Reduserte arbeidstiden med skybasert lønnssystem fra Visma

Unni G. Berntsen jobber med lønn og regnskap i Mellbyes Planteskole. For første gang på 11 år skal hun ta tre uker sammenhengende sommerferie. Les hennes erfaringer med å bytte fra lokalinstallert til nettbasert lønnssystem.

Først av alt, for de som ikke vet, oss selv inkludert, hva er egentlig en planteskole?

– Alle tror jo at en planteskole er en skole, og det er det på sett og vis, men ikke for mennesker. Navnet planteskole kommer fra tyske Baumschule som betyr en skole for trær. En planteskole produserer planter fra frø eller stikling og fram til de er klare for utplanting.

Det gir jo veldig mening! Hvem er kundene deres?

– Det er i hovedsak maskinentreprenører, anleggsgartnere og kommuner. Vi produserer trær, men også prydbusker, hekkplanter og ferdighekk. I perioden 2016–2020 leverer vi alt av det grønne til Statens vegvesen region øst.

Om Mellbyes Planteskole

Mellbyes Planteskoler ble etablert i 1920 og er i dag en av de største treprodusentene i Norge. De leverer til anleggsbransjen, og har både små og store kunder. De er spesialisert på leveranser til grøntanlegg. Kundene er kommuner, maskinentreprenører og anleggsgartnere.

4 ansatte på fastlønn
10 fulltidsansatte
23 ansatte totalt i høysesong

Levert av ECIT Capstone AS

Tusen takk til ECIT Capstone AS, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Visma.net Payroll for Mellbyes planteskole.

Automatisering ga stor gevinst

Mange er redde for å gjøre store endringer i systemene sine – var dere også det?

– Man er jo som oftest skeptisk til nye ting, men samtidig tenkte vi: Er det noe vi kan gjøre annerledes for å øke effektiviteten?

– Nå som vi har byttet lønnssystem, så kan jeg til en viss grad forstå at noen er usikre. Det er jo en helt annen måte å jobbe på, med mye å sette seg inn i. Samtidig er gevinstene veldig store. Før gjorde jeg jo alt manuelt. De ansatte leverte timelister på papir og jeg måtte avstemme manuelt fordi jeg ikke fikk importert inn til regnskapssystemet. Nå er den biten veldig enkel, alt har forandret seg.

Les også: Learn AS fikk mer tid til kvalitetssikring med Visma.ned Payroll

Det er nesten så jeg sitter og tenker: Er jeg ferdig? Har jeg virkelig gjort alt jeg skal gjøre på lønnskjøringa nå? Før kunne jeg sitte en hel dag. Nå sitter jeg maks 2–3 timer.

Hadde lenge vurdert å bytte lønnssystem

Når du sier at «alt har forandret seg», hva legger du i det?

– At jeg har mye mer tid! Jeg bruker så innmari mye mindre tid på å kjøre lønn. Det er nesten så jeg sitter og tenker: Er jeg ferdig? Har jeg virkelig gjort alt jeg skal gjøre på lønnskjøringa nå? Før kunne jeg sitte en hel dag. Nå sitter jeg maks 2–3 timer. Jeg kan gjøre det fortere, men foreløpig vil jeg dobbeltsjekke timelister og sånt.

Når bestemte dere dere for å bytte lønnssystem?

– Jeg hadde egentlig tenkt på det lenge, helt siden jeg begynte i jobben for 11 år siden. Den gangen brukte vi et systemer tilpasset gartner og jordbruk, men jeg ville gjerne ha et litt mer funksjonelt system.

– Så har det handlet litt om kostnader. Når noe skurer og går, så er det liksom greit. Men jeg ville virkelig bort fra manuelle timelister. Jeg gikk til Visma og ble tipset om det nettbaserte lønnssystemet deres.

Var det vanskelig å få gjennomslag for byttet?

– Nei, ikke egentlig. Daglig leder tar de siste avgjørelsene, men han er veldig lydhør for forslag som forenkler min hverdag.

Vurderer du også å flytte forretningssystemene til skyen?

Nå har jeg også lært meg appene Visma Attach og Visma Expense, og de er jeg veldig glad for at jeg tok med.

– Neste sommer skal jeg kjøre lønn fra hytta

I Visma er vi kanskje litt over-opptatt av å snakke om at systemene våre er nettbaserte. Men hvilke fordeler har du selv merket, med å gå over fra server til nettbasert?

– Altså, jeg har aldri hatt tre uker sammenhengende ferie på sommeren, fordi det er alltid enten lønnskjøring, fakturering, et eller annet som må fikses. Nå kan jeg faktisk kjøre lønna når jeg er på ferie. Neste sommer skal jeg sitte på hytta og kjøre lønn. Det skal bli utrolig deilig å ha tre uker sammenhengende ferie.

Hvordan var det å bytte lønnssystem midt i året?

– Jo, det gikk helt fint! I begynnelsen hadde jeg regnskapsbilag som jeg måtte korrigere litt på, men nå er det lite korreksjon.

Last ned guide: 8 spørsmål og svar om lønnssystem i skyen

Fikk god hjelp til å lære seg det nettbaserte lønnssystemet

Hva skjedde rent konkret da dere gikk over til det nettbaserte lønnssystemet?

– For å være helt ærlig så var det helt gresk i starten. Ingenting var likt som i det gamle manuelle systemet, men jeg hadde veldig god hjelp av den veiviseren som finnes i systemet. Du kommer jo ikke videre før du har gjort alt du må gjøre. Det er en trygghet. Etter bare noen dager, når du kommer inn i det, er det faktisk et veldig enkelt system.

Hvor lenge varte den greske perioden?

– Kanskje et par måneder. Men etter at jeg har fått ryddet opp i litt småfeil fra de ansatte og sånt, så har det gått bra. Nå har jeg også lært meg appene Visma Attach og Visma Expense, og de er jeg veldig glad for at jeg tok med.

– Jeg tenker at det egentlig bare er å hoppe i det, om du er på en manuell løsning.

Med Visma finner du lønnsslipp i appen

Hva merker de ansatte av automatiseringen?

– De synes det er helt topp. De har jo alt av timer, ferie, fravær og lønnsslipper på appene på mobilene sine.

Mange i lønn og regnskap står jo overfor et skifte fremover. Digitalisering blir viktig for mange næringer som trenger å være konkurransedyktige fremover. Vi er opptatt av å fortelle andre kunder hva de har opplevd. Har du noen tips til andre som skal gjennom den samme prosessen som deg?

– Jeg tenker at det egentlig bare er å hoppe i det, om du er på en manuell løsning. Du vil aldri være helt forberedt eller klar. Slik er det vel med alt nytt. Du må liksom bare bestemme deg for å gjøre det, og ta utfordringen!