Nettbaserte lønnssytem gjør bedriften godt rustet for fremtiden

Hvorfor går Payroll Byrå som hånd i hanske med et regnskapsbyrå? Det kan Merkantil Service svare på. Fornøyde kunder og nye forretningsmuligheter er bare noe av fordelene med overgangen til nytt nettbasert lønnssystem.

– Du kommer ikke noe sted i denne bransjen hvis ikke du lytter til kundene dine, dine ansatte og synes endring er spennende og gøy!

Farrah Løvdahl er operativ leder i Merkantil Service. Etter å ha jobbet i de største revisjons- og regnskapshusene, trodde hun at hun skulle inn for å “rydde opp” i et 50 år gammelt regnskapsbyrå som hang etter utviklingen i bransjen, en såkalt “elefant”. Der tok hun feil.

– Sjefen min på 68 år var raskere enn meg. Og arbeidsstaben bestod av ansatte som var sultne på utfordringer og spennende systemer. Og da må vi sørge for at utfordringene vi har og systemene vi bruker er “mat” nok.

Bli kjent med: Payroll Byrå

Payroll Byrå tilbyr fleksibiliteten som egner seg for regnskapsbyrå

– Mange i bransjen er kritiske til nye skyprodukter fordi det visstnok skal være for prematurt. Min mening er at de redde for å satse på noe som krever endring! Så lenge de fortsetter å bruke de tradisjonelle systemene, tror de at de kan jobbe som før. Men dette er en falsk trygghet. De gamle systemene er ikke bygget for fremtiden, og fremtiden er rett rundt hjørnet.

– Payroll Byrå endrer seg raskere enn de tradisjonelle systemene. Men det er bra! Vi slipper tunge programmeringer og installeringer. Når små endringer kommer løpende, gjør vi bare små justeringer på måten vi jobber på. Alt et skysystem krever, er at vi som brukere er fleksible og åpne for nye muligheter.

– Før i tiden kom systemene mer ferdigpakket, der bedriften skulle passe inn i systemet. Nå er det systemet som skal tilpasses bedriften, og da må det være fleksibelt og ha bred funksjonalitet.

Et skybasert lønnssystem imøtekommer avanserte kundebehov

Det tidligere lønnssystemet til Merkantil Service var for så vidt også skybasert. Utfordringen lå i kompleksiteten, eller mangelen på den.

– Det gamle systemet var ikke godt nok for mer kompliserte lønnskunder. Før i tiden kom systemene mer ferdigpakket, der bedriften skulle passe inn i systemet. Nå er det systemet som skal tilpasses bedriften, og da må det være fleksibelt og ha bred funksjonalitet.

Merkantil Service har et bredt spekter av kunder med ulike behov. I tillegg har de opparbeidet et eget team av lønnseksperter - spesialister på lønnsfaget.

– Det var et lønnssystem teamet etterspurte for de kundene som var mer avansert: Payroll Byrå var et system som kunne brukes uavhengig av erp-system og som kunne takle store kunder, ulike behov og store transaksjonsmengder.

I tillegg til å begynne prosessen med å bytte lønnssystem, ansatte de en dyktig person med bred IT-bakgrunn og med ekspertise på å forbedre prosesser digitalt. På den måten kunne de vært mer skikket for valget av system for mer avanserte lønnsoppdrag.

– For vår del var ildprøven at fagansvarlig testet om systemet er kvalitativt på topp og fungerer. Kravene hun stiller er såpass høye, at når hun sier “go”, kan vi stole på det og lene oss tilbake.

Lær mer i guiden: 10 av de største fordelene med et skybasert lønnssystem – for regnskapsbyrå

– Før i tiden kom systemene mer ferdigpakket, der bedriften skulle passe inn i systemet. Nå er det systemet som skal tilpasses bedriften, og da må det være fleksibelt og ha bred funksjonalitet.

Payroll byrå gir nye forretningsmuligheter

Visma.net Payroll gjør også at Merkantil Service kan gripe business-muligheter utover de klassiske regnskapstjenestene.

– Vi har et eget implementeringsteam som onboarder alle kundene våre på nye systemer. Nå har vi lyst til å tilby dette til selskaper som ønsker å ha det “in-house”. Da kan vi sette opp systemene for dem og samtidig fungere som en rådgiver og samarbeidspartner, og hjelpe dem med rutinene rundt.

Med kunder som vokser i rekordfart, er Merkantil Service avhengig av å henge med i svingene.

– Beslutninger tas fort og da må systemene svare. De ansatte føler seg trygge ved å ha sertifiseringen i ryggen og kundene føler seg ivaretatt når de tar kontakt med oss og får svar når de trenger dem. Nå føler vi at vi har verktøyene og styrken på plass.

– Mange i bransjen er kritiske til nye skyprodukter fordi det visstnok skal være for prematurt. Min mening er at de redde for å satse på noe som krever endring!

De ansatte er nøkkelen til suksess

Farrah har lang erfaring fra bransjen og har et viktig budskap til deg som leser:

– Skal du bygge et godt og fremoverlent selskap, må de ansatte bli hørt og være med å forme arbeidsplassen og hvordan den fungerer. De ansatte vi får inn er høyt utdannede med mastergrader innenfor økonomi. De er sultne og bygger stadig kompetanse og da må arbeidsgiveren gi dem mat.

I bransjen ser vi at dyktige ansatte leker stolleken: De finner seg ikke til rette. I mindre fremoverlente regnskapsbyråer er det er høy arbeidsbelastning og selskapet de jobber i følger ikke med endringene som tvinger seg frem. Da forsvinner dyktige mennesker fort ut døren.

– Hos oss ser vi en helt annen driv hos de ansatte som får holde på med det de synes er gøy, og da spiller verktøyene de jobber i en avgjørende rolle. Nå er vi rigget for nettopp det - i tillegg til at Merkantil Service går så det suser!

Se nå: Kort webinar om Payroll

– Visma.net Payroll endrer seg raskere enn de tradisjonelle systemene. Men det er bra! Vi slipper tunge programmeringer og installeringer. Når små endringer kommer løpende, gjør vi bare små justeringer på måten vi jobber på.

Flere sukesshistorier

Med Payroll Byrå er det lett å håndtere komplekse lønnskunder

Med Payroll Byrå fikk Skatt og Regnskap AS et lønnssystem som kunne håndtere de største kundene.

Årsoppgjøret er enklere med Visma Periode & År

Regnskapsbyrået Atenti var blant de første regnskapsbyråene som fikk teste det nye, skybaserte systemet for periodeavslutning og årsoppgjør. Slik opplevde de Periode og År.