Fafo trengte nytt ERP-system: Hvorfor valgte de Visma.net?

Hvordan går man frem når man skal velge et nytt ERP-system? Det vet økonomisjef Mona Sandbæk i Fafo en hel del om. Fra 2020 blir gamle rutiner og krøllete papirer erstattet av nettbaserte systemer og automatiserte løp.

En håndfull aktører var oppe til vurdering. Hvordan falt valget på Visma.net?

– Vi har hatt det samme økonomisystemet i 15 år. Det er forferdelig tung materie, vi har kanskje brukt 25–30 prosent av funksjonaliteten. Altfor komplisert for oss, det har jeg egentlig tenkt siden jeg begynte her.

Hva er Fafo?

  • Fafo er en frittstående samfunnsvitenskapelig stiftelse som forsker på arbeidsliv og velferd. Med 85 ansatte er det mellom 10–12 administrativt ansatte i Fafo.
  • Et særlig viktig mandat er å løfte frem perspektivene til arbeidstakere og de som står ufrivillig utenfor arbeidslivet.

Hvorfor har dere ikke byttet før nå?

– Det har vært et kostnadsspørsmål, fordi det har vært rimeligere å fortsette med våre manuelle løsninger. Vi har hatt rimelige lisenser og hjemmesnekra timelister. Men nå som to personer snart går av med pensjon og de ikke skal erstattes, har jeg tenkt at vi skal jobbe smartere, digitalt og mer fleksibelt. Lavere personalkostnader gir rom i budsjettet til å kjøpe et nytt system.

Hva er den største motivasjonen for å bytte?

– Å jobbe oss fremover mot en bedre dokumentflyt på huset, spare tid og fjerne avhengigheten av hjemmesnekra løsninger.

– Når du kjøper et system, kjøper du ikke bare systemet. Du kjøper også tjenestene rundt. Det er faktisk minst like viktig at du har folk som følger deg opp og at du blir sett som kunde.

Hvordan gikk dere frem for å finne deres nye leverandør?

– Vi hadde fire leverandører inne. De første var de vi har hatt til nå. Jeg gir dem en sjanse og ser hva de kan tilby, tenkte jeg. Så var vi i kontakt med noen som leverer til forskningsinstitutter, i tro om å finne noen som er gode på å tilpasse seg vår sektor. I tillegg kontaktet jeg to ulike Visma-selskaper.

Og dere hadde møter med alle?

– Ja, og to systemer ble valgt bort med en gang. Det første var det som var tilpasset sektoren, fordi de hadde ikke en full digital løsning. Da måtte vi jo tatt en oppgradering om tre år igjen og det gidder jeg ikke. Nå vil jeg opp i noe som funker.

– Så var det de vi har hatt til nå, og det var ikke noe svung over de heller. Synes det var ganske så lite innovativt, i tillegg har de ikke fulgt oss opp noe bra i løpet av årene. Så de ble også diskvalifisert ganske kjapt.

Og nå sto dere igjen med Visma og Visma?

– Ja, dette var helt tydelig de beste løsningene. Visma.net ERP viste seg mer fleksibelt enn det andre systemet, og derfor landet vi på det. Men når du kjøper et system, kjøper du ikke bare systemet. Du kjøper også tjenestene rundt. Det er faktisk minst like viktig at du har folk som følger deg opp og at du blir sett som kunde. Og det har vi fått fra Visma-partneren vår.

Løsningen ble levert dere av Vitari. Hvordan har det gått?

– Det har gått over all forventning; de har vært forståelsesfulle og hjelpsomme fra dag én. Vitari, med sitt gode team på 4–5 konsulenter, har virkelig vært en kompetent leverandør for oss.

– Og det er viktig. For skal vi først investere i et godt system, så skal vi søren meg lære å bruke det også! Vi avtalte ganske tidlig i prosjektet at vi ønsket å sitte mye sammen i oppstarten. God 1:1-opplæring, hovedsakelig on-site, men også oppfølging på telefon og helpdesk, har rustet oss.

Hvordan er stemningen et par måneder inn i hverdagen med nytt lønnssystem?

– Det er ganske fantastisk å være helt oppe og stå etter bare to måneder. Det tyder på at vi har vært motivert og innstilt på å lære nytt. Folk leverer timelister og reiseregninger. Og ser vi på regnskapsdelen, hvor vi har gått fra papirer og permer til dette, er det bortimot en revolusjon.

I mars 2020 stengte Norge. Hvordan har det påvirket dere?

– Ja. Du kan si det var i grevens tid at vi kom oss over på nett. Nå må vi jo uansett jobbe en del digitalt fremover sammen.

Hva var så attraktivt med Visma.net ERP?

– Å få full oversikt over prosjektene, enkel timeliste og godkjenningsrutine. En ordentlig prosjektmodul var viktigst for oss, og det er lett å sette opp prosjektbudsjetter i henhold til våre behov. Det ser også ut til å være enkelt å lage filter og dra ut den dataen jeg trenger.

– I det nåværende systemet har jeg vært avhengig av konsulenter. Endringer i en rapport har kostet både tid og penger. I den nye løsningen er det mye drag-and-drop og andre enkle løsninger. Når jeg kommer inn i det, kan jeg håndtere en del selv.

Hvem har vært involvert i beslutningsprosessen?

– Vi hadde med et par forskere for å fordele eierskapet i organisasjonen, slik at det ikke bare var administrasjonen som skulle trumfe gjennom en løsning. Det var nok veldig lurt! De ble også veldig gira på Visma sine løsninger fordi det var så fleksibelt og moderne.

– Det kommer til å være litt vondt i starten. Litt tårer og: «Herregud, hvorfor funker det ikke sånn? Hvorfor tyter det ut sånn? Jeg trodde jeg la det inn riktig!»

Hva forventer du i 2020?

– Jeg forventer meg trøbbel!

Hehehe!

– De første tre månedene, da. Det gjør jeg. Men misforstå meg rett. Vi har jobbet så papirbasert og gammeldags så lenge, at overgangen blir utfordrende. Nå må vi skru om hodene våre til at alt foregår på en skjerm.

– Det kommer til å være litt vondt i starten. Litt tårer og: «Herregud, hvorfor funker det ikke sånn? Hvorfor tyter det ut sånn? Jeg trodde jeg la det inn riktig!» Men i løpet av det første halve året er jeg trygg på at vi blir fornøyde. Alle endringer gjør jo litt vondt i starten.

Og du har vært primus motor?

– Ja, egentlig. Men det var ikke akkurat vanskelig da jeg begynte å lufte det på huset. Alle har vært positive hele veien, og sagt sånn: «Yes, dette gjør vi»!

Kan vi hjelpe deg også?

Å jobbe med økonomi og regnskap i et nettbasert system er den eneste løsningen i fremtiden. Er du nysgjerrig på hvilke utfordringer Visma.net ERP kan løse for deg? Har du et åpent spørsmål, eller kanskje du lurer på noe helt konkret? Vi svarer deg gjerne på alt du måtte lure på. Kontakt oss i skjemaet under!

La oss vise deg løsningen.

Kontakt oss

Fyll ut skjemaet og vi vil kontakte deg.

Vi trenger ditt samtykke.