Da to it-konsern fant tonen: Knowit valgte Visma.net Payroll

Med krav fra konsernet om at alle nye systemer skulle være i skyen, begynte Bjørg Haaland i Knowit Norge jakten på et nytt lønnssystem for 750 ansatte.

– Gamle systemer som flyttes til sky blir aldri veldig bra. Det trigget oss som et utviklingsselskap å gå for noe nytt som ikke har med seg all verdens av gammelt i bagasjen, sier Haaland.

Hvem er Knowit?

  • Nordens ledende kommunikasjons- og teknologibyrå
  • 80 selskaper i Norge, Sverige, Danmark og Finland
  • Både større og mindre selskaper (alt fra 3 til 180 ansatte)
  • 12 av selskapene er norske
  • Om lag 750 ansatte i Norge

Ønsket et felles lønnssystem for alle norske ansatte

Da konsernet valgte et felles ERP-system for alle de ansatte, ble det bestemt at lønn skulle være adskilt. Dette fordi et nytt lønnssystem på tvers av landegrensene ville bli for mye i ett bytte. I tillegg hadde de ulike landene litt ulike tilbud og preferanser.

– Siden det gikk så bra, besluttet vi å ta opp alle Oslo-selskapene i januar allerede. Altså 10 av totalt 12 selskaper. Og det i vår travleste måned!

Ikke akkurat kjærlighet ved første blikk

Etter overgangen til nytt ERP-system på konsernnivå, begynte Bjørg og kollegene å se seg om etter et nytt lønnssystem i skyen. Med tre ulike lønnssystemer i de 12 norske selskapene, som er basert i Oslo og Bergen, ble det naturlig å vende seg til blant annet Visma. Men det gikk ikke helt knirkefritt.

– Den gang var Visma.net Payroll veldig ferskt, og manglet noe av den funksjonaliteten vi hadde satt som et krav. For eksempel å kunne laste inn variabel lønn og transaksjoner. Vi har mye variabel lønn, så dette var viktig.

Av ulike grunner, som at det var hektisk tider for Knowit, ble hele prosjektet med nytt lønnssystem lagt på hylla. I mellomtiden skjedde det ting på bakrommet...

Men så!

Noen måneder senere tok Knowit opp ballen igjen. På høsten 2019 satte de i gang prosesser med tre lønnssystemer. I mellomtiden hadde Visma rullet ut en hel del ny funksjonalitet.

Tre systemer var oppe til vurdering, før Visma.net Payroll trakk det lengste strået. Det var det i hovedsak tre grunner til, skal vi tro Haaland.

– For det første er det nytt og moderne. I tillegg er det ordentlig webbasert. Sist, men ikke minst, kom vi frem til en pris som gjorde løsningen konkurransedyktig mot de andre.

– En av de andre løsningene, en hybridversjon, var ikke løsningen på sikt selv om det var billigere.

– For det første er det nytt og moderne. I tillegg er det ordentlig webbasert. Sist, men ikke minst, kom vi frem til en pris som gjorde løsningen konkurransedyktig mot de andre.

Slik gikk overgangen

Visma leverer tjenestene sine gjennom sertifiserte partnere. De koblet Knowit sammen med PCSS. Haaland gikk sammen med hun som er lønnsansvarlig for kontoret i Bergen. Sammen satte de opp felles oppsett av lønnskonti på tvers av selskapene.

Deretter kom PCSS på banen og arrangerte en workshop over to dager.

– Vi fikk et fantastisk team fra PCSS. På forhånd hadde vi mappet opp alle de normale lønnsartene mot konti, som vi sendte dem som forberedelser. Deretter satte de opp en Excel-master, og ga oss god support og oppfølging hele veien.

Forventningene – skyhøye eller kjempelave?

Overganger kan være tøffe og brutale. Det har Knowit Norge erfart. Så hva slags forventninger skulle de ha: skyhøye eller kjempelave?

– Det gikk uansett over all forventning. Vi hadde workshop i november og gikk opp med to små selskaper for å teste løsningen. Planen var å ta opp resten av selskapene i mars 2020, men siden det gikk så bra, besluttet vi å ta opp alle Oslo-selskapene i januar allerede. Altså 10 av totalt 12 selskaper. Og det i vår travleste måned!

– Gamle systemer som flyttes til sky blir aldri veldig bra. Det trigget oss som et utviklingsselskap å gå for noe nytt som ikke har med seg all verdens av gammelt i bagasjen, sier Haaland.

Mest fornøyd er de med muligheten til å laste variabel lønn og endre på én fast lønnsart. Det skulle blant annet komme godt med da koronakrisen rammet.

– Vi trekker vanligvis folk for lunsjpenger, og dette ble jo ramaskrik på hjemmekontor. Da var det enkelt å halvere satsen for mars, og fjerne den inntil vi er tilbake på kontoret.

Enklere å være trygg på at lønnen blir riktig

Selv om det er en overgang å gå til et datostyrt system, forteller Haaland at de ser besparelsen av manuelle kalkulasjoner. De kjenner seg allerede trygge på beregningene som systemet gjør, blir riktige.

Litt stikkprøver har det blitt. Når hun ser at det fungerer, stoler hun på systemet.

– Da kan vi med en større trygghet gå ut til de ansatte og si: «ja, nå har du fått etterbetaling», eller «ja, det ser ut som at skatten din er altfor stor, men dette er riktig i forhold til de beregningene som finnes». Det hadde vi ikke mulighet til å gjøre i det gamle systemet.

– Og så er jo de ansatte veldig fornøyd med å få lønnsslipp på mobilen, da.

 

 

Kan vi hjelpe deg også?

Å jobbe med lønn og HR i et nettbasert system er den eneste løsningen i fremtiden. Er du nysgjerrig på hvilke utfordringer Visma.net Payroll kan løse for deg? Har du et åpent spørsmål, eller kanskje du lurer på noe helt konkret? Vi svarer deg gjerne på alt du måtte lure på. Kontakt oss i skjemaet under!



La oss vise deg løsningen.

Kontakt oss

Fyll ut skjemaet og vi vil kontakte deg.

Vi trenger ditt samtykke.