Flyttet økonomisystem til skyen dagen Norge stengte ned

«Nå er det mye enklere å forstå hva som skal leveres hvor. Før skulle ett skjema dit og signaturen skulle kanskje dit. Nå er alt formidlet gjennom én digital plattform.»

De hadde syv bilagspermer og én PC med lokalinstallert programvare. Den ble for siste gang brukt til å kjøre lønn torsdag 12. mars 2020. Møt NHHS, studentforeningen som var heldigitalisert den dagen Norge stengte ned. Tilfeldig? Ja, men samtidig iikke.

– Vi var ferdigdigitaliserte den torsdagen! Styret vårt har gått nesten helt upåvirket av pandemien fordi vi allerede hadde planlagt en full digitalisering av driften. Samarbeidsplattformer var oppe og gikk et par dager før og etter det har alt vært i skyen, forteller økonomiansvarlig Sverre Skjauff (23).

Sammen med markedsansvarlig Kine Marie Eknes Ramm (25), sitter han i kjernestyret til NHHS. I 2020 har de dratt stikkontakten ut av veggen og flyttet både regnskaps- og lønnssystemet til skyen. Lokalinstallert programvare tilhører 2010-tallet; nå er det Visma.net ERP og Visma.net Payroll som gjelder.

Om Norges Handelshøyskoles Studentforening

1950 medlemmer
58 ansatte
Omsatte for 17 MNOK i 2019

Levert av Abacus IT

Tusen takk til Abacus IT, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Visma.net ERP og Visma.net Payroll til NHHS.

– Ikke bare er systemet enklere for styret og for Regnskapsgruppen (som sitter under økonomiansvarlig), men det hjelper faktisk alle de 1950 medlemmene. Systemet forenkler også deres hverdag i foreningen, forteller Ramm.

Digitaliseringsstrategi ga stor gevinst under hjemmekontor

Da Skjauff og Ramm stilte som kandidater til 2020-styret, gikk de til valg på å digitalisere enda mer enn det som allerede var blitt gjort. På spørsmål om hvorfor akkurat digitalisering, blir det stille et par sekunder.

«Styret vårt har gått nesten helt upåvirket av pandemien fordi vi allerede hadde planlagt en full digitalisering av driften.»

– Nei, men vi lever jo i 2020?, sier Skjauff.

Fra å ha jobbet analogt eller på den ene «programvare-PCen», var planen å kvitte seg med et kontor full av krøllete papirer, punching og andre manuelle prosesser.

– Nå kan vi sitte hjemme i sengen og utbetale lønn til de studentene som er vektere i baren. Men også driften har blitt sikrere. Vi har for eksempel fått 2FA (to-trinns-autentisering), digital timeregistrering for vekterne og alle kan levere utleggene sine digitalt, forklarer han.

Les også: Trygg overgang til skyen med Visma.net ERP

Mange av NHHS-medlemmene har små og store utlegg. Å få tilbake pengene kunne tidligere ta opp til seks uker – en lang behandlingstid selv for arbeidstakere. Det er rimelig å anta at én og en halv måned ikke akkurat oppleves noe kortere for en student.

Selv om de fremdeles er i opplæring, er både Skjauff og Ramm superglade for å jobbe mer strømlinjeformet.

– Nå er det mye enklere å forstå hva som skal leveres hvor. Før skulle ett skjema dit og signaturen skulle kanskje dit. Nå er alt formidlet gjennom én digital plattform.

Økonomiansvarlig Sverre Skjauff

Fleksibel hverdag med skybaserte løsninger

Som prosjektleder for innføringen av Visma.net ERP og Visma.net Payroll, synes Skjauff at det er lett å se nytten på kort tid. Det meste kan godkjennes og registreres på mobilen, det er enklere å tilgangsstyre og bankutbetalingen føles tryggere.

– De tidligere styrene brukte også mye tid på å purre bedrifter. Nå som vi har automatisk purring og integrasjon mot inkassoselskap, er det egentlig en smal sak å få penger inn på konto, sier han.

Begge to er veldig fornøyde med samarbeidet mellom NHHS og Visma, med Abacus IT i spissen, partneren som leverer løsningene på vegne av Visma.

– Visma virker som et veldig spennende selskap. Det er jo det største og kuleste stedet innenfor sine fagfelt. Ikke bare regnskap og teknologi, men de kjøper jo opp så mange selskaper hvert år. De er synlig på skolen og rekrutterer flinke elever, sier Ramm.

«Nå som vi har automatisk purring og integrasjon mot inkassoselskap, er det egentlig en smal sak å få penger inn på konto.»

– Vår generasjon liker å ta i bruk ny teknologi

Begge to har god kontakt med tidligere aktive medlemmer, enten de trenger å diskutere noe eller har behov for en faglig oppklaring. En av disse er Jo Hvoslef, som nå jobber i Visma.

– Er det spørsmål om debet og kredit, så er det Jo vi ringer til, ler Skjauff.

Drift eller utvikling? Ja takk, begge deler, skal vi tro styret i NHHS. Målet de kommende årene er å opprettholde den innovative bølgen, samtidig som studentforeningen driftes forsvarlig. Med en god dose nysgjerrighet og viljestyrke, har Skjauff og Ramm klokketro på at begge deler er mulig.

– Felles for hele vår generasjon er jo at vi liker å ta i bruk ny teknologi. Jeg har ikke en gang automatisk oppdatering av appene mine fordi jeg liker å lese hva som er nytt i oppdateringene, forklarer Skjauff.

– Ja, der er vi litt ulike, ler Ramm.

– Appene mine oppdateres alltid automatisk.

Slik lykkes du med endringsprosesser i bedriften

Markedsansvarlig Kine Marie Eknes Ramm

Flere sukesshistorier

Trygg overgang til skyen med Visma.net ERP

Visma.net ERP er et fremtidsrettet skybasert ERP-system. Ønsker du en trygg overgang til skyen?

Optimaliserte lager- og logistikkprosessene med skybasert økonomisystem

Rig Supply levde godt med Mamut frem til lønnsmodulen forsvant. De ønsket ikke å forholde seg til flere ulike systemer, og gikk derfor over til Visma.net-suiten. Nå har de økonomi, logistikk og lønn på ett sted.