– Vi har hatt det samme økonomisystemet i 15 år. Det er forferdelig tung materie, vi har kanskje brukt 25–30 prosent av funksjonaliteten. Det er altfor komplisert.
– Det har vært et kostnadsspørsmål, fordi det har vært rimeligere å fortsette med våre manuelle løsninger. Vi har hatt rimelige lisenser og hjemmesnekra timelister. Men nå som to personer snart går av med pensjon og de ikke skal erstattes, har jeg tenkt at vi skal jobbe smartere, digitalt og mer fleksibelt. Lavere personalkostnader gir rom i budsjettet til å kjøpe et nytt system.
Fafo er en frittstående samfunnsvitenskapelig stiftelse som forsker på arbeidsliv og velferd. Med 85 ansatte er det mellom 10–12 administrativt ansatte i Fafo. Et særlig viktig mandat er å løfte frem perspektivene til arbeidstakere og de som står ufrivillig utenfor arbeidslivet.
Bli kjent med Fafo.
– Når du kjøper et system, kjøper du ikke bare systemet. Du kjøper også tjenestene tilknyttet. Det er faktisk minst like viktig at du har folk som følger deg opp og at du blir sett som kunde.
– Muligheten til å kunne jobbe oss fremover mot en bedre dokumentflyt på huset, spare tid og fjerne avhengigheten av hjemmesnekra løsninger.
– Vi hadde fire leverandører inne. Vår opprinnelige leverandør, samt en leverandør som leverer til forskningsinstitutter og to ulike Visma-selskaper.
.jpg)
– To systemer ble valgt bort med en gang da de ikke hadde ikke en full digital løsning, noe som ville betydd at vi måtte ha tatt en oppgradering om tre år igjen. Vår daværende leverandør manglet også skikkelig schwung i deres system, i tillegg til at vi hadde savnet bedre oppfølging fra dem de siste årene. Visma net ERP var mer fleksibelt, og derfor landet vi på det. Når du kjøper et system, kjøper du ikke bare systemet. Du kjøper også tjenestene rundt. Det er faktisk minst like viktig at du har folk som følger deg opp og at du blir sett som kunde. Det har vi fått fra Visma-partneren vår!
Partneren vår, Exsitec, har virkelig vært en kompetent leverandør for oss, noe som har vært viktig. For skal vi først investere i et godt system, så skal vi søren meg lære å bruke det også!
– Exsitec har vært forståelsesfulle og hjelpsomme fra dag én! De har virkelig vært en kompetent leverandør for oss, noe som har vært viktig. For skal vi først investere i et godt system, så skal vi søren meg lære å bruke det også! Vi avtalte ganske tidlig i prosjektet at vi ønsket å sitte mye sammen i oppstarten. God 1:1-opplæring, hovedsakelig on-site, men også oppfølging på telefon og helpdesk, har rustet oss.
– Det var ganske fantastisk å være oppe og gå etter bare to måneder. Det tyder på at vi har vært motivert og innstilt på å lære noe nytt. Folk leverer timelister og reiseregninger. Ser vi på regnskapsdelen, hvor vi har gått fra papirer og permer, er det bortimot en revolusjon!
Visma net ERP er et automatisert system som passer for mellomstore bedrifter i vekst. Systemet leveres som et standardprodukt, med moduler og integrasjoner som tilpasses ditt behov innen økonomi, logistikk, prosjektstyring, og HR og lønn.
– At du får full oversikt over prosjektene, enkel timeliste og godkjenningsrutine. En ordentlig prosjektmodul var viktigst for oss, og det er lett å sette opp prosjektbudsjetter i henhold til våre behov. Det ser også ut til å være enkelt å lage filter og dra ut den dataen jeg trenger.
– I det gamle systemet har jeg vært avhengig av konsulenter. Endringer i en rapport har kostet både tid og penger. Nå kan jeg derimot bruke mye drag-and-drop og andre enkle løsninger. Når jeg kommer inn i det, kan jeg håndtere en del selv.
– Vi hadde med et par forskere for å fordele eierskapet i organisasjonen, slik at det ikke bare var administrasjonen som skulle trumfe gjennom en løsning. Det var nok veldig lurt! De ble også veldig gira på Vismas løsninger fordi det var så fleksibelt og moderne.
– Det kommer til å være vondt i starten.
– Vi har jobbet så papirbasert og gammeldags så lenge, at overgangen blir utfordrende. Nå må vi skru om hodene våre til at alt foregår på en skjerm. Det kommer til å være litt vondt i starten, men i løpet av det første halve året er jeg trygg på at vi blir fornøyde. Alle endringer gjør jo litt vondt i starten.
Exsitec ble grunnlagt i Linköping i 2000, med mål om å hjelpe mellomstore bedrifter til å få en enklere og mer effektiv arbeidshverdag med rett systemstøtte og sømløse integrasjoner. Exsitec eret nordisk konsern med over 20 kontorer i Sverige, Norge og Danmark som hjelper over 4000 bedriftskunder. Tusen takk til Exsitec, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Visma.net ERP for Fafo.
Bli bedre kjent med Exsitec
