Gratis regnskapsprogram?

Innhold

• Gratis regnskapsprogram kan være ulovlig
• Gratis regnskapsprogram er ofte “one trick ponies”
• Du kan være produktet
• Kostnader for gratis regnskapsprogram
• Nesten ingenting er (gratis) for alltid

5 ting du må tenke på med gratis regnskapsprogram

(og hvorfor en hundrelapp i måneden kan være en god investering)

1. Gratis regnskapsprogram kan være ulovlig

Vi starter med å drepe en myte som dessverre fortsatt lurer mange gründere, spesielt nystartede enkeltpersonforetak med mangelfull regnskapskompetanse. Flere bedrifter som tilbyr gratis regnskapsprogrammer i form av regneark, Excel-dokumenter og andre typer maler, opptrer useriøst og utnytter gründerens  uvitenhet om hva loven sier. Og bokføringsloven er klar, både for enkeltpersonforetak, aksjeselskaper, stiftelser og andre virksomheter med forretningsvirksomhet:

• Alle som leverer næringsoppgave og/eller mva-melding til myndighetene er bokføringspliktig. 
• Alle som har regnskapsplikt etter regnskapsloven er også bokføringspliktig. 
• De aller fleste som driver næringsvirksomhet må altså føre et regnskap etter bokføringsreglene.
• Har du inntekter under kr 50 000,- og ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret er du fritatt fra å levere næringsoppgave. Du må likevel dokumentere alle dine inntekter og kostnader, og oppbevare dette i samsvar med bokføringsreglene.

Bokføringsloven

Regnskapsføringen må altså oppfylle kravene i Bokføringsloven, inkludert at regnskapet er registrert på en måte som ikke muliggjør svindel eller bevisst skjuler feil. Fordi et standard regneark som Excel ikke logger dataene dine, har du rett og slett ikke lov til å føre regnskap i et regneark. Du kan derfor anta at bedriften din trenger en form for regnskapsprogram, uavhengig av om du planlegger å håndtere regnskapet selv eller samarbeide med en regnskapsfører.

Regnskapsprogram for små bedrifter

Små bedrifter med lite omsetning kan enkelte ganger velge å føre regnskapet manuelt. Selv om denne metoden kan være billig, regner man sjelden inn tiden det tar å gjøre endringer, rapportere til myndighetene, gjøre årsavslutningen og annet merarbeid, som et effektivt og moderne regnskapsprogram hjelper deg med nesten automatisk. Hvor mye tid vil du bruke på manuelt regnskap, som du kunne brukt på kundene dine eller kanskje på venner og familie i stedet?

Et annet aspekt er behandling av personopplysninger. Siden mai 2018 gjelder Personvernforordningen GDPR i hele EU/EØS-regionen. Dette stiller høye krav til hvordan personopplysninger lagres og behandles, spesielt av bedrifter. Stoler du på at et gratis regnskapsprogram oppfyller alle kravene i GDPR? 

2: Gratis regnskapsprogram er ofte “one trick ponies”

Det er lett å tro at administrative oppgaver løses i bedriften når du har anskaffet et regnskapsprogram. Det tar imidlertid ikke lang tid før du oppdager at regnskap, fakturering, lønn og mye mer henger tett sammen. Et enkelt, smart og automatisert regnskapsprogram kan i dag håndtere det meste av regnskapsføringen når du fakturerer og kan også gi grunnlaget for din næringsoppgave og årsregnskap nesten helt på egen hånd. Det er også mulig å vokse med. Unngå derfor alle one trick ponies – et regnskapsprogram må kunne gjøre mye mer enn bare regnskap!

Vær derfor kritisk til tilbud om gratis regnskapsprogram. Noen viktige spørsmål du bør stille deg selv når du tester gratis regnskapsprogrammer:

• Hvor smart er regnskapsprogrammet? Kan programmet for eksempel lære å forstå regnskapsmønsteret ditt og støtte deg i det daglige arbeidet ditt, eller låser du deg inn i et program med mye manuell håndtering?
• Er det en kobling til din nettbank, slik at regnskapet blir enda enklere?
• Er det mulig å samarbeide med en regnskapsfører i programmet dersom du trenger det?
• Kan du velge hvordan du vil fakturere forskjellige kunder, med PDF, e-post, Vipps eller eFaktura?
• Hvor enkelt er det å rapportere skatt i programmet?
• Dersom bedriften vokser, hvordan vil programmet kunne tilpasses dine nye behov som ordre, tilbud, lagerstyring? Er det mulig å oppgradere programmet i det hele tatt?

Du vil sannsynligvis snart innse at et “regnskapsprogram” bare er begynnelsen. Selv om du ønsker å holde kostnadene nede i oppstarten, vil du raskt innse at du vil spare både tid og penger på administrasjon, fakturering osv. Ved å velge et moderne og automatisert regnskapsprogram. Og det beste er at det koster ikke mer enn en hundrelapp i måneden for å komme i gang!

3: Du kan være produktet

Det sies ofte at dersom du ikke betaler for produktet, er det du som er produktet. Dette skjer også i forhold til gratis regnskapsprogrammer. Akkurat som for deg, må leverandører som tilbyr gratis funksjonalitet få omsetningen til å gå rundt i sin virksomhet. Deres forretningsmodell er derfor ofte å ta betalt på andre måter eller for andre funksjoner enn for selve regnskapsprogrammet. I noen “gratis” regnskapsprogrammer koster tilleggstjenestene penger i stedet, og du er ofte “låst” til å velge disse.

Noen tar også betalt for bruk, så selv om du kanskje ikke betaler for anskaffelsen av selve programmet, vil det begynne å koste så snart du begynner å bruke det.

Noen aktører ser på regnskapsdataene dine som den største eiendelen, og det er varen i deres forretningsmodell. Kontroller derfor det med liten skrift for å være sikker på hva dataene dine brukes til. Du bør se regnskapsdataene dine som en aktiva; det kan gi deg avgjørende innsikt i hvordan virksomheten din går og danne viktige beslutningsgrunnlag – derfor bør du lagre den hos en leverandør som du stoler 100% på.

Visste du at gratis regnskaps- og faktureringsprogrammer også inneholder reklame?

Avslutningsvis kan et gratis regnskapsprogram i beste fall føre til uforutsette kostnader i form av penger eller ekstraarbeid, og i verste fall ende med at du føler deg villedet og usikker i ditt valg av program.

Derfor er det viktig at du tester og sammenligner ulike leverandører før du velger et regnskapsprogram som passer for din bedrift regnskapsprogrammet  ved å teste og sammenligne forskjellige programmer og leverandører, akkurat som du gjør før du bestiller hotell, fly eller leiebil. 

Er det garantert brukerstøtte i det hele tatt hvis du blir stående fast med noe? Og kan du for eksempel håndtere regnskapsføringen din både som et aksjeselskap og et enkeltpersonforetak?

Som med alle tilbud er det en god avtale hvis du som kunde føler deg fornøyd med det du får sammenlignet med det du har betalt. En realistisk tilnærming til freeware er fordi du ikke kan forvente funksjonaliteten og støtten du vil kreve fra en betalt tjeneste. Det er derfor vanskelig og noen ganger til og med umulig å stille krav til et gratis program. Hvis du krever den tryggheten i virksomheten din, bør du sannsynligvis være forberedt på å betale noe for tjenesten.

4: Kostnader for gratis regnskapsprogram

Når selskaper tenker på kostnader, ser de ofte for seg utgifter i form av penger. Men i en bedrift som er basert på arbeidsinnsats, kan kostnader like gjerne være tid og energi. Poenget med et smart regnskapsprogram er at du som gründer skal bruke mindre tid og energi på administrasjon og mer tid på å utvikle din bedrift. 

Det gir deg et dårlig utgangspunkt dersom du stoler fullt og helt på et regnskapsprogram som viser seg å ikke innfri forventningene dine. Det som i utgangspunktet var gratis, begynner nå å koste deg dyrt i form av tid du må bruke på å finne et nytt regnskapsprogram, konvertere data samt det å sette seg inn i et nytt system.

Hvis du i tillegg står uten pålitelig brukerstøtte som kan hjelpe deg videre, kan du enkelt begynne å regne på hva denne tidsbruken i praksis også vil koste deg i effektiv arbeidstid – det vil si tapt inntekt.

Se på helheten

For å unngå å havne i denne situasjonen, bør du som starter eller driver en liten bedrift se på helheten i tilbudet når du velger et regnskapsprogram. I praksis velger du ikke bare et program, men etablerer også en relasjon til en leverandør. Tross alt er det ingen myndigheter som kvalitetssikrer eller “godkjenner” regnskapsprogrammer. Det betyr at du bør gå gjennom leverandøren minst like mye som produktet. Noen relevante spørsmål å stille er:

• Hvor lenge har selskapet eksistert og ser ut til å ha en forretningsmodell som er langsiktig?
• Hvordan snakker andre småbedrifter og kunder om selskapet? Google leverandøren og finn ut!
• Ser det ut som om leverandøren forstår deg og din situasjon?
• Tilbyr leverandøren mer enn bare et regnskapsprogram?
• Kan du stole på at programmet kontinuerlig oppdateres for å overholde de nyeste lovene og forskriftene?
• Er det pålitelig brukerstøtte og hvordan omtales denne av kundene?
• Ser det ut til at leverandøren har et godt samarbeid med regnskapsførere?
• Inneholder programmet reklame eller andre potensielle distraksjoner?

Du ville sannsynligvis aldri valgt å kjøpe eller lease en bil til bedriften din hvis du ikke kjente leverandøren og hadde en ide om hva den sto for. På samme måte bestiller vi hotell, flybilletter og i dag til og med barnehage for barna våre. Du må ha den samme holdningen når du tar det viktige valget rundt regnskapsprogram for bedriften. Det er noe du bør kunne stole på, slik at du kan senke skuldrene i forhold til det administrative og i stedet sette fokus på det som virkelig betyr noe, nemlig din bedrift.

5: Nesten ingenting er (gratis) for alltid

Som småbedriftseier er du sannsynligvis vant til uforutsette hendelser i hverdagen. Det krever endel å stadig justere seg når det er behov for det. Derfor er det viktig at du i hvert fall har kontroll på økonomi og administrasjon, slik at du unngår ubehagelige overraskelser. Hvordan påvirkes den tryggheten ved å velge et gratis regnskapsprogram der vilkår eller kostnader er uforutsigbare?

Det er ikke uvanlig at gratistjenester en dag plutselig begynner å koste penger. En ganske vanlig forretningsmodell når man lanserer et nytt produkt, er å tilby tjenester gratis for å få opp kundevolumet raskt, for deretter å tjene penger på disse kundene. Et annet fenomen er at funksjonalitet uten forvarsel er helt eller delvis begrenset. 

Da kan det være både praktisk og trygt å velge et rimelig abonnementsbasert regnskapsprogram fra en solid og trygg leverandør. Det koster gjerne en hundrelapp eller to per måned, men det gir trygghet og forutsigbarhet som er avgjørende for å lykkes med bedriften. Lykke til med valg av regnskapsprogram.