Ble heldigital på sju uker: Hovdan-Poly valgte Visma.net ERP


Nytt logistikksystem – fra planlegging til drift – tok sju uker. I tillegg skulle Hovdan-Poly også utvikle nettbutikk som gikk hånd i hånd med økonomi- og logistikksystemet Visma.net. Dette skulle ikke være mulig å få til på sju uker? Joda, det skulle faktisk det.

 

Konkurransen i markedet er hard. Bedrifter flykter fra butikkvinduer til nettbutikker – den tilstedeværelsen mener Tom Sognebro, salg- og markedsansvarlig i Hovdan-Poly, at de har savnet. Når dette intervjuet gjennomføres, er de én uke inn i hverdagen med nytt logistikksystem.

– Jeg forventer bedre kontroll, smidigere rutiner, prosesser som går automatisk – både på innkjøp, fakturering og lager. I tillegg kommer vi til å effektivisere prosessene internt, fra innkjøp til lager og logistikk, sier Sognebro.

Om Hovdan-Poly AS

Hovdan-Poly AS ble grunnlagt i 1997 og selger produkter innen båtutstyr, tauverk, jernvare og wire samt sikkerhetsutstyr for fritidsbåter og handelsflåten. De omsetter for rundt 13,5 millioner kroner i året.

Levert av Cloud Connection

Tusen takk til Cloud Connection, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Visma.net til Hovdan-Poly.

 

Sognebro forteller at de kommer til å frigjøre «vanvittig mye tid» når de skrur på automatikken i Visma.net. Jo mer historikk de får inn i det nye systemet, desto bedre opplever han også at Visma.net ERP blir.

– Et tips til alle som skal over i nytt system, er: ikke ta shortcuts! Legg ned tid i grundig forarbeid og ha med deg riktige partnere.

Åpner opp for både B2B og B2C

På planen fremover er å tilby forhandlerne deres nettkjøpsportal – de har lenge etterspurt å kunne bestille på nett. I tillegg til B2B-fokuset, skal de også åpne opp for publikum, altså privatkunder.

– Det viktigste for oss er å ivareta forhandlerne våre på en god måte. Jeg håper at de også skal få gevinst ut av dette, slik at vi kan levere kjappere, få mer tid til kundesupport og støtte når de har behov for dette.

Så servere tilhører fortiden?

– Ja, vi forsto at vi måtte gjøre noe med serverparken. Det gamle systemet måtte drives fra kontoret. Å oppgradere servere er en betydelig kostnad. Var det veien vi ønsket å gå? Svaret på det var og er nei. Vi ønsker å modernisere oss, som gjør at vi kan jobbe mye mer smidig. Vi må ikke være koblet til veggen for å jobbe i systemet, men kunne jobbe fra hvor som helt i landet.

 

– Jeg forventer bedre kontroll, smidigere rutiner, prosesser som går automatisk – både på innkjøp, fakturering og lager

 

Implementering ingen lek, men verdt det til slutt

Hele bedriften gikk inn i en svært krevende fase og tenkte at så lenge de bare mobiliserte, så ville det være «plankekjøring».

Cloud Connection er Visma-partneren vår, altså de som leverer løsningen for oss. De var veldig tydelige på at dette ville bli en omfattende runde.

Hvordan har skyreisen vært så langt?

– Det har vært lange netter med korte deadlines. Vi snakker jo om å jobbe med grunndata opp til seks Excel-dokumenter som skulle flettes sammen til ett masterdokument. Det lengste Excel-dokumentet var på 17.000 linjer, og nærmere 40 kolonner med produktinformasjon. Du skal ikke ha en eneste feil når du er ferdig.

Sognebro forteller at han likevel ville gjort prosessen igjen. De justerer hele tiden småfeil, kollegene finner nye muligheter de ikke ante at eksisterte.

– Én uke inn i den nye hverdagen, får vi aha-opplevelser hver dag. Jeg liker veldig godt muligheten for å sette opp minimum dekningsbidrag per produkt. Det styrer systemet selv.

– Det er en investering å legge ERP-løsningen i bunnen som en plattform. Her blir det ikke mer utvikling, det ordner Visma. Vår jobb blir å fortsette å bygge funksjonalitet på den solide grunnmuren.

«Det høres ut som at jeg har fått betalt for å si dette»

Oppfølgingen fra partneren, Cloud Connection, har gått over all forventning, skal vi tro Sognebro. De har holdt Hovdan-Poly i hånden gjennom hele den relativt kronglete prosessen.

– Nå høres det ut som at jeg har fått betalt for å si dette, men … Cloud Connection er de som har reddet situasjonen. Vi visste jo ikke hva vi gikk til, hvordan importere data, hvilke felter som legger seg hvor og så videre. Vi oppfatter oss som en prioritert kunde.

De krysser fingrene for at de vil fortsette å være en prioritert kunde etter oppstart, at det ikke er kroken på døra for den gode servicen.

 

– Én uke inn i den nye hverdagen, får vi aha-opplevelser hver dag. Jeg liker veldig godt muligheten for å sette opp minimum dekningsbidrag per produkt. Det styrer systemet selv.

 

– Uten Cloud Connection hadde vi vært rådville! Jeg håper at vi fortsetter å ha noen å ringe og spørre. Vi har alt å vinne på å lære oss å utnytte systemet til det fulle.

Hva er dine beste råd til andre som vurderer å flytte til skyen?

– Bare hopp i det! Du blir aldri helt klar for en sånn reise. Sett deadlines og mål for lansering, ha med deg gode partnere med spisskompetanse.

– For oss var samarbeidet med Cloud Connection og Kodient avgjørende. Kodient med applikasjonen Retailor har en unik løsning for å hente ut informasjon, bilder og innhold direkte fra grunndata i Visma.net. Det beriker produktene våre i nettbutikken med liveinformasjon.