Med krav fra konsernet om at alle nye systemer skulle være i skyen, begynte administrerende direktør, Bjørg Haaland, i Knowit Norge jakten på et nytt og enkelt lønnssystem for sine 750 ansatte.
Når kommunikasjons- og teknologibyrået Knowit skulle kjøre lønn over i skyen, ville de gå for en løsning som lovet en sømløs flytting.
Da konsernet valgte et felles ERP-system for alle de ansatte, ble det bestemt at lønn skulle være adskilt. Dette fordi et nytt lønnssystem på tvers av landegrensene ville bli for mye i ett bytte. I tillegg hadde de ulike landene ulike tilbud og preferanser.
Levert av ECIT
Tusen takk til ECIT, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Visma.net Payroll for Knowit.
– Det gikk over all forventning.
Visma.net Payroll er et av flere lønnssystem i Norge
Etter overgangen til nytt ERP-system på konsernnivå, begynte Bjørg og kollegene å se seg om etter et nytt lønnssystem i skyen. Med tre ulike lønnssystemer i de 12 norske selskapene, som er basert i Oslo og Bergen, ble det naturlig å vende seg til blant annet Visma. Payroll var fortsatt ungt når Haaland og kollegaene vurderte det, dermed gikk de et par runder angående behovene de hadde før de tok en avgjørelse.
– Når vi valgte Visma.net Payroll var produktet fortsatt veldig ferskt og manglet noe av den funksjonaliteten vi hadde satt som et krav. For eksempel å kunne laste inn variabel lønn og transaksjoner. Vi har mye variabel lønn, så dette var viktig.
Beste lønnssystem for Knowit
Høsten 2019 satte de i gang prosesser med tre lønnssystemer. I mellomtiden hadde Visma rullet ut en hel del ny funksjonalitet. Tre systemer var oppe til vurdering, før Visma.net Payroll trakk det lengste strået. Det var det i hovedsak tre grunner til.
– Det er nytt og moderne, grundig webbasert, og sist, men ikke minst, kom vi frem til en pris som gjorde løsningen konkurransedyktig mot de andre, forteller Haaland.
– En av de andre løsningene som var en hybridversjon, ble ikke løsningen for oss på sikt til tross for at den var billigere.
– Ikke minst er de ansatte utrolig fornøyd med å få lønnsslipp på mobilen.
Overgangen til nytt og enkelt lønnssystem
Visma leverer tjenestene sine gjennom sertifiserte partnere og koblet Knowit sammen med ECIT Capstone AS. Haaland og lønnsansvarlig for kontoret i Bergen, fikset på sin side et felles oppsett av lønnskonti på tvers av selskapene.
Deretter kom ECIT på banen og arrangerte en workshop over to dager.
– Vi fikk en fantastisk team fra ECIT. På forhånd hadde vi mappet opp alle de normale lønnsartene mot konti, som vi sendte dem som forberedelser. Deretter satte de opp en Excel-master, og ga oss god support og oppfølging hele veien.
Overganger til nye systemer kan være tøffe og brutale, men Haaland ble positivt overrasket.
– Det gikk over all forventning. Vi hadde workshop i november og gikk opp med to små selskaper for å teste løsningen. Planen var å ta opp resten av selskapene i mars 2020, men siden det gikk så bra, besluttet vi å ta opp alle Oslo-selskapene i januar allerede. Altså 10 av totalt 12 selskaper. Og det i vår travleste måned!
Les mer: Derfor tok de overgangen til skyen med én gang.
Mest fornøyd er Knowit med muligheten til å laste variabel lønn og endre på én fast lønnsart. Det skulle blant annet komme godt med da koronakrisen rammet.
– Vi trekker vanligvis folk for lunsjpenger, og dette ble jo ramaskrik på hjemmekontor. Da var det enkelt å halvere satsen for mars, og fjerne den inntil vi er tilbake på kontoret.
Trygg på at lønnen blir riktig og lønnsslipp på nett og mobil
Selv om det er en overgang å gå til et datostyrt system, forteller Haaland at de ser besparelsen av manuelle kalkulasjoner. De kjenner seg allerede trygge på beregningene som systemet gjør, blir riktige.
– Med trygghet kan vi nå fortelle de ansatte at: «ja, nå har du fått etterbetaling», eller «ja, det ser ut som at skatten din er alt for stor, men dette er riktig i forhold til de beregningene som finnes». Det hadde vi ikke mulighet til å gjøre i det gamle systemet. Ikke minst er de ansatte utrolig fornøyd med å få lønnsslipp på mobilen, avslutter Haaland.
Regelnytt
Regelnytt holder deg oppdatert på fagområdene arbeidsrett, ferieloven, lønn, trygd og pensjon. Regelnytt Lønn & Personal dekker fagområdene arbeidsrett, ferieloven, lønn, trygd og pensjon. Nyhetsbrevet sendes ut hver annen uke med de viktigste nyhetene for deg som er opptatt av lønnsfaget!
Visma Support
Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.
Trykk her om du heller vil snakke med en salgskonsulent