Elektronisk arkiv er en lett, sikker og oversiktlig måte å oppbevare dokumenter på.

Fordelen med et elektronisk arkiv

Det som er positivt med å ha et elektronisk arkiv, er at det elektroniske arkivet kan sikre langsiktig lagring av viktige papirer. Dersom det skulle oppstå en brann ville nok papirer i et fysisk arkiv bli brent opp, mens papirer i det elektroniske arkivet vedvarer. Det er altså mindre sjanse for å miste verdifull informasjon.

Man sparer seg også for plassen ved å fysisk oppbevare papirene, og behøver ikke å rydde opp i disse på samme måte. I tillegg er det enklere å søke gjennom dokumenter som er lagret elektronisk, enn å fysisk bla igjennom alle papirene man har liggende. Bruk av elektronisk arkiv gjør dermed at man sparer ressurser.

Konvertering fra fysisk arkiv til elektronisk arkiv

For å flytte papirer fra fysiske arkiv til elektroniske arkiv, må man som regel skanne inn dokumentene. Ved bruk av fakturaskanning kan et viktig papirdokument legges inn på en PC eller liknende. Det fysiske papiret blir altså konvertert til en digital fil som lagres i det elektroniske arkivet.