Hvordan fungerer økonomisk planlegging i en skybasert løsning?

Jan

En gang i tiden var Excel ene og alene det beste verktøyet for budsjettering.

Vi sier ikke at du ikke skal bruke Excel. Det vi mener er at du kan bruke Excel smartere med direkte tilgang til økonomisystemet ditt. For hvorfor skal du egentlig bruke tiden din på å kopiere data fra et system til et annet system – celle for celle?

I denne guiden tar vi deg gjennom en rekke enkle sjekklister. Finn ut hvordan skybasert rapportering er både smidigere, mer effektivt og gir bedre datasikkerhet!

note-arrow-1.svg

Hvorfor flytte hele budsjettprosessen til skyen?

  • Uten statiske Excel-ark unngår du vanlige registrerings- og duplikatfeil.
  • Du er alltid på riktig versjon, og slipper å samle data fra diverse regneark.
  • Du slipper tungvinte prosesser ved deling av budsjettformularer.
  • Dere kan jobbe sammen på tvers av bedriften på en enklere måte.
  • Alle budsjetter blir samlet til et hovedbudsjett helt automatisk når budsjetteier lagrer tallene tilbake til systemet.
  • Du kan i løpet av året gjøre endringer på budsjettet og oppdatere prognosen. Slik får du et styringsverktøy for kostnader og fremtidige inntekter.
  • Budsjettansvarlig får kontroll over hele budsjettprosessen, samt løpende dialog med de andre budsjettdeltakerne.

Vil du vite mer om hvorfor du bør flytte budsjettprosessen?

Les artikkelen her

utsikt
note-arrow-2.svg

Hva bør du se etter i et
budsjetteringsverktøy?

icon-link.svg

1. Integrert med økonomisystemet ditt

Med integrasjon mot økonomisystemet vil historiske data være tilgjengelig i budsjettet. Alle tabeller og felter fra økonomisystemet bør være tilgjengelige for deg når du skal budsjettere.

icon-checklist.svg

4. Arbeidsflyt med kontroll på registreringsoppgaver

Hvem har tilgang til hvilke formularer? Hvilke kostnader skal inn i hovedformularet, og hvilke oppgaver skal ulike budsjettdeltakere gjøre? Her er det viktig at løsningen skal gi deg funksjoner for detaljering, kommentar- muligheter og samarbeid i formularene. På den måten har budsjettansvarlig full kontroll på prosessen og tilbakemeldinger, og godkjenningsprosesser blir smidigere.

icon-budget.svg

2. Lag akkurat de budsjettene du vil ha

En skybasert løsning lar deg fritt velge detaljeringsnivå på budsjettdataene – og utforming av budsjettmodell. I tillegg er det viktig at du skal kunne lage prognoser som er basert på faktiske tall og opprinnelige budsjetter. Det gir et godt beslutningsgrunnlag.

icon-input-data.svg

5. Input av data på web

En annen fordel med en skybasert budsjettløsning, er at du kan registrere budsjettdata på web i nettleseren din, med direkte tilbakelagring til økonomisystemet. Dermed er budsjettdata tilgjengelig fra økonomisystemet i det sekundet du trykker på lagre-knappen i nettleseren. Ha det bra, lokale budsjettformularer!

icon-excel.svg

3. Excel vs. skybasert Excel add-in

Med designfunksjonene i Excel kan du lage akkurat de formularene du trenger. Men med en skybasert løsning som tilbyr Excel som en add-in, får du i tillegg tilgang til andre dynamiske funksjoner som vil gjøre det mer effektivt å lage og gjøre endringer i formularene dine. Hvis du for eksempel gjør endringer i en rad, vil endringen automatisk oppdateres i alle andre rader du vil at den skal gjelde.

icon-sunshine.svg

6. Skybasert

Vi jobber I en verden som krever at du skal være «online» hele tiden for å følge med og være effektiv. Dermed bør løsningen du er ute etter også være tilgjengelig hele tiden. Skybaserte løsninger krever ikke ekstra innlogging via VPN eller i lokale systemer. Det skal være så enkelt som at du via en nettleser skal kunne se, registrere og distribuere budsjettene dine.

note-arrow-3.svg

Hvordan kan prosessen faktisk se ut?

Roller i budsjetteringsprosessen:

Budsjettansvarlig: Personen som har overordnet ansvar for å godkjenne budsjettet.

Budsjetteiere: Avdelingsledere eller andre budsjettdeltakere som er ansvarlige for å registrere budsjett for sin avdeling eller funksjon.

 
step1.svg

Budsjettansvarlig kan designe egne budsjettmaler så vel som å bruke og endre maler som allerede er tilgjengelig, eller brukt tidligere.

step2.svg

Budsjettansvarlig kan sende ut budsjettformularer fra løsningen til budsjetteiere med tidsfrist, og gi dem tilgang til å legge inn budsjettall i tilsendte scenarioer. Denne prosessen skjer i en skybasert portal, der det kun kreves innlogging til en nettleser.

step3.svg

Budsjettansvarlig kan følge progresjonen i budsjettinnleggingen underveis med et kontrollverktøy.

Her får ansvarlige et oversiktsbilde som viser hvor langt i prosessen de enkelte budsjetteierne har kommet. Det bør også være enkelt å kommunisere underveis via en chat.

step4.svg

Budsjettansvarlig mottar varsel i løsningen eller på e-post når et budsjett er sendt til godkjenning fra budsjetteiere. Budsjettansvarlig får da mulighet til å godkjenne eller avslå. Hvis budsjettinnleggingen avslås blir det sendt i retur til budsjetteier, med eventuelle kommentarer.

step5.svg

Når budsjettet er satt kan budsjettansvarlige bruke live data i rapporter for avvikskontroll og oppfølging av budsjettene i samme skyløsning. Alt på et sted!

 
icon-devices.svg

Det er enkelt å samarbeide i skybaserte løsninger fordi løsningen sørger for at dere alltid jobber i samme budsjettversjon. Slik kan dere sikre god versjonshåndtering.

Når budsjettansvarlig har godkjent alle budsjetter, er budsjettprosessen fullført. Nå er tallene dine klare til å brukes i presentasjoner og rapporter! :-)

Gjør det smartere!

Glem statiske Excel-ark eller Google Sheets, som ikke gir deg tilgang til data. Du trenger ikke å ha budsjetteringsprosessen manuelt og statisk lokalt hos deg selv. Da slipper du å tenke på hvor mange ulike versjoner av budsjettene du skal ha kontroll over. Bruk heller et system som faktisk gir deg tid og kontroll!

Les mer om vårt budsjetteringsverktøy

Hjemmekontor

Ta kontakt

Lurer du på noe, eller ønsker du en demo av løsningen? Kontakt oss gjerne.

64_service.svg

Jeg vil vite mer

64_support.svg

Jeg trenger support

Visma Support

Ta kontakt med din partner. Vårt forhandlernettverk gir din bedrift tilgang til lokal rådgiving, oppfølging og supporttjenester.