5 grunner til at du bør samarbeide med kunden om regnskapet

5 grunner til at du bør samarbeide med kunden om regnskapet

Hva menes med å samarbeide med kunden om regnskapet?

Å samarbeide med kunden om regnskapet, betyr at kunden selv kan logge seg inn i et  regnskapssystem, bidra med egne data - og selv finne informasjon. Dette sørger for et effektivt samarbeide mellom regnskapsfører og kunde, enten det er via et lokalt installert system eller nettbasert system. Denne muligheten er svært nyttig for kundene - og ikke minst for din virksomhet i konkurransen med andre regnskapsbyråer. Når du gir kunden mulighet til å kunne logge seg inn og bidra selv, øker du kundeservicen, som fører til mer fornøyde og engasjerte kunder. Noe som igjen kan bidra til en høyere fortjeneste - både for byrået ditt og kundene.

Fornøyde kunder er nøkkelen til en vellykket regnskapsvirksomhet. Kunder omtaler i dag “verdsettelse av tiden min” som det viktigste forholdet et regnskapsbyrå kan bedre for å fremme et godt samarbeid. (1). Når kundene vil ha et svar, forventer de et raskt svar. Når kunden selv har tilgang til regnskapet, er tallene alltid tilgjengelige. Tilbyr du kundene dine muligheten for samarbeid i en regnskapsløsning vil du høste fordeler av mer engasjerte og tilfredse kunder, samtidig som du selv sparer tid og kan yte service av høyere kvalitet til dem som trenger det mest.

“91 % av kundene sa at dersom de fikk informasjonen de trengte via en selvbetjent løsning, ville de bruke den” - Zendesk Searching for Self-Service.

Regnskapsførere bør ha som ønske og mål om å samhandle med kundene på samme måte som kundene er vant til å samhandle med forsikringsselskap og bank. Kundenes mulighet til å kunne logge seg inn på nett og tilføre informasjon etter eget ønske, er viktig. Samarbeid i sanntid og øyeblikkelig engasjement forventes av de yngre generasjoner. Kunder som får muligheten til selv å kunne logge seg inn og ta del i eget regnskap, blir mer proaktive og gir regnskapsbyråer konkurransemessige fortrinn.

Eksempler

Enten du er klar over det eller ikke, så bruker du sannsynligvis løsninger hver dag hvor du forventer selvbetjening som mulighet. Her er 20 eksempler:

  • Minibanker
  • Forsikring på nett
  • Automatisk innsjekking på flyplass
  • Informasjonssøk på nett
  • Spilleautomater
  • Nettbank
  • Automatisk bilutleie
  • Nettbutikker
  • Å kjøpe bensin fra bensinpumpe
  • Pakkesporing
  • Nettkurs / webinarer
  • Kjøp av flybilletter på nett
  • Elektroniske blodtrykkapparater
  • Kjøp av kinobilletter på nett
  • Selvbetjente kasser i butikker
  • Selvbetjente buffeter
  • Sjekke værprognoser på nett
  • Selvbetjent utsjekking av hoteller
  • Booke time hos fastlegen på nett
  • Salgsautomater (sjokolade, kaffe)

Det er tydelig at løsninger som du selv kan betjene gir mange fordeler - både for regnskapsførere og kunder. Kundene blir stadig mer teknisk avanserte, og de fleste forventer at regnskapsførere også tar ny teknologi i bruk. Status i markedet er faktisk at kundene ikke bare er klare for selvbetjente regnskapsløsninger - de fleste foretrekker det. Er du klar?

Dette kan kundene håndtere selv Hvilke fordeler det gir kundene dine
  • Fakturering
  • Kundene kan opprette fakturaer som de sender til egne kunder, og følge med på betalingsstatus
  • Reiseregninger
  • Kundens medarbeidere kan registrere sine reiseutgifter på en app når de er ute på farten
  • Godkjenning
  • Kundene kan godkjenne leverandørfakturaer, utgifter, betalinger osv.
  • Rapportering
  • Kundene kan selv logge seg inn og se rapporter på en ny måte. Regnskapsfører trenger ikke lenger lete etter rapporter eller bruker tid på å lage nye

5 grunner til at du bør oppfordre kunden til å samarbeide om regnskapet

1. Struktur

Når kunden kan gi deg dokumentasjon på en strukturert måte, blir det enklere for begge parter. Brukervennlige grensesnitt holder orden på dokumentene, sammenlignet med papirbilag eller PDF-er. Bruker du en fakturaløsning som er laget spesielt for fakturering, vil det bidra til å gjøre arbeidsdagen mer organisert med hensyn til hvordan du mottar informasjon fra kundene. Dermed får du bedre mulighet til å konsentrere deg om oppgavene, i stedet for å administrere dokumenter.Som mange regnskapsførere sikkert har opplevd, så er det ikke alltid mulig å motta informasjon fra alle kunder like ryddig som man skulle ønske. Når kunden selv har mulighet til å tilføre data og informasjon via app eller innlogging, mottar regnskapsføreren informasjonen raskere og kan jobbe mer effektivt.

2. Riktig informasjon fra kilden

Du trenger ikke i like stor grad lenger å stille spørsmål ved dataene du registrerer. Kunden er den mest pålitelige kilden, så hvis kunden selv legger inn informasjonen, er det mindre rom for feil. For eksempel hvis en regnskapsfører mottar informasjon fra kunden, tar det ca. to timer å registrere alt i systemet. Har det kanskje vært en lang og slitsom uke for regnskapsføreren, skriver vedkommende ved et uhell 99 i stedet for 990, og dette ligger nå i systemet. Over tid kan slike oppsamlede feil gjøre stor skade - både for regnskapsbyrået og kundene deres.En måte å unngå dette på, er at kilden, som er kunden, legger inn informasjonen selv. Dette gir deg mer tid til å konsentrere deg om andre viktige oppgaver, samtidig som det reduserer risikoen for feil. I tillegg blir det enklere for kunden å forstå bedriftens egne tall bedre, ved å ta del i og bidra til regnskapet selv.

3. Papirløshet er veien å gå

Det er en belastning for regnskapsbyrået å holde et fysisk arkiv, fordi viktige dokumenter kan forsvinne - som igjen kan svekke tilliten mellom byrå og kunde. Lagrer du filene i skyen, er dette en fin måte å redusere det lokale lagrings nivået på, samtidig som du oppretter et arkiv med nedlastbare filer. Med regnskap i et nettbasert system, er dataene alltid trygt lagret i skyen, samtidig som du har tilgang til informasjonen når du vil og hvor du vil. Når du har all informasjon samlet på ett sted, frigjør du tid, holder bedre orden og regnskapsbyrået fremstår som mer moderne og attraktivt. Papirløshet er med andre ord veien å gå.

Fordelene ved å bli papirløs:

  1. Det er mye billigere å sende og motta elektroniske fakturaer enn å håndtere papirfakturaer.
  2. Når transaksjoner overføres elektronisk fra kunde til regnskapsfører, reduserer du antall feil som eventuelt måtte oppstå ved manuell registrering.
  3. Salgsfakturaer trenger bare opprettes èn gang - av kunden. Bokføring skjer automatisk uten at det er behov for å skrive ut og sende papirfakturaer til regnskapsfører.
  4. Du mister aldri et dokument igjen. Med en strømlinjeformet arbeidsflyt i nettskyen, holder du både deg selv og kundene organiserte.
  5. Bra for miljøet. Mindre papirproduksjon og bruk av papir er en stor fordel for miljøet.

 

4. Aldri mer dobbeltarbeid

I tillegg til at regnskapsbyrået blir mer papirløs, lagres alle registrerte data på alle nødvendige steder samtidig, slik at man unngår dobbeltregistrering. Dobbeltregistrering er bortkastet tid, og er ikke en konkret tjeneste som kunden har betalingsvillighet for. Registrering av tall kan i tillegg oppleves som en kjedelig oppgave som ikke krever tankevirksomhet, og gir mer rom for kostbare feil. Samarbeider du med kundene om regnskapet, lar du kundene registrere selv - slik at du får mer tid til det du egentlig går på jobb for: Å hjelpe virksomheter å lykkes.

Selv om regnskapsførere ikke trenger å registrere all informasjon fra kundene, kan de likevel overvåke og kvalitetssikre det kundene registrerer i systemet. Regnskapsførere kan bruke sin kompetanse og erfaring til å sørge for at alt blir håndtert på en riktig måte.

5. Integrering

Kunder kan ofte fakturere, registrere kostnader og rapportere på mange måter, men oppgavene er ofte ikke integrerte. Kjøper kundene et faktureringssystem fra èn leverandør og et kostnadssystem fra en annen, må de logge inn i to ulike systemer - som ikke er så ideelt. Gi derfor kunden en sømløs opplevelse. En en plattform som kobler alle tjenester sammen, og som samtidig er enkel å bruke.

Visma eAccounting for regnskapsfører - en komplett og sømløs løsning for samarbeid med kundene.

Prissetting og lønnsomhet

La oss snakke om elefanten i rommet: timene du kan fakturere kundene for, når de ikke selv har anledning til å samarbeide om tallene. Du kan kanskje fakturere for disse timene i dag, men du vil ikke kunne fortsette å gjøre dette særlig lenge. Kundene kommer ikke til å være villige til å betale for dobbeltregistrering i fremtiden. Stadig flere kjenner nå til muligheten for selv å kunne registrere og bidra med informasjon ved hjelp av selvbetjenings muligheter i nettbaserte regnskapsprogrammer.

Husk at din verdi som regnskapsfører fortsatt er der. Du har kunnskap om bokføring, og det er det kundene betaler for. Justere du forretningsmodellen din deretter, for eksempel ved å gå over til verdibasert prissetting av tjenestene dine, vil du kunne beholde fortjenesten din.

I tillegg vil du ofte ha mulighet til å bli partner / forhandler av nettbaserte regnskapsløsninger. Dette kan skape nye inntektskilder for regnskapsbyrået ditt! Da får du eksempelvis enten velge å levere frittstående programvare - eller koble den til ditt eget tjenestetilbud. Å bli en pålitelig leverandør av regnskapssystemer er en fin måte å utvide kunderelasjonene på.

Ønsker du å bli Visma eAccounting Partner? Kontakt oss.

Konklusjon

Ville du valgt en bank som ikke tilbyr nettbank? Sannsynligvis ikke. Hvis du ikke kommer i gang med tilbud om nettbaserte regnskapsløsninger med mulighet for selvbetjening, kommer kundene kanskje snart til å vurdere andre mer fremtidsrettede byråer. Regnskapsbyråer som ønsker å hevde seg i konkurransen, må optimalisere arbeidsprosessene rundt løsninger som tilbyr samarbeid om regnskapet, og ta i bruk forretningsmodeller deretter. For enten de fakturerer, godkjenner eller analyserer regnskapstall, vil kundene gjør det selv - når det passer dem. Kunder i dag er både klare for og ivrige etter å få tilgang på og kunne ta del i eget regnskap. Hjelper du kunden å hjelpe seg selv, vil regnskapsbyrået ditt høste fordelene. Investering i moderne løsninger hvor kundene kan logge seg inn og bidra, er en investering i kunderelasjonene dine.  

Liten bedrift?

Visma eAccounting forenkler hverdagen til over 100.000 små bedrifter.

Se hvordan 

Visma eAccounting - Smart regnskap, helt enkelt.

Nyhetsbrev

Få smarte tips for små bedrifter.

Meld deg på
Facebook YouTube Twitter

© 2019 Visma Mamut