Regnskapsansvarlig Irma Kymante i HOLSHIP har ledet prosessen med å flytte tre selskaper fra Huldt & Lillevik til Visma.net Payroll.
– Like greit å ta overgangen med én gang
HOLSHIP var raske på ballen da de fant ut av at Huldt & Lillevik skal legges ned i slutten av 2022. Irma Kymante, som har ledet prosessen, forteller at det var bedre å komme i gang med et nytt system, i stedet for å bare gå rundt og grue seg.
«Vi hadde et godt introduksjonsmøte med Visma, som gjorde meg veldig imponert. Dette blir bra, tenkte jeg! Mye bedre enn Huldt & Lillevik. Brukergrensesnittet så bra ut, og jeg skjønte at jeg kom til å like det.»
«Oppstarten har gått veldig bra! Vi fikk tilsendt et planlagt opplegg fra Amesto, som er vår Visma-partner og rådgiver. De er veldig flinke og har holdt oss i hånden hele veien. Selve opplæringen gikk via Teams, og etter at vi opprettet det første selskapet sammen, fikk jeg til å opprette de to andre på egenhånd.»
Se hele systemet? Gå til produktsiden
Om HOLSHIP
HOLSHIP er et norsk konsern (3 selskaper) som driver med last, lagring og frakt. Selskapene har totalt 58 ansatte fordelt på kontorene i Drammen og på Gardermoen.
Dette er det nye lønnssystemet
Visma-partneren Amesto har levert Visma.net Payroll til HOLSHIP.
Ny hverdag med full automatikk
Kymante forteller at Payroll gir mye mindre manuelt arbeid enn Huldt & Lillevik. Før var det permer, punching og papirer – med utskrifter som måtte til godkjenning før lønnen kunne kjøres. Nå er går meste i lønnskjøringen automatisk.
«Payroll er veldig brukervennlig. Det meste går egentlig automatisk. Jeg bare logger på systemet, sjekker alt, og det er enkelt å sjekke eventuelle avvik – hvis det er noen. I tillegg fungerer retroaktiv verdi kjempebra. Hvis en ansatt har hatt lønnsøkning, kan jeg bare legge inn på riktig måned, og så er systemet oppdatert, uten at man må huske eller notere noe.»
«Jeg liker også modulen HRM Anaytics. Her kan vi enkelt hente ut statistikk som kjønnsbalanse, ansiennitet og sykefravær. Rapportene er enkle og fine.»
Fra H&L til Payroll: Les kundehistoriene
«Payroll er veldig brukervennlig. Det meste går egentlig automatisk. Jeg bare logger på systemet, sjekker alt, og det er enkelt å sjekke eventuelle avvik – hvis det er noen.»
Hva er retroaktiv verdi (datostyring) i Visma.net Payroll?
Retroaktiv betyr tilbakevirkende, og i en Payroll-sammenheng betyr en retroaktiv verdi at det er en endring som påvirker en tidligere lønnsperiode. Mange nye brukere synes dette er litt vanskelig i starten.
Måten retroaktiv datostyring fungerer på, er i tråd med regelverket for innrapportering til a-melding. I hovedtrekk betyr det at kontantytelser skal følge kontantprinsnippet og rapporteres i utbetalingsmåneen, mens naturalytelser, trekk og korreksjoner skal rapporteres i den måneden ytelsen gjelder.
Det vet Visma.net Payroll, og ordner dette selv, så lenge du er nøye med å angi korrekt dato for når en ytelse skal gjelde. Legger du for eksempel inn en firmabil i oktober, som gjelder fra 1. september, sender Payroll automatisk en retroaktiv a-melding for september, i tillegg til den ordinære for oktober.
«Jeg tror det var litt skummelt for enkelte ansatte å gå over til elektronisk lønnsslipp, men nå er alle fornøyde. De blir varslet på mobilen, og så har de den tilgjengelig over alt. Og det har jeg også. Det er helt fantastisk å endelig ha et skybasert lønnssystem.»
Calendar til ferie og fravær – Tidsbanken til timeføring
En av modulene i Visma.net Payroll er Calendar. Enten på desktop eller i appen Visma Employee, kan ansatte registrere timer, fravær og ferieønsker. Dette sender et varsel til nærmeste leder, som godkjenner like enkelt. Og de ansatte har alltid oversikt over egne saldoer.
«Hos oss leverer de ansatte fremdeles ferie og fravær på papirskjemaer, men Calendar er likevel en stor fordel for oss på regnskap. Vi legger inn alt, og da trekkes utbetalte feriedager og lignende automatisk. Vi ser hvor mye ferie de har til gode, hva som er godkjent, og hva de eventuelt har søkt om. Så bruker vi fremdeles Tidsbanken til timer og fravær. Den er integrert med Payroll.»
«Jeg tror det var litt skummelt for enkelte ansatte å gå over til elektronisk lønnsslipp, men nå er alle fornøyde. De blir varslet på mobilen, og så har de den tilgjengelig over alt. Og det har jeg også. Det er helt fantastisk å endelig ha et skybasert lønnssystem.»
Se kort webinar: Visma.net Payroll på 1-2-3
Venter også på ny funksjonalitet
HOLSHIP har brukt Huldt & Lillevik i mange år, med svært erfarne lønn- og regnskapsmedarbeidere ved roret. Kymante forklarer at de hadde lite avvik også i det gamle systemet, men at Payroll definitivt gjør jobben lettere likevel. Noe funksjonalitet savner de imidlertid.
«Det er et par småting med Payroll som gjør at vi føler det er et litt ungt program, og enkelte funksjoner som mangler i forhold til Huldt & Lillevik. Vi finner måter å løse ting på, men enkelte ting er lite brukervennlig. Men hver måned rulles det ut ny funksjonalitet i Payroll, og jeg ser at systemet går fremover.»
Visma Support
Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.
Trykk her om du heller vil snakke med en salgskonsulent