– Vi sparer omtrent 15 000 kroner i året med Payroll.
Tore Lorentzen jobber som IT-sjef og country Manager i Lekang og forteller at bedriften har en helt klar strategi for hvor de er på vei. På et tidspunkt så de at de hadde et sterkt behov for å endring i form av digitalisering om de skulle klare å holde på fornøyde kunder og samtidig skaffe nye.
– Derfor har IT vært hovedtyngden i strategien vår de siste tre årene. Det er kun meg som jobber med IT hos oss, og det å drifte systemene selv spist veldig mye tid. Utvikling, innkjøp og installering er tidkrevende, forteller han.
Systemene flyttes nå gradvis over i skyen noe som betyr at Lorentzen for eksempel slipper den kjedelige oppgaven å måtte rykke ut i ferien hvis systemene ikke spiller på lag.
– Grunnpilaren har hele tiden handlet om at vi skal jobbe med strategi og utvikling av IT. Vi er fremdeles i en prosess med mye implementering på én gang.
Store endringer på løpende bånd til tross: De ansatte ser at systemene bidrar til en bedre flyt i hverdagen – og at de får utnyttet tiden sin bedre. Lorentzen selv er, litt overraskende kanskje, overrasket over responsen.
– 95 prosent av tilbakemeldingene er gode. Overraskende gode, også fra de vi tenkte at ikke ville være positive. Mange er redd for endringer, men til og med disse ansatte har vært veldig positive! De er tydelige på at hverdagen deres har blitt bedre og enklere.
Lekang Filter er en totalleverandør av filter til de fleste sektorer. I løpet av ett år pakkes og sendes 300 000 filter fra lageret i Hølen i Akershus. Bedriften, som i senere tid har blitt en del av en større skandinavisk gruppe, er distributør for de største produsentene i Europa og USA.
Å jobbe skybasert synes han er fint fordi løsningen alltid er oppdatert. De trenger ikke lenger å bruke tid og penger på konsulenter som kommer flere ganger i året for å oppdatere serverene.
– Skybasert lønnssystem er uten tvil billigere for oss. Vi sparer omtrent 15 000 kroner i året.
Han forteller også at han også får brukt tiden sin smartere ved at han nå kan utvikle systemer, god brukerstøtte og å legge strategier for hvor bedriften skal videre i IT-verden.
Øystein B. Andreassen er Country Manager i Lekang og dypt involvert i prosessene. Han forteller om store omorganiseringer og effektivisering for å få bedre kostnadskontroll. I fjor fikk de nye nettsider i fjor og for tiden implementeres nytt CRM-system, og de ansatte virker å være fornøyde med digitaliseringen.
– Det er naturligvis en lengre opplæringsprosess fordi vi finner helt nye måter å jobbe på. Det tar litt tid i starten, men alle er innstilt på å tilpasse seg nye arbeidsmetoder. Tanken er jo at disse systemene skal frigjøre administrative prosesser, slik at vi får mer tid til å jobbe aktivt ut mot kundene. Med så mange artikler, er det nødt til å være enkelt for kundene våre å bestille riktig produkt. Da må vi ha tid og overskudd til å jobbe med å spisse budskapet vårt.
Netthandelen øker for hver måned, også for Lekang Filter, derfor er de helt avhengige av å bruke mindre tid på ordreregistrering. Andreassen understreker hvor viktig det er å gi kunden andre verdier.
– Det finnes flere utenlandske aktører som banker på døra og gjerne vil komme inn i Norge. Da er det viktig at vi er et hestehode foran. Allikevel snakker vi om lønnsom vekst, ikke vekst for enhver pris. Da er det viktig at vi har oppdaterte systemer som tilrettelegger for en god utvikling.
– Tanken er jo at disse systemene skal frigjøre administrative prosesser, slik at vi får mer tid til å jobbe aktivt ut mot kundene.
I Payroll gjøres alle lønnsprosesser i én og samme løsning, og med automatikk tar systemet seg av de manuelle og tidkrevende oppgavene for lønnsansvarlig. Det skaper bedre flyt, høyere kvalitet og mer effektive prosesser for lønn. I tillegg blir nye lovkrav oppdatert automatisk, slik at du til enhver tid jobber i henhold til gjeldende regelverk. Payroll er et ERP-uavhenigig system, som er laget for å samhandle med andre systemer.
Anne Eggesvik er lønn- og regnskapsansvarlig og forteller hvordan de ansatte nå føler at de har mer kontroll.
– De ansatte fører selv timene sine og fraværet sitt. De ser til enhver tid hvor mange overtidstimer de har til avspasering, hvor mange feriedager de har igjen som de også selv søker.
Eggesvik selv har mer frigitt tid til å blant annet hjelpe til i innkjøpsavdelingen hvor det alltid er høyt tempo. Hun vil bli så god som mulig i det hun gjør, noe hun sier var grunn nok i seg selv til å gå over til Payroll.
– Det er veldig fint at jeg kan stoppe fastlønna. Tidligere satt jeg og gjorde det manuelt, og det er disse små tingene som tar tid.
Eggesvik skryter av fri support, som hun innimellom benytter seg av. Hun har blant annet hatt detaljerte spørsmål angående feriepenger for en ansatt som var i permisjon.
– Av og til tilbyr systemet for mange valg, men da ringer jeg bare til support eller sender mail. De er utrolig flinke og jeg får alltid kjapt svar.
På den siste siden før du kjører lønna, får du en oversikt hvor du kan sjekke om dere har fått med dere alt. Er det noe feil med forskuddstrekk, a-melding eller noe annet, kan endringene gjøres der og da.
– Reiseregninger er også mye enklere å overføre nå sammenlignet med det gamle systemet. Tidligere måtte jeg laste ned en fil, jobbe meg gjennom masse steg og hente den opp igjen. Nå er det bare å trykke på en knapp, godkjenne og så er reiseregningen i lønnssystemet, avslutter Eggesvik.
Tusen takk til Columbi Micro, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Payroll for Lekang Filter.
