Regnskapsordbok

Finn svar på regnskap- og bokføringsbegreper

  • Alfabet
  • A
  • B
  • C
  • D
  • E
  • F
  • G
  • H
  • I
  • J
  • K
  • L
  • M
  • N
  • O
  • P
  • Q
  • R
  • S
  • T
  • U
  • W
  • X
  • Y
  • Z

Dokumentasjon – Hva er dokumentasjon?

Dokumentasjon er presentasjon av noe informasjon for en bruker, og finnes som regel i papirform eller i en fil på en datamaskin.

Visma eAccounting regnskapsprogram gir deg muligheten til å skanne dokumentasjon med Appen Visma Scanner, så du kan håndtere dokumentene dine på en enkel og sikker måte. Visma Scanner gir deg mindre krøll og bedre kontroll.

Dokumentasjon kan enkelt forstås som presentasjon av informasjon, der dokumentasjonen viser på en eller annen måte en viss mengde av informasjon. Det kan være et vitnemål som viser at man har oppnådd en universitetsgrad, eller en arbeidskontrakt som viser informasjon om ens arbeidsforhold. 

I regnskapsmessig sammenheng så betyr dokumentasjon at man lagrer informasjon om det som man bokfører. På denne måten er altså dokumentasjon det samme som bilag.

Dokumentasjon i bokføring

Bokføringsloven setter flere regler angående dokumentasjon i forhold til bokføring. Først og fremst så handler det om at alle transaksjonene som er bokført, skal være dokumentert. Den sier også at dokumentasjonen skal være korrekt og utfyllende, og man kan ikke endre dokumentasjonen i etterkant.

Primærdokumentasjon

Hvis det finnes flere dokumenter i dokumentasjonen, så er det det «viktigste» og mest utfyllende dokumentet som skal brukes som det som kalles primærdokumentasjon.

Oppbevaring av dokumentasjon

Bokføringsloven setter også regler for hvor lenge man skal oppbevare dokumentasjon av bokføringen. 

Dokumentasjon som handler om årsregnskap, balanse og liknende skal oppbevares i fem år. Dokumentasjon som gjelder utgående pakksedler, vareforsendelser eller prisoversikter må oppbevares i 3,5 år. 

For mer detaljert informasjon om hvilke regler som gjelder angående dokumentasjon i bokføring, henviser vi til bokføringsloven på Lovdatas nettside.

Skanning av dokumentasjon

Ofte så har en virksomhet masse dokumentasjon på ulike kjøp og salg som har funnet sted. Det kan være tungvint hvis all dokumentasjonen skal oppbevares i papirform, da kan man få et enormt arkiv. 

Derfor bruker mange dokumentskanning, som altså vil si å skanne dokumentasjonen i papirform til en elektronisk fil. På denne måten får man all dokumentasjonen inn på datamaskinen, som kan lagres så lenge man ønsker, og det tar ikke opp mye plass. I stedet for å ha et stort fysisk arkiv, har man da et elektronisk arkiv.