– Vi har allerede mye bedre oversikt, siden alle nå får «lov» til å føre alle timer, ikke bare fakturerbar tid. Jo bedre oversikt, desto lettere er det å styre prosjektene og instruere selgerne til å selge inn riktig forventning. Vi kan også ta mer betalt for de jobbene vi gjør!
Etter flere oppkjøp, satt it-selskapet med intet mindre enn tre systemer for timeføring og fakturering. «Det var lite hensiktsmessig», forteller konsulentleder Runar Sand i Braathe Gruppen.
Selv om han selv hadde jobbet i Visma.net Project Management i flere år, tok de en god runde ute i markedet for å se hva som rørte seg. Likevel falt valget på samme løsning. Bare at de begynte helt fra scratch.
Om Braathe Gruppen
- Omsatte for 437 MNOK i 2020
- Antall ansatte: 169
- Antall som jobber i løsningen: 85
Kjernevirksomheten til Braathe Gruppen er skytjenester og IT-løsninger til små, mellomstore og store virksomheter i Norge. De er en nasjonal aktør med sterk lokal tilstedeværelse fra Skien i sør til Tromsø i nord.
Levert av Exsitec
Tusen takk til Exsitec, en av våre mange leveransepartnere. De har levert og implementert Visma.net ERP for Fafo.
Dere skulle flytte tre systemer inn i én løsning. Hvor startet dere?
– Vi ville ikke ha med oss gamle prosjekter og historikk vi ikke trengte, så vi startet med helt blanke ark. Vi la inn alt på nytt – importerte bare kundene i én smell, via en CSV-fil, og så var det litt jobb å legge opp prosjektene. Det var jo over 800!
– Men vi har heldigvis en standardmal for prosjekter med løpende timer. Så gjorde vi bare mindre justeringer der det trengtes.
Hvordan var det å sette i gang med systemet?
– Nei, det var fort gjort. Grunnopplæringen tok vi avdeling for avdeling, cirka en time per gang. Vi viser hvordan de blir medlem av et prosjekt, de ulike timetypene og hvordan de fører timer – og da er de stort sett klare. Nå er det omtrent 85 stykker som bruker Visma.net Project Management. Det er først og fremst konsulentene, men også prosjektledere og ledere.
– Etter et par uker setter vi av en liten sesjon med spørsmål og svar. I tillegg har vi en kanal i Teams med tips og triks, ofte stilte spørsmål og så videre. Der kan vi som holder i systemet følge opp det de ansatte mangler og lurer på.
«Terskelen for å bruke systemet er lav. Det er veldig brukervennlig, både på desktop og på mobil – appen er jo nesten kliss lik webgrensesnittet.»
Så med andre ord ganske brukervennlig?
– Ja, terskelen for å bruke systemet er lav. Det er veldig brukervennlig, både på desktop og på mobil – appen er jo nesten kliss lik webgrensesnittet.
Dette liker vi!
– Vi også! I forhold til tidligere versjoner, synes jeg systemet reagerer raskere. Koden virker glattere, det går fortere. Hele prosjektmodellen er veldig smidig, at man kan sjonglere og dra de ulike delene rundt.
– Og så synes jeg det ser mye penere ut. Mer intuitivt. De av oss som har sittet i det gamle brukergrensesnittet, får seg en åpenbaring når de kommer over i det nye.
Hvordan støtter løsningen opp om ulike prosjektfaser?
– Veldig bra, det er et solid prosjektbasert timeføringssystem. Veldig smidig å kunne fakturere på faser, det gjør det enkelt å kostnadsstyre. Har vi undersolgt? Oversolgt? Treffer vi på estimatene våre?
– I tillegg har vi en del maler. En del prosjekt er helt like, for eksempel leveranser. Da er det bare å hente opp malen med kartlegging, tilrettelegging, gjennomføring og dokumentasjon. Det går på sekunder, så er vi i gang.
Løsningen gjør det enkelt å kostnadsstyre. Har vi undersolgt? Oversolgt? Treffer vi på estimatene våre?
Hva blir den største forskjellen fremover?
– Vi har allerede mye bedre oversikt siden alle nå får «lov» til å føre alle timer, ikke bare fakturerbar tid. Jo bedre oversikt, desto lettere er det å styre prosjektene og instruere selgerne til å selge inn riktige forventning. Vi kan også ta mer betalt for de jobbene vi gjør!
– Her er et eksempel: En av avdelingene våre har kun hatt krav om å føre fakturerbar tid. Og løsningen de jobbet i var ikke så veldig godt egnet. Uken etter at vi flyttet dem over på Visma.net Project Management, gikk de fra å registrere 50 til 100 timer! Fakturerbar tid, der altså! Vi tenkte, er det mulig? Men uken etter var det 100 igjen.
– Fakturerbar tid vil så klart variere, men det er helt tydelig at et strukturert system gir tydelige gevinster, nesten fra dag én.
Hva er det aller beste med Visma.net Project Management?
– Brukerterskelen kommer høyt opp. Det er lett å få timer inn. I tillegg er det lett å lage og strukturere prosjektene våre, og veldig praktisk med kalendersynkronisering. Vi henter ut avtaler fra dagen og legger inn i prosjektene. Det gjør timeføringen enda enklere.
Så da blir det 10 av 10 på brukervennlighet, da?
– Det er skummelt å si 10! Da er det jo ingenting å gå på. Men si 9, da.
Hehe, så sant som det er sagt. Hva savner du i løsningen, da?
– Uff, det er sikkert noe, men jeg kommer ikke på det nå. Ja! Det måtte i så fall være at det gikk an med masseoppretting av prosjekter.
Hva er dine smertepunkter som leder for 40 konsulenter?
– Vi har folk på åtte lokasjoner, og det er alltid et mas om å få fakturert timene i tid. Målet vårt er at de ansatte skal føre timer hver dag, og at uken deres er «grønn» mandag morgen. Da kan prosjektlederne godkjenne på tirsdager, og vi kan fakturere på onsdager.
– Jeg antar at innen ett år, så har vi jevnt over mye høyere faktureringsgrad. Da har vi fått synliggjort timene, og blitt kjent med hvilke vaner vi har. Jeg håper og tror at snittet er på over 70 prosent!
Vil du anbefale Visma.net Project Management til andre?
– Jaja, selvfølgelig. Det skulle jo bare mangle!
Flere sukesshistorier
Business NXT er et kraftig ERP-system i skyen for større bedrifter
Smidig overgang fra Visma Business til Business NXT – ditt neste skybaserte økonomisystem.
Trygg overgang til skyen med Visma.net ERP
Visma.net ERP er et fremtidsrettet skybasert ERP-system. Ønsker du en trygg overgang til skyen?
Årsoppgjøret er enklere med Visma Periode & År
Regnskapsbyrået Atenti var blant de første regnskapsbyråene som fikk teste det nye, skybaserte systemet for periodeavslutning og årsoppgjør. Slik opplevde de Periode og År.
Technytt
Technytt holder deg oppdatert på nyheter innen forretningsdrift og teknologi. Nyhetsbrevet sendes ut 6 ganger i året med tema for deg som er interessert i digital transformasjon, moderne arbeidsprosesser, datasikkerhet og mye mer.
Visma Support
Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.
Trykk her om du heller vil snakke med en salgskonsulent