Slik unngår du stress rundt årsoppgjøret

Kvinne nyter en kopp te etter fullført arbeid

Gode rutiner for årsoppgjør og selvangivelse

Det du innarbeider av rutiner gjennom hele året, gjør prosessen rundt årsoppgjøret enklere og mindre stressende.

Har det hendt at du har glemt å få et bilag inn i bilagssystemet ditt? Da er du i tilfelle ikke den eneste. Men du har mye å tjene på å gjøre noe med det, både når det gjelder tidsbruk, arbeidsglede og redusert frustrasjon.

Bilag som ikke blir håndtert umiddelbart, har en lei tendens til å bli liggende, enten i e-post-innboksen eller henslengt på det fysiske skrivebordet. Til slutt vet du ikke hvor du har bilaget, eller i hvilken forbindelse det ble produsert. Da er veien til papirsøpla eller pc-ens avkroker kort.

I denne guiden skal vi gi deg tips til hvordan du kan strukturere prosessene i forkant av og rundt årsoppgjøret. Slik unngår du mye stress rett før fristene går ut.

Del opp bilagene

Skann kvitteringene med mobilen

Gjør noe med bilagene straks

Å ta vare på bilag på en god og strukturert måte innebærer både skatte- og avgiftsmessige fradragsmuligheter og potensielt lavere kostnader til regnskapsføring. Det gjør også jobben i forbindelse med årsoppgjøret så mye enklere.

Alle bilag som er relevante for virksomheten din, gir fradrag i regnskapet ditt, og dermed lavere skatt. Dette i seg selv er et argument for å ha system i bilagene. Samtidig gjør en god bilagsstruktur at du sparer penger på selve bokføringen, enten

  1. du fører selv, eller

  2. du betaler en regnskapsfører for å gjøre hele eller deler av jobben.

Slik deler du inn bilagene

Hvis du fortsatt har papirbilag, bør du plassere dem i en perm. En aktuell inndeling kan være:

  1. Ikke betalte fakturaer

  2. Bilag (kvitteringer og betalte fakturaer)

  3. Innbetalinger

  4. Kontoutskrifter / bankbilag

  5. Utgående faktura/salgsbilag

Hvis du har gått over til digitale bilag, kan du lage en tilsvarende struktur i mappesystemet ditt. Her er et eksempel:

  • 01 Ikke betalt

  • 02 Til sending/behandling

    • 01 Bilag jan-febr 2018

      • Bilag

      • Innbetalinger

      • Kontoutskrifter / bankbilag

      • Utgående fakturaer

    • 02 Bilag mars-april 2018

    • Osv.

En fordel med digitalt mappesystem er at du kan lage maler, slik at du slipper å gjøre jobben med å sette opp systemet flere ganger

Viktig regelendring gjør deg heldigital

Fra 1. juli 2014 kom en regelendring som gjør at du kan være heldigital når det gjelder bilag: Nå kan du også som ansatt skanne reisebilag og andre utleggsbilag og levere dem digitalt sammen med reiseregning.

I flere av våre regnskapsløsninger har vi tatt høyde for denne regelendringen. Det er en egen scanner-app i regnskapsprogrammet Visma eAccounting som gjør at man kan ta bilde av kvitteringer med mobilen og få dem automatisk lagt inn i regnskapssystemet.

NB! Hvis du har gode rutiner for bilagshåndtering, kan du heller sette av en fast tid hver uke der du følger opp bilagsbunken, betaler fakturaer osv, for eksempel etter lunsj hver fredag.

Pass på hvor du lagrer bilagene

Når det nå er åpnet for å lagre alt av bilagsmateriell digitalt, må du være klar over at det ikke er bare å lagre hvor du vil. Hvis du har lagring bare i for eksempel velkjente Dropbox, vil ikke dette bli godtatt av skattemyndighetene. Dette er fordi Dropbox har base i USA.

I tillegg til i Norge, er oppbevaring i noen EØS-land tillatt, nemlig:

  • Danmark

  • Finland

  • Island

  • Sverige

Dette leser vi i den sylkorte forskriften om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land.

Og hvilke alternativer har du i Norge?

  • Egne servere

  • Norske netthotell som har servere plassert i Norge

  • En skytjeneste som for eksempel Jottacloud, som opplyser at alle deres filer ligger på miljøvennlige servere i Norge, eller i land med tilsvarende eller strengere personvern lover

NB! Spør alltid leverandøren hvor deres servere står plassert. Vær også oppmerksom på at regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Årsoppgjøret

Er du klar for årsoppgjøret?

Klar for årsoppgjøret?

Det er lett å skyve tanken på årsoppgjøret foran seg – til du har “kniven på strupen”. Hvis du har gjort jobben med bilagene skikkelig, blir ikke oppgjørets time så faretruende.

Dessuten er det blitt mye enklere å fylle ut og gjøre unna skattemeldingen med tilhørende skatteskjemaer, selv om det fortsatt kan oppleves som et ork. Det kommer som et tillegg til alt det andre vi har å gjøre for å få større omsetning og endene til å møtes både tidsmessig og økonomisk.

Det er ofte tanken på det vi skulle ha gjort, som gjør at “stressnakken” melder seg. I Skattemodulen i Visma eAccounting er det enkelt å føre regnskapet underveis, og avlutte året på en effektiv måte.

De viktigste skjemaene

Her får du en kort oversikt over de viktigste skjemaene du må forholde deg til. Vi konsentrerer oss først og fremst om aksjeselskap (AS) og enkeltpersonforetak (ENK), ettersom disse utgjør rundt nitti prosent av alle norske virksomheter.

Hvis du har aksjeselskap er minimum følgende skjemaer pliktige:

  • RF-1028 Skattemelding for aksjeselskap (skal også leveres av samvirkeforetak)

  • RF-1167 Næringsoppgave 2

  • RF-1217 Forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier (forskjellskjema)

  • RF-1052 Avstemming av egenkapital

Hvis du har enkeltpersonforetak er dette de mest sentrale skjemaene:

  • RF-1030 Skattemelding for selvstendig næringsdrivende

  • RF-1175 Næringsoppgave 1 (næringsoppgave 2 kan velges i kombinasjon med forskjellskjema og skjema for avstemming av egenkapital)

  • RF-1224 Personinntekt fra enkeltpersonforetak

For begge selskapsformene vil f.eks. RF-1084 Avskrivning (saldoskjema) være pliktig dersom man har varige driftsmidler som skal avskrives med skattemessig virkning. RF-1022 Lønns- og pensjonskostnader kan også nevnes dersom virksomheten har ansatte og har lønnsopplysningspliktige og arbeidsgiveravgiftspliktige utbetalinger.

Skatteetatens starthjelp for næringsdrivende er omfattende, men er et trygt og sikkert alternativ når du søker hjelp. Her er det også tatt med ulike eksempler, blant annet på hvordan du leverer selvangivelsen via Altinn.no.

Fradragsveiviseren for enkeltpersonforetak kan det også være verdt å ta en titt på, selv om det kan være at du har rett på flere fradrag enn det fremkommer her.

Visma eAccounting med skattemodul er et regnskapsprogram for små bedrifter som innehar de nevnte skatteskjemaene, hvor man kan levere disse direkte til Altinn.

Kutt næringsoppgaven ved lav omsetning

Hvis du som enkeltpersonforetak/selvstendig næringsdrivende har inntil 50.000 kroner i næringsinntekt kan du som hovedregel kutte ut næringsoppgaven. Dette kan være etter oppstartsår, eller i år der du har mindre aktivitet eller tar pause i næringsvirksomheten.

NB! Det er da en forutsetning at du ikke er momspliktig. Du kan heller ikke påberope deg dette leveringsfritaket dersom du krever næringsinntekten fordelt med ektefelle.

Beregn skatten

I tilfelle du ikke allerede har oppdaget muligheten, bør du sjekke Skatteetatens egen gratis- tjeneste for enkel skatteberegning. Når du er ferdig med skattemeldingen foreslås at du sjekker hvordan du ligger an med hensyn til skatten for i fjor. Hvis det ser ut til å bli restskatt har du mulighet til å innbetale et tilleggsforskudd som utligner eventuell beregnet restskatt før 1.juni for å unngå renter på restskatt som forfaller på høsten.

I tillegg vil en skatteberegning gi deg bedre oversikt over likviditeten du har tilgjengelig utover året, dersom du ikke betaler tilleggsforskudd og venter med å betale eventuell restskatt når denne forfaller til høsten.

Hvis du har enkle forhold, kan du bruke Skatteetatens enkle beregningsmodell. Her kan du beregne skatten for inneværende år, og for de to foregående.

Her finner du Skatteetatens enkle skatteberegningsmodell. Den er java-basert, så det er ikke sikkert den fungerer i alle nettlesere.

Alt henger sammen

Hvis du skal unngå frustrasjon og unødvendig tidsbruk på det administrative arbeidet, er det altså et godt tips å ha gode rutiner for det arbeidet som gjøres underveis i året.

Sørg derfor for å ha et godt system for umiddelbar håndtering av bilag og frister.

Da legger du et godt grunnlag for å lykkes med det administrative arbeidet i virksomheten din. For mer informasjon rundt dette temaet, les gjerne vår blogg om Selvangivelsen – husk fradragene.

Liten bedrift?

Visma eAccounting forenkler hverdagen til over 100.000 små bedrifter.

Se hvordan 

Visma eAccounting - Smart regnskap, helt enkelt.

Nyhetsbrev

Få smarte tips for små bedrifter.

Meld deg på
Facebook YouTube Twitter

© 2019 Visma Mamut