– Vi var ferdigdigitaliserte den dagen! Styret vårt har gått nesten helt upåvirket av pandemien fordi vi allerede hadde planlagt en full digitalisering av driften.
– Samarbeidsplattformer var oppe og gikk et par dager før, og etter det har alt vært i skyen. Nå er det mye enklere å forstå hva som skal leveres hvor. Før skulle ett skjema hit og signaturen skulle kanskje dit. Nå er alt formidlet gjennom én digital plattform, forteller økonomiansvarlig Sverre Skjauff.
Sammen med markedsansvarlig Kine Marie Eknes Ramm, sitter han i kjernestyret til NHHS. I 2020 har de dratt stikkontakten ut av veggen og flyttet både regnskaps- og lønnssystemet til skyen. Lokalinstallert programvare tilhører 2010-tallet; nå er det Visma net ERP og lønnssystemet Payroll som gjelder.
Norges Handelshøyskoles studentforening ble grunnlagt i 1936 og er den nest eldste studentforeningen i Bergen. NHHS er en inkluderende forening med stor spennvidde og et rikt tilbud. Alt engasjementet er basert på frivillig innsats og med over 120 undergrupper og 1 800 aktive medlemmer er vi en av landets mest aktive og pulserende studentforeninger. De er totalt 55 ansatte, og omsatte for 27 MNOK i 2022.
– Styret vårt har gått nesten helt upåvirket av pandemien fordi vi allerede hadde planlagt en full digitalisering av driften.
Da Skjauff og Ramm stilte som kandidater til 2020-styret, gikk de til valg på å digitalisere enda mer enn det som allerede var blitt gjort. På spørsmål om hvorfor akkurat digitalisering, blir det stille et par sekunder.
– Nei, men vi lever jo i 2020?, sier Skjauff.
Fra å ha jobbet analogt eller på den ene «programvare-PCen», var planen å kvitte seg med et kontor full av krøllete papirer, punching og andre manuelle prosesser.
– Nå kan vi sitte hjemme i sengen og utbetale lønn til de studentene som er vektere i baren. Men også driften har blitt sikrere. Vi har for eksempel fått 2FA (to-trinns-autentisering), digital timeregistrering for vekterne og alle kan levere utleggene sine digitalt, forklarer han.
Mange av NHHS-medlemmene har små og store utlegg. Å få tilbake pengene kunne tidligere ta opp til seks uker – en lang behandlingstid selv for arbeidstakere. Det er rimelig å anta at én og en halv måned ikke akkurat oppleves noe kortere for en student.
Selv om de fremdeles er i opplæring, er både Skjauff og Ramm superglade for å jobbe mer strømlinjeformet.
– Nå er det mye enklere å forstå hva som skal leveres hvor. Før skulle ett skjema dit og signaturen skulle kanskje dit. Nå er alt formidlet gjennom én digital plattform.
Som prosjektleder for innføringen av Visma net ERP og Payroll, synes Skjauff at det er lett å se nytten på kort tid. Det meste kan godkjennes og registreres på mobilen, det er enklere å tilgangsstyre og bankutbetalingen føles tryggere.
– De tidligere styrene brukte også mye tid på å purre bedrifter. Nå som vi har automatisk purring og integrasjon mot inkassoselskap, er det egentlig en smal sak å få penger inn på konto, sier han.
Begge to er veldig fornøyde med samarbeidet mellom NHHS og Visma, med Abacus IT i spissen, partneren som leverer løsningene på vegne av Visma.
– Visma virker som et veldig spennende selskap. Det er jo det største og kuleste stedet innenfor sine fagfelt. Ikke bare regnskap og teknologi, men de kjøper jo opp så mange selskaper hvert år. De er synlig på skolen og rekrutterer flinke elever, sier Ramm.
– Nå som vi har automatisk purring og integrasjon mot inkassoselskap, er det egentlig en smal sak å få penger inn på konto.
Visma net ERP er et automatisert system som passer for mellomstore bedrifter i vekst. Systemet leveres som et standardprodukt, med moduler og integrasjoner som tilpasses ditt behov innen økonomi, logistikk, prosjektstyring, og HR og lønn.
Begge to har god kontakt med tidligere aktive medlemmer, enten de trenger å diskutere noe eller har behov for en faglig oppklaring. En av disse er Jo Hvoslef, som nå jobber i Visma.
– Er det spørsmål om debet og kredit, så er det Jo vi ringer til, ler Skjauff.
Drift eller utvikling? Ja takk, begge deler, skal vi tro styret i NHHS. Målet de kommende årene er å opprettholde den innovative bølgen, samtidig som studentforeningen driftes forsvarlig. Med en god dose nysgjerrighet og viljestyrke, har Skjauff og Ramm klokketro på at begge deler er mulig.
– Felles for hele vår generasjon er jo at vi liker å ta i bruk ny teknologi. Jeg har ikke en gang automatisk oppdatering av appene mine fordi jeg liker å lese hva som er nytt i oppdateringene, forklarer Skjauff.
– Ja, der er vi litt ulike, ler Ramm.
– Appene mine oppdateres alltid automatisk.
Tusen takk til Abacus IT, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Visma net ERP og Payroll til NHHS.
– Ikke bare er systemet enklere for styret og for Regnskapsgruppen (som sitter under økonomiansvarlig), men det hjelper faktisk alle de 1950 medlemmene. Systemet forenkler også deres hverdag i foreningen, forteller Ramm.
