Periode & År har gitt regnskapsbyrået Aicono større frihet og mer oversikt
Sondre Døli og Mats William Lia er grunnleggerne av regnskapsbyrået Aicono. De bruker systemet som erstatter Visma Finale og Visma Total, og mener at det passer for deg som vil jobbe så digitalt og smidig som mulig.
– At det er skybasert betyr blant annet at vi kan sitte ute hos kunder og få jobben gjort der og da, sier Lia.
Enklere årsoppgjør med Periode & År
Årsoppgjøret er et omfattende arbeid med mange skjemaer, elementer og faser. Det innebærer også mange fallgruver. Mats forteller at i Visma Total måtte oppdragsansvarlig ha fullt ansvar for prosessen, mens Periode & År åpner for fleksibilitet og bedre oversikt.
– Systemet lar oss delegere oppgaver forankret i solide kvalitetsrutiner og brukervennligheten. I Total kunne du delegere alle oppgaver, men det var veldig uoversiktlig og du måtte ha erfaring før du kunne kaste deg inn i det.
Han synes også det er befriende at ansatte i Aicono nå har muligheten til å bidra på en mer naturlig måte i årsoppgjøret.
– Det unike med Periode & År er at en regnskapsmedarbeider kan utføre oppgaven og huke av utført. Oppdragsansvarlig kan i ettertid gå inn og evaluere utførelsen og legge igjen kommentar på hva som eventuelt må utbedres. I Visma Periode & År får alle ansatte muligheten til å bruke systemet og utføre oppgaver da det er både intuitivt og tilgjengelig. Det gjør det blant annet enklere for flere å gjøre oppgaver som for eksempel:
- Avstemming
- Balansedokumentasjon
- Anleggsregisteret
- Noter
– Vi mottar også flere automatiske varsler, noe som gjør det enkelt å fange opp avvik, forteller Døli.
«Er du glad i Total, og synes det er trist at det utfases? Ikke ta sorgene på forskudd! Visma Periode & År har tatt med mange unike egenskaper fra Total og Finale, slik at du enkelt vil kjenne deg igjen. Du vil rett og slett føle deg hjemme.»
Gir en bedre helhetsforståelse
Så langt har de kun kastet én nyansatte innom årsoppgjøret, men når det gjelder for eksempel avstemming, synes både Mats og Sondre at de ansatte har fått en bedre forståelse av helheten.
– Når det gjelder avstemning i periode-delen har jeg inntrykk av at ansatte har fått mer forståelse på hvorfor du avstemmer lovpålagte kontoer. Ta for eksempel arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Folk forstår at det er viktig å følge løpende dokumentasjon av balanseposter slik at det kan ligge klart til du skal i gang med årsoppgjøret.
Hva er Periode & År?
Visma Periode & År er et skybasert system for periodeavslutning og årsoppgjør. Systemet erstatter de lokalinstallerte løsningene Visma Total og Visma Finale fra 2022. Les mer her
Videre gir År-delen av Periode & År de ansatte bedre innsikt i blant annet:
Hvilket arbeid som må gjøres ved balansekontoer og forholdet du må ha til disse.
Hvorfor du må være observant på hvilke kontoer en kostnadsfører mot, og hvilke påvirkninger det har på sluttproduktet, altså årsoppgjøret.
Hva som skjer når du aktiverer eiendeler og hvorfor disse må inn i anleggsregisteret.
Hvorfor det plutselig dukker opp nye poster i saldobalansen som konsernbidrag og utbytte, der du kan se hvor det faktisk stammer fra og hvorfor.
– Hva venter du på?
Hvis du sitter på gjerdet og er i tvil om det er på tide å bytte system, har Sondre og Mats et klart råd til deg.
– Er du glad i Total, og synes det er trist at det utfases? Ikke ta sorgene på forskudd! Visma Periode & År har tatt med mange unike egenskaper fra Total og Finale, slik at du enkelt vil kjenne deg igjen. Du vil rett og slett føle deg hjemme.
Si ha det bra til manuell føring av tilleggs- og systemposteringer. Dette er nå kun et tastetrykk unna. Hva venter du på?
De to er spesielt glad i funksjoner som:
Kontroller ved utførelse og godkjenning
Tilleggs og systemposteringer som minner mye om Total, men nå kan du bare trykke på en knapp for å få det bokført i ERP-systemet.
Aksjonærregisteroppgaven er svært brukervennlig og gjør en hektisk januar litt mer avslappende.
Avstemninger som allerede ligger ferdig dokumentet opp i årsoppgjøret når året er omme.
«Generasjonene under oss omfavner teknologi, ser fremover og er svært velinformerte. Da fungerer det dårlig med gamle systemer og hvite løgner om at du har tenkt til å ta i bruk ny teknologi.»
Vil hele tiden utfordre leverandørene
Aicono vil være et byrå som tar i bruk alt som er av ny teknologi, og de to grunnleggerne mener det er viktig å ikke lage seg unnskyldninger som utsetter viktige endringer.
– Generasjonene under oss omfavner teknologi, ser fremover og er svært velinformerte. Da fungerer det dårlig med gamle systemer og hvite løgner om at du har tenkt til å ta i bruk ny teknologi.
Da regnskapsbyrået skulle hjelpe en kunde med AutoPay spurte Døli om de ikke kunne snakkes over Zoom slik at de kunne dele skjerm. «Dele skjerm?», sa kunden overrasket. «Jeg er på telefonen, PCen bruker jeg aldri».
– Denne personen gjør altså alt av rapporteringer og godkjenninger på telefonen. Vi som byrå må støtte dem så godt vi kan, og selvfølgelig utfordre våre egne leverandører på å møte behovene til våre kunder igjen, sier Døli.
Derfor bruker Aicono meldingsverktøyet Slack til å kommunisere med de fleste av sine kunder. På den måten kan de raskt både skrive og snakke med kundene når de er på farten, eller enkelt dele skjerm når kundene sitter ved en PC eller MAC.
– Vi tror at fremtidens bedriftseiere ønsker å administrere bedriften sin ennå mer på telefonen. Det er tross alt et verktøy du alltid har med deg. Alt kan selvsagt ikke gjøres fra en mobiltelefon, men vi må tilrettelegge etter beste evne!
Flere sukesshistorier
Visma Support
Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.
Trykk her om du heller vil snakke med en salgskonsulent