murring i starten var det da vi begynte å lære oss Visma.net ERP, vedkjenner Nilsson, men det gikk seg fort til.
– Personlig synes jeg systemet var lett å lære. Man må tenke annerledes, og det var uvant i starten, men verre enn det var det ikke. Det var jo derfor vi falt for systemet. Det var enkelt, lettfattelig, og jeg skjønte raskt gangen og oppbyggingen i det.
Foto: Ernst Furusett
«Man må tenke annerledes, og det var uvant i starten, men verre enn det var det ikke. Det var jo derfor vi falt for Visma.net ERP. Det var enkelt, lettfattelig, og jeg skjønte raskt gangen og oppbyggingen i det.»
Foto: Ernst Furusett
Rollebasert økonomiavdeling
I økonomiavdelingen har de ulike arbeidsoppgaver, fordelt på tre ulike roller. Den ene rollen jobber med det administrative rundt bank og lønn, den andre holder tak i hovedbok, rapportering og momsoppgaver, og den siste rollen fokuserer på kundebehandling og leverandøroppfølging.
Til tross for ulike arbeidsoppgaver, jobber de alle i samme system. Derfor er det behov for ulik funksjonalitet, samtidig som de har tilgang på de samme, oppdaterte dataene. Det har de nå.
– Med en nettbasert løsning kan alle logge seg på, uavhengig av om de er fysisk på kontoret eller ute på en av lokasjonene våre. Ikke minst er det praktisk at systemet gir oss full kontroll hvis noen av oss er fraværende, som for eksempel ved sykdom eller ferie.
Les guiden: 10 grunner til å velge nettbasert ERP
«Selv om vi har ulike ansvarsoppgaver, jobber vi alle i samme system. Derfor har vi behov for ulik funksjonalitet, men tilgang på de samme og oppdaterte dataene. Det har vi nå.»
Sparer mye på elektronisk faktura
En sentral del av den digitale effektiviseringen til stiftelsen, gjelder prosessene rundt sending og mottak av fakturaer – både mellom selskapene, fra leverandører og til egne kunder.
– Etter at vi automatiserte prosessene rundt sending, tolkning og mottak av fakturaer, har vi sett betydelige besparelser på kostnader, ressurs- og tidsbruk. Før fakturerte vi kun på papir. Nå går det meste automatisk, og vi jobber i større grad med kvalitetssjekk og kontroll, istedenfor å punche fakturainformasjonen manuelt, forteller Nilsson.
Første halvår av 2018 sendte og mottok bedriften over 3000 fakturaer. De får tilsendt de fleste fakturaene på e-post. For egne utsendelser benytter de kun elektronisk faktura til de mottakerne som kan motta. Per i dag gjøres dette direkte fra økonomisystemet.
Les også: IT-selskapet gjør nå alt i skyen
Foto: Maria Lønneid
Flere sukesshistorier
Trygg overgang til skyen med Visma.net ERP
Visma.net ERP er et fremtidsrettet skybasert ERP-system. Ønsker du en trygg overgang til skyen?
Optimaliserte lager- og logistikkprosessene med skybasert økonomisystem
Rig Supply levde godt med Mamut frem til lønnsmodulen forsvant. De ønsket ikke å forholde seg til flere ulike systemer, og gikk derfor over til Visma.net-suiten. Nå har de økonomi, logistikk og lønn på ett sted.
Business NXT er et kraftig ERP-system i skyen for større bedrifter
Smidig overgang fra Visma Business til Business NXT – ditt neste skybaserte økonomisystem.
Technytt
Technytt holder deg oppdatert på nyheter innen forretningsdrift og teknologi. Nyhetsbrevet sendes ut 6 ganger i året med tema for deg som er interessert i digital transformasjon, moderne arbeidsprosesser, datasikkerhet og mye mer.
Visma Support
Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.
Trykk her om du heller vil snakke med en salgskonsulent