Tilpasset verktøyet Project Management til sitt behov

Project Management som styringsverktøy for designerne

Fjuz er ikke konsulentbasert, men allokerer timer på forhånd. Rådgiveren er ansvarlig for å snakke med designere og utviklere for å estimere hvor mye tid som estimeres å bruke på prosjektet slik at en pris kan gis videre til kunden. På denne måten har designeren oversikt over hvor mange timer hun skal bruke på et bestemt prosjekt fra dag til dag. 

– Vi bruker det som et styringsverktøy for designerne. De bruker ressursallokeringen i Project Management for å se hva de skal gjøre.

Jan Thore har også laget en egen KPI (Key Performance Indicator), altså nøkkelindikatorer i systemet som heter “Dekningsbidrag per time”. Den oppdateres live og tar det du sitter igjen med i dekningsbidrag etter å ha trukket fra kostnader delt på timene brukt på et bestemt prosjekt. De kan med en gang se hvilken timeprisen en bestemt kunde hadde i foregående måned og slik kan de også følge kundens utvikling. 

– Det er  særlig fint å kunne fange opp kunder hvor vi ligger lavt for å finne ut av hva vi gjør feil, samt andre type jobber hvor vi ser at vi alltid ender med dårlig inntjening. Da kan vi gå inn og analysere hvorfor det blir slik.

Se webinar: Visma.net Project Management på 1-2-3

Strukturerer en ustrukturert hverdag og tilpasser systemet

Hver mandag har gjengen i Fjuz planleggingsmøte med rådgiverne. Her bruker de Project Management for å få oversikt over hvordan neste uke ser ut for blant annet designere og fotografer. På denne måten oppdager de raskt om avtaler må flyttes på.

Tidligere hadde reklamebyrået et system i Filemaker som hadde flere av de samme funksjonene som Project Management. Jan Thore forklarer at grunnen til at de foretrekker Project Management blant annet er fordi timene er så enkle å føre at det ikke lenger finnes noen unnskyldning for å ikke føre de. Appen gjør det enkelt, og selv om du ikke er satt opp på det aktuelle prosjektet så kan du raskt søke opp dette i systemet og legge inn timene dine. 

Fravær og ferie er også enklere nå som de ikke behøver å legge inn dag for dag. Du kan også kopiere samme oppsett fra en dag til den neste.

– Systemet hjelper oss med å ha god oversikt og er smertefritt fra allokering til timeføring og fakturering. Samtidig var vi klar over at det var et system kom til å kreve litt av oss. Den quick fixen som flere etterlyser finnes ikke. Du må forme og tilpasse systemet etter dine behov. Det har vi gjort ved å velge ut de funksjonene og detaljene vi har bruk for, utelukke de som ikke er relevant for oss og på sikt finne ut av hva vi skal legge til. Analysebiten viste seg for eksempel å ha mye mer informasjon enn vi hadde trodd, så veien har hele tiden blitt til mens vi har blitt bedre kjent med mulighetene.

Bli kjent med: Prosjektstyring for reklame- og kommunikasjonsbyråer

Kontroll på godt og vondt åpner større mulighet til forbedringer

Jan Thore er opptatt av å bruke oversikten og dataene som Project Management gir ham videre inn i analyser av fullførte prosjekter. Analysene har blitt populære blant alle de ansatte fordi det gir god innsikt i hva som gikk galt og riktig i de ulike prosjektene.

– Vi legger igjen kommentarer på den jobben som er gjort, mens rådgiverne alltid snakker med de involverte i prosjektet. Da blir det enkelt for oss å se hvorfor det eventuelt har gått dårlig og hvorfor timene er ført slik de. I systemet ser vi de eksakte timene og hvor i fasen i prosjektet de er ført, noe som gjør det veldig gjennomskubart. Det er viktig å kunne si til oss selv at, “ok, dette prosjektet endte bra eller dårlig”. Så lenge vi undersøker årsakene, kan vi snu det i neste omgang.

Funksjonaliteter: Se alle funksjonaliteter i Visma.net Project Management

Systemets funksjoner skal ha en klar verdi for bedriften

De fleste av oss kan kjenne seg igjen i manglende implementering når det gjelder samkjørt bruk av et system på arbeidsplassen. Fjuz har ambisjoner om å bruke flere muligheter i Project Management slik at flere rådgivere og kundeteam bruker de dataene og tallene som finnes. I dag bruker alle systemet likt der det er kritisk at dette gjøres, mens noen av funksjonene som er tilgjengelige ennå ikke er tatt i bruk og derfor heller ikke implementert. Jan Thore synes de kunne brukt flere av funksjonene, samtidig vil han at det skal være en klar intensjon før han insisterer på at alle skal fylle inn informasjonen på en bestemt måte i de ulike leddene.

– Vi kan for eksempel lage egne dashboards for både ledere og prosjektledere og andre roller, men vi har ikke hatt behovet. Tilbudsmalene er derimot noe vi har bruk for, men her har vi ikke kommet i mål ennå. Et tilbud i Project Management kan konverteres til et prosjekt, men hos oss blir tilbud fortsatt gjort i Word og Excel. Hver rådgiver har sin måte å gjøre det på, så det handler rett og slett om rutiner. Systemet har støtten, men vi har ikke utnytta det. Med Office i skyen og større integrering, vil vi nok pushe mer for smartere løsninger fremover, men da må alle se verdien av det slik at vi bruker systemet likt.

Se webinar: Visma.net Project Manager

Alle bedrifter har ikke like behov

Jan Thore nevner et element som vil kunne ha stor verdi for andre byråer, nemlig bedre oversikt over utnyttelsesgraden til hver ansatt. I Fjuz er dette fortsatt et element som ikke blir aktuelt med det første på grunn av hver enkelts ulike arbeidshverdag.

–  Vi har ikke behov for å se hver enkelts utnyttelsesgrad fordi det er så mange som jobber med mange forskjellige prosjekter. Noen jobber med utvikling og det å for eksempel jobbe 80 prosent kan være bra for noen og mindre bra for andre, men vi ser nyttverdien av at muligheten ligger der for det kan hende det er neste nivå for å se på hvor flinke hver enkelt er til å få utnyttet dagene sine. For de av dere som lever av å fakturere timer fortløpende, er denne funksjonen nyttig.

Og når det dukker opp en funksjon Fjuz gjerne skulle hatt i Project Management, men ikke finner? Ja, da er ikke partneren langt unna og svarer på spørsmålene de måtte ha.

– Vi snakker fortsatt jevnlig med partneren vår Abacus om det er noe vi lurer på. Her er Terje Kroglund kjapp i responsen og sparer oss tid i avklaring om noe er mulig eller ikke i systemet. Er det ikke mulig, tar han det videre direkte med Visma og rapporterer det som et behov som ikke eksisterer i Project Management, avslutter Jan Thore som fortsetter å stifte bedre og bedre bekjentskap med planleggingsverktøyet.

Les mer om: Visma.net Project Management