Apotekforeningen falt pladask for Visma.net

En IT-sjef med is i magen: 8 leverandører knivet om hjertet til Apotekforeningen. De falt til slutt for det skybaserte ERP-systemet Visma.net.

Hei, Apotekforeningen! Hvem er dere?

– Hei! Steffan Antonsen heter jeg og er sjef for IT og HR. Vi er bransjeorganisasjonen til alle apotekene i Norge og eierne deres. Til sammen 52 årsverk! Her jobber vi med apotekfaglig utvikling, apotekenes rammevilkår, næringspolitikk, teknologi samt e-helse og kommunikasjon om bransjen.

Det var ikke lite!

– Nei, og i tillegg forvalter vi apotekenes vareregister, lager kurs for farmasøytene og utvikler det nye, nasjonale datasystemet til apotekene.

Nye datasystemer, ja, det jo ikke gjort på en dag. Dere har jo viktige oppgaver – alle er tjent med at apotekene har orden i sysakene. Flere bedrifter får øynene opp for de fordelene de kan få ved å digitalisere. Hvor digital vil du si at dere er?

– På en skala fra 0–100 vil jeg påstå at vi var på nedre halvdel av skalaen. Systemene var gamle og utdaterte. De mange manuelle prosessene var tidkrevende og gjorde oss lite effektive.

– Med stor forståelse og enda større tålmodighet, har Abacus IT jobbet døgnet rundt de siste seks månedene for å lande prosjektet.

Har du et eksempel på en manuell prosess som stjal tid?

– Ja, for eksempel hvis en ansatt ønsket ferie, fylte vedkommende ut et papirskjema. Dette ble signert av linjeleder, og deretter gitt videre til lønnsansvarlig. Lønnsansvarlig la inn ferien i lønnssystemet, sendte skjemaet videre til HR som igjen arkiverte det i personalmappen. Helt til slutt ble oversikten over antall feriedager oppdatert i et Excel-dokument.

Det høres ikke supersmidig ut, nei. Hva har motivert dere mest til å velge et skybasert system, og hvorfor akkurat nå i 2020?

– De gamle systemene var lite integrert og dekket hver sin oppgave, men det var også alt de gjorde. Lite integrasjon, i tillegg til de manuelle prosessene, har helt klart vært motivasjonen. Historisk sett har vi også byttet ERP-system hvert 7–10 år. Nå ville vi vekk fra denne syklusen og over på en skybasert plattform, som oppgraderes fortløpende og sikres av leverandøren.

– Vi som ledere har fått mindre papirarbeid, bedre oversikt, bedre sikkerhet og kan bruke fokuset vårt på andre viktige oppgaver.

Velkommen opp i skyen, da! Hvordan gikk dere frem for å velge et nytt system?

– Som IT-sjef har jeg stor tro på inkludering i et slikt prosjekt. Det er viktig for å sikre forankring og redusere risiko. Jeg valgte derfor å inkludere alle seks ansatte på regnskapsavdelingen, i tillegg til økonomidirektør.

– Økonomidirektøren og jeg begynte med å kartlegge markedet for passende leverandører og systemer. Vi fant åtte systemer vi mente dekket våre behov. Etter et noen dypdykk og ringerunder, ble de fort halvert. Fire leverandører ble invitert til hvert sitt møte for å presentere seg selv. Etter at leverandørene hadde besøkt oss, bestemte vi oss for å besøke de i deres miljø. Vi fikk sett kontorene, møtt menneskene og dypdykket ytterligere i funksjonalitet i systemene.

– Visma var vesentlig bedre enn den andre leverandøren på oppfølging, svartid og grad av service. Som en bonus så vi at ved å velge Visma, kunne vi flytte tre systemer sammen til ett.

En grundig jobb! Begynte dere å nærme dere et valg?

– Nei, etter denne øvelsen mente vi fremdeles at alle leverandørene dekket behovene våre. For å sikre videre forankring i prosjektet, ble de ansatte bedt om å gi et anonymt terningkast på systemene og leverandørene.

– Basert på terningkastene var det to leverandører som utmerket seg. Det ble gjennomført nye møter, nye dypdykk i funksjonalitet og muligheter. Til slutt bestemte vi oss for å gå for Visma.

Ja! Og det er vi så glade for. Hvorfor Visma, da?

– Visma var vesentlig bedre enn den andre leverandøren på oppfølging, svartid og grad av service. Som en bonus så vi at ved å velge Visma, kunne vi flytte tre systemer sammen til ett.

Men det er jo først og fremst Abacus IT, som leverer Visma.net, som skal ha honnør!

– Ja, uten dem ville vi aldri ha klart dette prosjektet! Jeg har bare lovord å komme med. Abacus IT har virkelig vært flinke til å hjelpe oss gjennom prosjektet. Med stor forståelse og enda større tålmodighet, har de jobbet døgnet rundt de siste seks månedene for å lande prosjektet.

Og endelig er dere i mål. Eller på startstreken, da. Det er jo først nå dere kvitter dere med disse gammeldagse rutinene! Hva forventer du fremover?

– Forventningene våre er å digitalisere så mange manuelle prosesser som mulig! Vi tar sikte på å tilrettelegge for en enklere og mer effektiv hverdag for våre ansatte. I tillegg er det viktig for meg som IT-sjef at konsernet sitter på systemer som er godt integrert og gjennomtenkt. Det behovet føler jeg at Visma dekker godt.

Og hva synes de ansatte?

– Tilbakemeldingene er gode. De har fått en ny plattform hvor de enkelt søker om ferie, registrerer fravær, finner lønnsinformasjon og alt annet de trenger i hverdagen. Vi som ledere har fått mindre papirarbeid, bedre oversikt, bedre sikkerhet og kan bruke fokuset vårt på andre viktige oppgaver.

Kan vi hjelpe deg også?

Å jobbe i et nettbasert system er den eneste løsningen inn i fremtiden. Er du nysgjerrig på hvilke utfordringer Visma.net ERP kan løse for deg? Har du et åpent spørsmål, eller kanskje du lurer på noe helt konkret? Vi svarer deg gjerne på alt du måtte lure på. Kontakt oss i skjemaet under!

La oss vise deg løsningen.

Kontakt oss

Fyll ut skjemaet og vi vil kontakte deg.

Vi trenger ditt samtykke.